Segurança e conformidade: Criando fluxos de trabalho seguros para impressão e documentos desde o início

Embora se dedique muita atenção à segurança de terminais, aplicativos e serviços em nuvem, os fluxos de trabalho de impressão e documentos podem facilmente passar despercebidos se não forem protegidos com o mesmo nível de cuidado. O custo médio de uma violação de dados relacionada à impressão é de aproximadamente 820.000 libras, chegando a mais de 1,3 milhão de libras em alguns setores.

Os usuários querem entender como o MyQ protege os documentos, como as vulnerabilidades são tratadas, como os certificados SSL/TLS devem ser gerenciados e quais são as melhores práticas de segurança seguidas, seja na implantação ou na manutenção de seu ambiente.

A segurança começa muito antes de alguém clicar no botão “Imprimir”

Quando as pessoas pensam em segurança de impressão, muitas vezes imaginam a liberação segura de impressões no dispositivo multifuncional. Embora essa seja uma camada importante de proteção, ela é apenas uma parte de um quadro muito mais amplo.

Um fluxo de trabalho seguro de documentos começa no momento em que um usuário envia um trabalho de impressão ou digitalização e se estende por todas as etapas do ciclo de vida do documento. Isso inclui autenticação, comunicação criptografada, armazenamento seguro, controle de acesso, liberação de documentos, auditoria e integração com sistemas externos.

Em vez de depender de um único recurso de segurança, os ambientes modernos de impressão se beneficiam de múltiplas camadas de proteção que atuam em conjunto. Essa abordagem de defesa em profundidade ajuda a reduzir os riscos, ao mesmo tempo em que promove a eficiência operacional e a conformidade regulatória. 

A segurança está integrada ao MyQ X arquitetura 

A segurança é um princípio fundamental do MyQ X, e não apenas um recurso adicional.

A plataforma foi projetada para proteger os fluxos de trabalho de documentos ao longo de todo o seu ciclo de vida, combinando autenticação segura, comunicação criptografada, proteção de dados, controles administrativos e auditoria abrangente.

O MyQ Documento Técnico de Segurança da X descreve essa abordagem como a proteção da infraestrutura, do fluxo de trabalho de documentos e da saída impressa como um ecossistema de segurança interconectado.

Isso inclui recursos como: 

• Liberação segura de impressão por meio da autenticação do usuário 

• Vários métodos de autenticação, incluindo a autenticação de dois fatores 

• Criptografia de dados em trânsito e em repouso 

• Permissões de administrador configuráveis 

• Registros de auditoria que rastreiam alterações administrativas 

• Recursos de privacidade para proteger as informações dos documentos 

• Integração com autoridades certificadoras organizacionais 

• Inserção de marca d’água e rastreabilidade de documentos, quando necessário

Juntas, essas medidas ajudam as organizações a proteger tanto sua infraestrutura quanto seus fluxos de trabalho diários com documentos. 

A certificação independente reforça a estrutura de segurança da MyQ 

As declarações de segurança têm mais peso quando são respaldadas por uma certificação independente. A MyQ possui certificação ISO/IEC 27001:2022, o que confirma que ela opera um Sistema de Gestão de Segurança da Informação estruturado para identificar, gerenciar e reduzir os riscos à segurança da informação.

A certificação abrange aspectos-chave das operações da MyQ, incluindo o projeto e o desenvolvimento de MyQ X e MyQ Roger , a proteção das informações dos clientes, o suporte ao cliente e o gerenciamento de tickets, a hospedagem, o gerenciamento de acesso, o monitoramento, a resposta a incidentes e as avaliações de risco e auditorias periódicas.

MyQ também possui as certificações ISO 9001:2015 para Gestão da Qualidade e ISO 14001:2015 para Gestão Ambiental. Juntas, essas certificações comprovam externamente que a MyQ segue normas reconhecidas nas áreas de segurança da informação, qualidade e responsabilidade ambiental.

Por que os certificados SSL/TLS são importantes

Toda conexão segura em um ambiente de impressão depende da confiança. Sem certificados devidamente configurados, as organizações correm o risco de enfrentar falhas de comunicação, problemas de autenticação ou segurança comprometida. Violações de segurança, por exemplo, resultam em uma significativa “perda de tempo de TI” gasta na correção (um dos principais impactos para 30% das empresas com frotas mistas) e afetam negativamente a continuidade geral dos negócios. 

MyQ utiliza certificados SSL/TLS para proteger a comunicação entre servidores, dispositivos multifuncionais, estações de trabalho dos usuários, serviços de diretório, servidores de e-mail e outros sistemas integrados. 

Por padrão, o MyQ X exige, no mínimo, o TLS 1.2 para comunicação criptografada, com suporte a versões mais recentes do protocolo quando for o caso. Os protocolos de criptografia mais antigos permanecem disponíveis apenas para cenários específicos de compatibilidade com dispositivos legados. 

A criptografia protege os documentos ao longo de todo o seu ciclo de vida

Os documentos costumam passar por vários sistemas antes de chegarem ao seu destino.

Para proteger informações confidenciais durante esse processo, o MyQ oferece criptografia tanto para dados em trânsito quanto para dados em repouso. 

De acordo com a MyQ documentação do X Security, a comunicação criptografada é aplicada em todas as comunicações entre servidores, conexões de clientes, serviços de autenticação e protocolos de rede compatíveis. As organizações também podem habilitar a criptografia para bancos de dados armazenados e arquivos de tarefas de impressão, enquanto as tarefas de digitalização são criptografadas por padrão. 

Essa abordagem em camadas ajuda a reduzir o risco de acesso não autorizado, ao mesmo tempo em que garante o manuseio seguro de documentos em todo o ambiente. 

A conformidade depende de mais do que apenas a criptografia

As organizações também precisam ter visibilidade sobre a atividade dos usuários, as alterações administrativas, os eventos de autenticação e os fluxos de trabalho de documentos.

MyQ atende a esses requisitos por meio de recursos como liberação de impressão autenticada, permissões configuráveis para administradores, registro de auditoria, controles de privacidade e tratamento seguro de documentos. Esses recursos ajudam as organizações a fortalecer a governança, ao mesmo tempo em que cumprem as políticas internas de segurança e as obrigações regulatórias.

Os controles exatos necessários dependerão do próprio ambiente regulatório da organização, das normas do setor e das políticas internas de segurança.

Melhores práticas de segurança

A tecnologia por si só não é capaz de garantir a segurança de um ambiente. Uma segurança eficaz também depende da configuração, da manutenção e dos processos operacionais.

Ao implantar ou manter um ambiente de gerenciamento de impressão, os administradores devem levar em conta várias práticas recomendadas amplamente aceitas: 

• Mantenha o ` MyQ ` e a infraestrutura de suporte atualizados com as versões compatíveis. 

• Utilize certificados SSL/TLS confiáveis e substitua-os antes do vencimento. 

• Ative a comunicação criptografada sempre que for possível. 

• Aplique permissões administrativas baseadas em funções e o princípio do privilégio mínimo. 

• Analise regularmente os registros de auditoria para verificar se houve alterações administrativas e de configuração. 

• Integre a autenticação com provedores de identidade centralizados, quando for o caso. 

• Remova os protocolos antigos, a menos que sejam necessários para garantir a compatibilidade com hardware mais antigo.

Essas práticas ajudam a reduzir o risco operacional, ao mesmo tempo em que fortalecem a postura geral de segurança do ambiente de impressão.

A segurança é um processo contínuo

A segurança é garantida por meio de uma combinação de arquitetura segura, autenticação robusta, comunicação criptografada, gerenciamento cuidadoso de certificados, correção oportuna de vulnerabilidades e melhores práticas operacionais.

À medida que as organizações continuam modernizando sua infraestrutura de TI, os fluxos de trabalho de impressão e documentos devem seguir os mesmos padrões de segurança que qualquer outro sistema essencial para os negócios. 

Ao integrar a segurança em todas as etapas do ciclo de vida dos documentos, as organizações podem proteger melhor as informações confidenciais, simplificar os esforços de conformidade e oferecer aos usuários fluxos de trabalho seguros e confiáveis que se adaptam à forma como eles trabalham atualmente.