Segurança e estabilidade: Os dois pilares da impressão confiável

Embora isso possa ser verdade em sua maior parte, "apenas" imprimir (ou copiar, ou digitalizar) várias páginas não está completamente fora do alcance de várias ameaças à segurança. Além disso, há situações desafiadoras "dentro" de uma empresa que os dispositivos de impressão podem enfrentar, como falta de energia ou perda de dados.
O objetivo do artigo a seguir não é assustá-lo, mas sim conscientizá-lo sobre algumas vulnerabilidades de segurança e estabilidade que seu parque de impressoras pode enfrentar e como evitá-las.

Considerações sobre segurança  

Com a segurança de impressão, as questões vão além das necessidades de proteção fundamental do PC e do servidor. Para garantir que os processos de cópia e digitalização de uma empresa sejam executados com fluidez e segurança, é necessário aplicar medidas de segurança em todo o ciclo de vida do processo de impressão ou digitalização. Elas devem abranger desde a segurança da rede e a criptografia dos dados transmitidos, a segurança da Web e dos aplicativos para permitir apenas o acesso autorizado às contas do sistema, a proteção do endpoint (ou seja, proteger o dispositivo multifuncional com o qual o usuário interage) até a garantia da confidencialidade das informações reais no documento impresso ou digitalizado. Em termos simples, isso significa que os administradores de TI precisam garantir que toda a comunicação entre a solução de impressão, a estação de trabalho do usuário e o dispositivo de impressão do endpoint esteja protegida. O mesmo vale para o banco de dados e o acesso ao servidor de impressão. 

Muitas empresas não consideram o fato de que seus funcionários enviam uma grande quantidade de dados desprotegidos por meio de impressão, o que pode ser uma fonte de vazamento de dados. O fato de seu dispositivo de impressão não ser suficientemente seguro pode facilmente significar que ele se torna um ponto de entrada para um ataque de hackers. Uma vez na sua rede, os hackers podem espionar o tráfego da impressora e até mesmo capturar os documentos que estão sendo enviados para a máquina de impressão. 

No entanto, nem todas as ameaças podem ocorrer no "espaço digital" - há também várias preocupações com relação ao hardware de impressão, seja ele uma impressora pequena ou uma multifuncional complexa. Ambos precisam de sua própria "parede de defesa", pois a maioria desses dispositivos tem um disco rígido interno que pode armazenar trabalhos de cópia ou digitalização. Quando roubados, é possível recuperar os dados. Além disso, se o dispositivo de impressão não estiver protegido por uma senha, alguém poderá fazer uma alteração não autorizada das configurações, o que poderia resultar, por exemplo, na retransmissão do trabalho de impressão para um determinado endereço de e-mail. Por último, mas não menos importante, um dos maiores perigos que os documentos impressos podem enfrentar é serem coletados (roubados) por uma pessoa não intencional após serem impressos sem nenhuma autenticação ou simplesmente deixados na bandeja de papel por muito tempo. 

Considerações sobre estabilidade 

Embora a segurança seja a preocupação número um, o fato de ter uma impressão segura não significa que a batalha da empresa tenha terminado. Pelo menos, ainda não. Há uma outra área importante que influencia o bom funcionamento de seu parque de impressoras: a estabilidade. Pois somente uma solução de impressão segura que também seja estável pode garantir uma experiência de impressão sem problemas. Quando se trata de estabilidade, essas são as principais preocupações a serem consideradas: 

• Disponibilidade - significa que há um plano B no caso de um evento inesperado, o que garante que os usuários poderão continuar a usar os serviços de impressão e não serão bloqueados pelo tempo de inatividade do servidor ou do dispositivo.  
• Escalabilidade e desempenho - quando as necessidades do seu negócio mudam ou crescem junto com a sua empresa, você precisa adaptar suas capacidades de impressão a essa nova situação.  
• A solução de impressão implementada em sua empresa também pode ser prejudicada por bugs, componentes obsoletos ou falta de um esquema de treinamento, portanto, a confiabilidade e a flexibilidade desempenham outro papel importante.  
• E, eventualmente, se tudo der errado, a falta das ferramentas adequadas de backup e recuperação pode significar não apenas uma perda significativa de dados, mas também uma reinstalação demorada. 

Como evitar pontos fracos de segurança? 

Com as ferramentas certas à mão, essas vulnerabilidades podem ser resolvidas com bastante facilidade. Primeiro, os problemas de segurança:  

1. Quanto à proteção da rede, a chave aqui é a conexão criptografada de todo o caminho "usuário - servidor de impressão - dispositivo", para que nenhuma pessoa não autorizada possa entrar nesse fluxo de informações transmitidas. 
2. Outra etapa seria definir funções de impressão, para que os usuários tenham acesso apenas às informações a que têm direito (considere a impressão privada para usuários VIP). 
3. Para proteger seu hardware, equipe seu dispositivo de impressão com um aplicativo de terminal adequado, para que ele não possa ser desbloqueado sem login.  
4. Para evitar a coleta indesejada de documentos, a impressão somente após a autorização na copiadora é imprescindível e pode ser ainda mais aprimorada em algumas áreas de alta segurança (autenticação dupla por cartão de identificação e senha, por exemplo).  
5. Se os documentos forem confidenciais, é uma boa ideia marcá-los com um "selo" digital, como uma marca d'água ou uma assinatura digital.
   
   

Como evitar os pontos fracos da estabilidade? 

No que diz respeito à estabilidade, uma empresa deve poder imprimir mesmo em caso de perda de conexão com o servidor de impressão. Para isso, você precisa de uma solução de failover robusta que garanta que seus serviços de impressão estarão disponíveis até que o servidor volte a funcionar. Obtenha um cluster de failover adequado que alterne entre servidores ativos e passivos para garantir uma operação fluente, mesmo em caso de tempo de inatividade do servidor.  

Para superar os obstáculos que bloqueiam o crescimento de sua empresa, é útil ter uma arquitetura de servidor centralizada, que é dividida em partes menores e ajuda a adicionar novas unidades mais facilmente e a gerenciar tudo em um só lugar.  

Se houver lentidão devido à sobrecarga de arquivos grandes demais para serem manipulados, tente facilitar as coisas para o seu servidor, por exemplo, implementando uma função de digitalização para link.  

Sua solução de impressão deve ter versões regulares para corrigir quaisquer bugs em andamento e um portal de parceiros, para que os usuários ou administradores nunca se percam na confusa selva digital de todas as suas possibilidades e funções.  

E, por fim, esteja preparado para o "pior" e tenha à mão ferramentas de backup confiáveis para o caso de um apagão total. 

Mudança para a nuvem? 

As empresas com visão de futuro estão transferindo sua infraestrutura para plataformas de nuvem, livrando-se da dependência de soluções de computação no local. Isso alivia a pressão sobre a equipe de TI e alivia a pressão sobre os orçamentos em termos de manutenção de hardware, o que também se aplica aos servidores de impressão. Ainda assim, muitas empresas estão em uma dúvida compreensível sobre a transferência de seus serviços e conteúdo para nuvens públicas por vários motivos de segurança.

A opção popular aqui é transferir sistemas para uma nuvem privada que ofereça flexibilidade, escalabilidade e segurança - como o MS Azure, por exemplo. Com o MyQ instalado na nuvem privada, você pode aproveitar com segurança todas as funções e benefícios do MyQ. MyQ também se conecta ao serviço de Impressão Universal da Microsoft, o que significa que os usuários podem enviar documentos para impressão remotamente sem VPN, por exemplo, do escritório em casa ou em viagens de negócios.

Se você está procurando uma solução poderosa para manter a impressão da sua empresa protegida e estável, MyQ pode ser a escolha certa. Nossos desenvolvedores levaram em consideração todas as vulnerabilidades do parque de impressoras listadas acima e criaram uma solução bem ajustada para evitá-las e/ou corrigi-las. Recursos como o MyQ Easy Cluster, o MyQ Centrale o servidor de backup, o MyQ Embedded Terminalou a Criptografia Avançada formam um kit de ferramentas completo que cuidará da operação ininterrupta de sua impressão.

Se você decidir transferir sua infraestrutura (mesmo que parcialmente) para o ambiente de nuvem, MyQ também poderá ajudá-lo nessa nova jornada. Deixe que MyQ cuide desses dois pilares fundamentais de fluxos de trabalho confiáveis de impressão, digitalização e cópia e lide com seus documentos em paz!

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