Desafios na gestão de documentos para os quais as equipes de TI precisam se preparar

Os dispositivos mudaram, os sistemas operacionais evoluíram e os fluxos de trabalho de documentos tornaram-se mais digitais, mas a infraestrutura de impressão subjacente permaneceu a mesma.

Isso está ficando cada vez mais difícil de manter.

Windows A área de impressão está evoluindo para uma arquitetura diferente. As organizações estão digitalizando cada vez mais processos. Os requisitos de conformidade estão gerando expectativas cada vez maiores em relação à forma como os documentos são capturados e controlados. Ao mesmo tempo, os usuários esperam, cada vez mais, experiências simples e de autoatendimento que exijam menos intervenção das equipes de TI.

Nenhuma dessas mudanças precisa ser resolvida da noite para o dia. Mas elas estão levantando questões que as equipes de TI deveriam estar se perguntando agora.

Seu ambiente de impressão está pronto para a próxima fase da impressão “ Windows ”? 

Microsoft está migrando a impressão do Windows dos drivers de impressão tradicionais de terceiros para uma arquitetura baseada em padrões, construída em torno do Protocolo de Impressão pela Internet (IPP), a Impressão Protegida do Windows e os Aplicativos de Suporte à Impressão.

A partir de julho de 2026, as novas instalações de impressoras compatíveis adotarão, por padrão, o modelo “ Windows Ready Print”. Para as equipes de TI, o desafio não se resume simplesmente a saber se a impressão funciona hoje.

A questão mais importante é se o atual cenário da impressão está preparado para o rumo que a impressão “ Windows ” está tomando.

As organizações que dependem fortemente de modelos tradicionais de implantação baseados em drivers precisarão compreender o que essa transição significa para seus dispositivos, fluxos de trabalho de impressão e infraestrutura como um todo.

E essa já não é mais uma questão restrita a um pequeno grupo de especialistas técnicos. Mais de 60% dos tomadores de decisão do setor de impressão na Europa já estão familiarizados com a impressão protegida por Windows .

Seus documentos já se tornaram realmente digitais? 

Digitalizar um documento não significa necessariamente que o processo relacionado a esse documento tenha se tornado digital.

Um documento pode ser digitalizado em formato PDF e, mesmo assim, ainda exigir que alguém: 

• Separar os documentos manualmente 
• Renomear arquivos
• Extrair informações
• Insira novamente as informações em outro sistema
• Converter documentos para outro formato
• Decida onde o documento deve ser armazenado

O resultado é uma lacuna já conhecida entre a digitalização de documentos e digitalização de processos documentais.

Isso é importante, pois o processamento de documentos está cada vez mais ligado a iniciativas mais amplas de transformação digital. 89% dos tomadores de decisão de TI consideram os Serviços Gerenciados de Impressão importantes para suas iniciativas de transformação digital, enquanto a automação do fluxo de trabalho e a digitalização estão entre as principais prioridades para os futuros ambientes de impressão.

O seu processo de digitalização está à altura de um escrutínio mais rigoroso?

Digitalizar um documento é uma coisa. Poder confiar no registro digital resultante é outra.

No caso de documentos com relevância jurídica, financeira, regulatória ou operacional, simplesmente digitalizar e salvar um arquivo pode não oferecer controle suficiente.

As organizações podem precisar levar em consideração: 

• Como os documentos são analisados 
• Quem é responsável por verificá-los?
• Se o processo é passível de auditoria
• Como proteger a integridade do documento digitalizado

Isso se torna cada vez mais importante à medida que as organizações transferem mais informações essenciais aos negócios do papel para os sistemas digitais.

61% dos fluxos de trabalho de processamento de documentos ainda envolvem papel, mesmo com as organizações continuando a modernizar a forma como os documentos são tratados.

Toda impressora precisa ter seu próprio terminal?

Nem toda impressora possui um terminal integrado; no entanto, as organizações podem, mesmo assim, desejar que os usuários liberem os trabalhos de impressão diretamente no próprio dispositivo. 

Isso se torna particularmente relevante em ambientes onde várias impressoras estão localizadas juntas. Uma sala de professores, por exemplo, pode ter várias impressoras, mas não há necessidade de cada dispositivo ter seu próprio terminal dedicado.

Para as equipes de TI, o desafio é encontrar uma abordagem que se adapte ao ambiente sem adicionar complexidade desnecessária a cada dispositivo.

Esses desafios já estão mudando o debate em torno da mídia impressa

Windows A arquitetura de impressão está evoluindo. A captura de documentos está se tornando parte de processos digitais mais amplos. Os projetos de digitalização exigem, cada vez mais, maior controle e prestação de contas.

E as organizações estão buscando maneiras mais simples de oferecer serviços de impressão sem precisar adicionar infraestrutura desnecessária.

Para as equipes de TI, a tarefa imediata não é necessariamente mudar tudo. Trata-se de entender quais dessas novidades podem afetar seu ambiente e começar a se preparar para o que está por vir.

Fique de olho no site MyQ , pois continuaremos explorando o que essas mudanças significam para o futuro da impressão e da gestão de documentos.