Impressão eficiente e segura em escritórios públicos e governamentais

Embora seja verdade que há muitas empresas grandes (multinacionais) operando em todo o mundo que processam dados, ao considerarmos o manuseio de informações físicas e digitais, não podemos negligenciar um setor extenso e essencial para o funcionamento de qualquer nação: o estado e a administração pública.

O Estado e o processamento de documentos

Trabalhar com informações é um processo fundamental e diário para uma infinidade de escritórios governamentais. Os ministérios e as autoridades precisam examinar milhares de documentos todos os dias e processá-los posteriormente, mantendo registros sistemáticos. Os sistemas de gerenciamento de documentos(DMS) e a digitalização cada vez maior podem ajudá-los a fazer isso. Provavelmente, ainda não nos despediremos dos clássicos formulários rosa, azul e verde por um bom tempo, mas, mesmo assim, a administração pública está se concentrando cada vez mais na digitalização geral de seus processos. Um bom exemplo é o projeto eGovernment, que visa a simplificar os processos administrativos e reforçar a comunicação eletrônica dos cidadãos com as autoridades. Um capítulo à parte é a proteção de dados pessoais, que é regida não apenas pela legislação tcheca, mas também pela europeia.

Ao organizar o trabalho com documentos, os locais variados de locais de trabalho individuais que trabalham em processos compartilhados também desempenham um papel crucial. Para uma operação tranquila, é praticamente necessário implementar um gerenciamento de documentos direcionado, personalizado, controlável e, principalmente, ciberneticamente seguro, em harmonia com as configurações apropriadas dos processos de impressão e digitalização. Uma solução confiável de impressão de blanquetas pode atender a todos esses requisitos.

Gerenciamento de impressão seguro e funcional

MyQ vem criando sistemas de gerenciamento de impressão há mais de 15 anos e, com suas soluções inovadoras, tem ajudado a simplificar e proteger os processos de impressão não apenas na administração pública, mas também em várias empresas, incluindo corporações multinacionais.

O Ministério do Interior da República Tcheca, para o qual a segurança dos dados é uma necessidade absoluta, também equipou suas impressoras multifuncionais com uma solução MyQ . Além de fornecer proteção de primeira classe para os trabalhos de impressão, a solução também reduziu os custos de impressão em 60%. Além disso, o gerenciamento centralizado dos processos de impressão e digitalização permitiu que o Ministério se livrasse de grande parte de sua carga de TI - seus administradores de TI têm todo o parque de impressão do Ministério sob controle constante do sistema em um só lugar.

Os escritórios do governo local também apreciam um sistema de impressão confiável e unificado. Aqui, também, o controle uniforme de todas as impressoras é muito útil. Por exemplo, depois de instalar o software MyQ X, o escritório municipal de Čáslav não teve mais problemas para configurar a impressão, e seus funcionários agora digitalizam com muito mais eficiência graças aos perfis de digitalização especificamente definidos. Além disso, os trabalhos de impressão são protegidos por um login obrigatório por PIN nas impressoras.

"Um painel de controle administrativo para governar todos eles" também removeu os obstáculos de impressão do caminho para o município francês de Lorient. Com a ajuda do MyQ Service Module, a equipe de TI tem uma visão geral perfeita do estado do parque de impressão. Eles recebem notificações automáticas sempre que os MFPs MyQ precisam de manutenção. Além disso, o recurso de impressão pull print torna a impressão mais flexível e segura para todos os 300 funcionários do município.

Um passo à frente (digital)

A edição mais avançada da série Ultimate MyQ X pode se tornar um auxiliar essencial para a digitalização de documentos, em organizações governamentais e em outros lugares. Graças à poderosa ferramenta de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), as organizações podem configurar, por exemplo, processos avançados de digitalização que facilitam muito a transferência de dados de documentos impressos para sistemas internos e armazenamento. E, é claro, é possível sincronizá-los com os sistemas DMS. Em uma época em que o trabalho remoto está em constante crescimento, as organizações também podem aproveitar o MyQ Desktop Client gratuito para locais de trabalho remotos/domésticos, que ajuda a manter a política e a segurança de impressão ao trabalhar fora do escritório, para que as empresas possam ter seus trabalhos de impressão sob controle em praticamente qualquer lugar.

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