Os desafios da impressão em ambientes de trabalho híbridos

Isso também deve ajudar as organizações a ir além do gerenciamento básico de impressão, controlando os fluxos de trabalho de documentos e reduzindo impressões desnecessárias. A plataforma certa deve integrar a segurança à arquitetura, em vez de tratá-la como um elemento adicional. 

Por que isso é importante agora 

Escritórios distribuídos, usuários remotos, infraestrutura em nuvem e requisitos de conformidade cada vez mais rigorosos revelam pontos fracos nos ambientes de impressão que foram projetados para um único escritório e uma infraestrutura relativamente estática.

As consequências são práticas: mais trabalho para a equipe de TI, maior exposição de documentos confidenciais, dispositivos mais difíceis de controlar e processos de conformidade mais complexos. Uma plataforma de impressão deve, portanto, ser avaliada como parte do ambiente mais amplo de TI e de documentos da organização, e não como uma ferramenta independente para gerenciar impressoras. 

Que arquitetura de segurança uma plataforma de impressão deve ter?

A segurança deve começar pela forma como a plataforma é projetada, e não por um módulo de segurança opcional adicionado posteriormente. Comece pela autenticação e autorização. Os usuários devem ser obrigados a se autenticar antes de acessar fluxos de trabalho de impressão protegidos, com permissões baseadas em funções que controlem o que os administradores e usuários podem fazer.

A criptografia deve proteger os dados durante a transmissão e o armazenamento, e a plataforma deve oferecer controles claros sobre onde os trabalhos de impressão e os dados dos documentos estão armazenados.

A liberação segura de impressão é outro aspecto importante a ser considerado. Uma plataforma deve impedir que documentos confidenciais sejam enviados imediatamente para um dispositivo e deixados sem supervisão. Em vez disso, os trabalhos devem permanecer protegidos até que o usuário autorizado os libere.

Em ambientes híbridos, analise também o que ocorre com os dados de impressão fora do servidor central. O spooling local, as filas não gerenciadas e as cópias não controladas de documentos podem comprometer uma arquitetura que, de outra forma, seria segura. O objetivo deve ser manter o controle sobre o documento ao longo de todo o seu ciclo de vida de impressão. 

Por que a neutralidade em relação aos fornecedores é importante para a segurança da impressão?

Um ambiente de impressão seguro não deve obrigar uma organização a padronizar todo o seu parque de equipamentos em torno de um único fabricante.

Grandes organizações costumam operar frotas mistas entre escritórios, locais e gerações de dispositivos. Uma plataforma de gerenciamento de impressão deve oferecer políticas de segurança e fluxos de trabalho consistentes em todo esse ambiente, em vez de fazer com que a segurança dependa do modelo de impressora instalado.

A neutralidade em relação aos fornecedores também é importante quando as organizações substituem ou consolidam dispositivos. Se a plataforma de impressão estiver fortemente vinculada a um único ecossistema de hardware, a troca de dispositivos pode se tornar um projeto de infraestrutura mais complexo do que o necessário.

Uma plataforma compatível com uma frota mista pode centralizar a autenticação, a liberação segura de impressão, as políticas, o monitoramento e os fluxos de trabalho de documentos sem a necessidade de criar abordagens de gerenciamento distintas para diferentes tipos de hardware.

Isso reduz a dependência de hardware e oferece às equipes de TI mais flexibilidade quando a frota sofre alterações.

Como a plataforma deve lidar com a automação do fluxo de trabalho e a digitalização de documentos?

O gerenciamento de impressão não deve terminar quando um documento chega à impressora. A mesma plataforma deve ajudar as organizações a controlar o que acontece com os documentos antes e depois da impressão, especialmente quando a digitalização faz parte dos processos cotidianos. 

Procure por recursos que permitam encaminhar documentos para destinos definidos, automatizar fluxos de trabalho de digitalização, processar o conteúdo digitalizado e reduzir o manuseio manual. O OCR, por exemplo, pode transformar o texto contido em documentos digitalizados em informações legíveis por máquina que outros sistemas possam processar.

Isso é importante porque a impressão desnecessária costuma ser um sintoma de processos de documentação ineficientes. Se os funcionários puderem capturar, processar e encaminhar informações digitalmente de forma segura, talvez haja menos necessidade de imprimir, manusear, digitalizar e reinserir manualmente as mesmas informações. 

A automação do fluxo de trabalho deve, portanto, ser avaliada como parte do gerenciamento de impressão.

Quais recursos de conformidade e auditoria são imprescindíveis?

Os administradores devem ser capazes de determinar quem acessou o sistema, quais permissões esses usuários possuíam e o que ocorreu com os documentos no ambiente. O controle de acesso baseado em funções ajuda a restringir as permissões administrativas e operacionais de acordo com as responsabilidades dos usuários.  

As trilhas de auditoria são igualmente importantes. 

Elas oferecem visibilidade sobre as atividades e podem ajudar as organizações a investigar incidentes ou comprovar que controles adequados estão em vigor.

A proteção de dados deve abranger todo o ciclo de vida do documento, incluindo as comunicações e os dados armazenados. MyQ A documentação de segurança da X, por exemplo, descreve a criptografia de dados em repouso e a criptografia de ponta a ponta, além de autenticação, controles de acesso e auditoria.

Os requisitos específicos de conformidade dependerão da organização e do setor em que atua, mas o princípio subjacente é o mesmo: os controles de segurança precisam ser comprováveis, gerenciáveis e auditáveis.

O que as soluções ineficazes ou desatualizadas não acertam

Nem toda arquitetura de gerenciamento de impressão é projetada para os ambientes distribuídos atuais. 

Alguns padrões comuns geram complexidade desnecessária: 

• Arquiteturas de agente por dispositivo: Acumular várias atualizações em dispositivos individuais pode aumentar o trabalho de implantação e manutenção à medida que as frotas crescem ou sofrem alterações. Isso pode se traduzir em mais esforço administrativo e mais possibilidades de problemas de configuração. 

• Segurança implementada posteriormente: Quando a segurança é tratada como um módulo adicional, em vez de parte da arquitetura da plataforma, os controles podem ficar fragmentados entre diferentes componentes. 

• Plataformas vinculadas a um único fornecedor de hardware: Vincular a gestão e a segurança de forma excessivamente estreita a um único ecossistema de hardware pode tornar as mudanças na frota mais disruptivas e restringir as opções futuras de dispositivos. 

• Sistemas exclusivamente locais adaptados para o trabalho híbrido: Sistemas projetados para um ambiente de escritório fixo e centralizado podem exigir infraestrutura adicional e soluções alternativas quando as organizações migram para ambientes hospedados na nuvem ou distribuídos.

O custo não é apenas técnico. Essas limitações arquitetônicas podem aumentar a carga de trabalho do suporte técnico, retardar as implantações e as mudanças nos escritórios e dificultar a manutenção de controles consistentes de segurança e conformidade.

Como a “ MyQ ” transformou o gerenciamento de impressão em uma melhoria operacional

A Orion Group Holdings utilizou o MyQ X para centralizar o gerenciamento de impressão em todo o seu ambiente distribuído, reforçar a segurança dos documentos e melhorar a visibilidade das operações dos dispositivos e dos custos de impressão.

A implantação resultante incluiu impressão segura sob demanda, gerenciamento centralizado da frota de impressoras, provisionamento automatizado de impressoras, notificações proativas sobre dispositivos, contabilidade de projetos e fluxos de trabalho automatizados para documentos.

O projeto está associado a uma redução prevista de redução de mais de 30% no desperdício de papel e de toner, além de uma economia estimada de economia de 20 a 25 horas de trabalho da equipe de TI por mês.

Esses resultados ilustram por que a avaliação deve ir além de simplesmente perguntar se uma plataforma é capaz de gerenciar impressoras. A questão mais relevante é o que a plataforma pode transformar no ambiente mais amplo de impressão e documentos da organização.

Uma plataforma de impressão segura deve se integrar à arquitetura de segurança da organização, funcionar em todo o seu parque de equipamentos, adaptar-se ao seu modelo de implantação, dar suporte aos fluxos de trabalho de documentos e fornecer os controles necessários para a prestação de contas e a conformidade.