Quando digitalizar um documento não é suficiente: o desafio dos registros digitais confiáveis

No entanto, no caso de registros sujeitos a requisitos de retenção, auditoria, regulatórios ou legais, o simples fato de se ter uma cópia digital não responde necessariamente às questões mais importantes. 

O documento foi digitalizado corretamente? Quem o digitalizou? A organização pode comprovar que a cópia digital representa fielmente o original? O documento foi revisado antes que o original em papel fosse descartado?

E, anos depois, a organização poderá apresentar provas de como esse registro foi criado e aprovado?

Essas questões ganham cada vez mais importância à medida que as organizações substituem os processos em papel por registros digitais.

A diferença entre digitalização e digitalização confiável 

Há uma diferença importante entre digitalizar um documento e aceitar a cópia digital resultante como registro oficial.

Um processo padrão de digitalização geralmente se concentra na criação de um arquivo digital. Assim que a digitalização for concluída, o arquivo pode ser salvo em uma pasta, em um sistema de gerenciamento de documentos, em uma plataforma de armazenamento em nuvem ou em um arquivo.

O problema é que o arquivo final não contém necessariamente evidências do processo que o criou.

Um PDF pode exibir o conteúdo de um documento, mas pode não exibir: 

• Quem realizou o exame? 

• Qual dispositivo foi utilizado 

• Como o documento foi digitalizado 

• Se a digitalização foi verificada quanto à qualidade e integridade 

• Quem revisou a cópia digital resultante? 

• Se o documento foi aprovado antes da destruição do original 

• Se o registro digital estava protegido contra alterações posteriores

Para as organizações que precisam comprovar a confiabilidade de seus registros digitais, o armazenamento do arquivo é apenas parte do problema. O processo por trás do arquivo também é importante.

As exigências europeias estão dando maior ênfase à confiança digital 

Em toda a Europa, as organizações atuam em um ambiente em que a integridade, a segurança, a prestação de contas e o valor probatório das informações digitais são fundamentais.

O Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) da UE, por exemplo, exige que os dados pessoais sejam tratados com segurança adequada, incluindo proteção contra o tratamento não autorizado ou ilegal e contra perda, destruição ou danos acidentais. Ele também estabelece a prestação de contas, exigindo que as organizações sejam capazes de comprovar o cumprimento dos princípios pertinentes.

O marco europeu para identificação eletrônica e serviços de confiança também reconhece a importância dos mecanismos que garantem a integridade e a origem das informações eletrônicas. De acordo com o eIDAS, os selos eletrônicos podem ser utilizados por pessoas jurídicas para garantir a origem e a integridade de dados e documentos, enquanto os carimbos de data e hora eletrônicos podem servir como prova da data em que os dados existiam e comprovar a integridade desses dados.

Isso não significa que todos os documentos digitalizados exijam os mesmos controles.

Isso significa que as organizações precisam entender qual nível de garantia é adequado para os documentos que estão digitalizando e quais provas poderão precisar apresentar posteriormente.

Armazenar um documento não é o mesmo que preservar seu valor probatório

Considere um documento que foi digitalizado e armazenado em formato digital. Se o original em papel for mantido, ainda haverá um ponto de referência físico. Se o original em papel for destruído, a versão digital passa a ter uma importância muito maior.

A organização pode, então, precisar demonstrar que a cópia digital é uma representação confiável do original e que o processo utilizado para criá-la foi devidamente controlado.

Isso representa um desafio para as organizações que encaram a digitalização como uma simples atividade de captura e armazenamento. Um arquivo digital pode conter milhares ou milhões de documentos, mas o próprio arquivo não explica necessariamente como cada documento foi inserido no sistema.

Sem controles adequados, as organizações podem acabar com um acervo de arquivos digitais sem um registro claro e verificável do processo por trás deles.

A digitalização de substituição eleva o padrão

A Alemanha oferece um exemplo particularmente claro desse desafio por meio do TR-RESISCAN, a diretriz técnica do Escritório Federal Alemão de Segurança da Informação para a digitalização de substituição.

A diretriz aborda situações em que documentos em papel são digitalizados e o original pode ser posteriormente destruído. Ela adota uma abordagem baseada no ciclo de vida do processo, em vez de tratar a digitalização como uma ação técnica isolada.

Isso inclui áreas como preparação de documentos, digitalização, pós-processamento, garantia de integridade, controles organizacionais, pessoal e medidas de segurança técnicas.

O princípio subjacente é o seguinte: se a cópia digital vai substituir o documento em papel, a organização precisa ter confiança no processo que gerou essa cópia digital.

Por que o próprio processo de digitalização é importante

Um processo de digitalização controlado precisa levar em conta mais do que apenas a qualidade da imagem. É preciso considerar as pessoas envolvidas, os equipamentos utilizados, o próprio documento, o processo de revisão e as evidências mantidas sobre o que ocorreu.

Por exemplo, as organizações podem precisar estabelecer: 

1. Quem registrou o documento?
   Um registro digital é mais útil quando a organização consegue associá-lo à pessoa ou ao processo responsável por sua captura.

2. Como foi capturada?
   Informações sobre o dispositivo de digitalização e as condições de digitalização podem ser relevantes para demonstrar como a cópia digital foi produzida.

3. O resultado foi verificado?
   Uma digitalização pode conter páginas faltando, baixa resolução, configurações de cor incorretas ou outros problemas que talvez não sejam evidentes apenas pela existência do PDF.

4. Quem aceitou a cópia digital?
   Há uma diferença significativa entre criar uma digitalização e aceitar formalmente essa digitalização como registro digital.
   
   Para documentos com requisitos de proteção mais elevados, a separação entre a pessoa que realiza a captura e a pessoa responsável pela aprovação pode proporcionar um controle adicional.

5. É possível comprovar a integridade do registro?
   Assinaturas digitais, selos, carimbos de data e hora e outros mecanismos podem fornecer evidências sobre a integridade ou a origem das informações eletrônicas, dependendo do processo e dos requisitos específicos. A legislação europeia sobre serviços de confiança estabelece um marco legal para esses mecanismos.

6. Existem evidências do que aconteceu?
   Um documento final pode não ser suficiente. As organizações também podem precisar de registros que mostrem como o processo de digitalização foi conduzido.

O problema de tratar todos os exames da mesma forma

Um documento interno de rotina e um registro que possa servir de base para fins jurídicos, financeiros, de saúde, governamentais ou regulatórios não têm necessariamente os mesmos requisitos.

O desafio, portanto, não é tornar cada processo de digitalização desnecessariamente complicado.

O objetivo é identificar em que casos as consequências de um registro digital não confiável são significativas e estabelecer controles adequados para esses documentos.

Isso é particularmente relevante para organizações que digitalizam registros antes de destruir os originais em papel.

Organizações do setor público, empresas de serviços financeiros e seguradoras, prestadores de serviços de saúde, instituições jurídicas e outros ambientes regulamentados podem possuir registros nos quais a capacidade de comprovar a autenticidade, a integridade e o histórico do processo se torna importante muito tempo depois de o documento ter sido digitalizado originalmente.

Que evidências permanecerão quando o papel tiver desaparecido?

Um arquivo armazenado em um repositório pode indicar o que o documento contém. Um processo de digitalização controlado também pode fornecer evidências sobre como esse documento se tornou um registro digital.

Essa distinção se torna cada vez mais importante à medida que as organizações abandonam o papel e passam a depender cada vez mais de arquivos digitais. O objetivo não é simplesmente digitalizar mais documentos ou armazená-los de forma mais eficiente.

O objetivo é criar registros digitais que sejam confiáveis, possam ser gerenciados e cuja existência possa ser comprovada ao longo do tempo.

Preparando-se para uma abordagem mais controlada da digitalização

Nos casos em que se espera que os documentos digitais substituam os originais em papel, apoiem processos regulamentados ou resistam a auditorias ou análises jurídicas, o processo de digitalização merece a mesma atenção que o arquivo onde o documento final é armazenado.

Isso significa fazer perguntas práticas sobre captura, revisão, aprovação, integridade, retenção e evidências. 

Pois, uma vez que o original tenha sido perdido, a validade do registro digital depende não apenas do próprio documento, mas também da capacidade da organização de comprovar como esse registro veio a existir.

O futuro da digitalização de documentos não se resume apenas a transferir documentos em papel para um armazenamento digital. Trata-se de poder confiar no que acontece ao longo desse processo.

MyQ desenvolveu uma abordagem para suprir essa lacuna

Apresentaremos isso em nosso próximo webinar, no qual analisaremos como um fluxo de trabalho de digitalização controlado pode ajudar as organizações que precisam de maior garantia em relação aos registros digitais que criam. 

Participe do webinar no dia 17 de setembro de 2026 para ver como MyQ aborda a digitalização confiável de documentos e o que isso pode significar para seus processos de digitalização. Inscreva-se aqui para a sessão da manhã ou aqui para a sessão da tarde.