Por que a neutralidade em relação aos fornecedores é importante na gestão de impressão

Isso é importante porque frotas mistas são comuns em organizações de médio e grande porte. Aquisições, mudanças de escritório, decisões regionais de compra e diferentes ciclos de substituição de hardware podem, todos, criar ambientes com várias marcas.

Uma plataforma independente de fornecedor permite que a equipe de TI gerencie esses dispositivos de maneira consistente, sem precisar substituir o hardware simplesmente porque a plataforma de gerenciamento de impressão mudou.

Por que as frotas mistas de impressoras são a regra, e não a exceção 

Uma aquisição pode trazer um conjunto totalmente diferente de dispositivos para o ambiente. Uma consolidação de escritórios pode exigir que o hardware existente funcione em conjunto com dispositivos recém-adquiridos. O hardware também pode ser substituído gradualmente, em vez de de uma só vez, fazendo com que diferentes gerações e marcas operem lado a lado. 

Os escritórios regionais podem tomar suas próprias decisões de compra, e é possível selecionar diferentes dispositivos de acordo com as diversas necessidades operacionais.

O resultado é uma frota heterogênea que a equipe de TI precisa gerenciar como um único ambiente.

Uma plataforma de gerenciamento de impressão deve se adaptar a essa realidade, em vez de obrigar as organizações a reformular seu ambiente de hardware para se adequar ao software.

O que é o gerenciamento de impressão independente de fornecedor?

O gerenciamento de impressão independente de fornecedor significa gerenciar impressoras e dispositivos multifuncionais de diferentes fabricantes por meio de uma única plataforma de gerenciamento de impressão.

Em vez de a camada de gerenciamento ser construída em torno do ecossistema de hardware de um único fabricante, o software oferece controles e fluxos de trabalho comuns para toda a frota. A equipe de TI pode gerenciar a autenticação, as políticas de impressão, a contabilidade, a geração de relatórios e outras funções de gerenciamento de impressão sem precisar criar uma abordagem de gerenciamento separada para cada marca de dispositivo.

Essa distinção se torna particularmente importante quando o hardware sofre alterações ao longo do tempo. Uma plataforma independente de fornecedor permite que as organizações substituam ou adicionem dispositivos sem que toda a sua estratégia de gerenciamento de impressão fique dependente do mesmo fabricante de hardware.

O objetivo é claro: a plataforma de gerenciamento de impressão deve proporcionar à equipe de TI o controle sobre o parque de impressoras; não determinar qual hardware a organização deve adquirir.

Uma solução de gerenciamento de impressão pode oferecer suporte a várias marcas de impressoras?

Sim. Uma solução de gerenciamento de impressão independente de fornecedor pode oferecer suporte a dispositivos de diversos fabricantes por meio de métodos de comunicação padronizados, integrações de dispositivos e gerenciamento centralizado.

O importante é o que acontece além do dispositivo individual. Em vez de gerenciar cada impressora separadamente, a equipe de TI pode definir políticas e fluxos de trabalho de forma centralizada e aplicá-los a todos os dispositivos compatíveis.

Isso pode incluir: 

• Autenticação do usuário 
• Políticas de impressão 
• Liberação segura de impressão
• Contabilidade e relatórios
• Fluxos de trabalho de digitalização
• Gerenciamento de dispositivos
• Controles de acesso 

Os recursos específicos disponíveis podem variar de acordo com o dispositivo e a integração, mas a abordagem de gerenciamento continua sendo centralizada. 

Para as equipes de TI, isso significa que adicionar mais uma marca de impressora compatível não implica necessariamente a implantação de outro sistema de gerenciamento de impressão.

Quais são os benefícios de gerenciar frotas mistas de impressoras?

Uma plataforma independente de fornecedores oferece às organizações mais liberdade para tomar decisões sobre hardware com base em requisitos comerciais e técnicos, em vez de se basearem apenas na compatibilidade com o gerenciamento de impressão.

Isso pode ajudar as organizações a: 

• Evite a substituição desnecessária de hardware: Os dispositivos existentes não precisam ser substituídos automaticamente apenas porque uma organização altera ou amplia seu ambiente de gerenciamento de impressão.
• Manter a flexibilidade nas negociações: A equipe de TI pode avaliar equipamentos de diferentes fabricantes, em vez de ficar limitada a um único ecossistema de hardware.
• Simplifique fusões e a consolidação de escritórios: Frotas diferentes podem ser integradas sob uma abordagem de gestão comum.
• Prolongar o ciclo de vida dos dispositivos: As organizações podem continuar utilizando o hardware existente adequado em conjunto com dispositivos mais novos.
• Reduzir a complexidade do gerenciamento: As equipes de TI podem gerenciar os dispositivos compatíveis por meio de uma plataforma centralizada, em vez de manter abordagens de gerenciamento separadas para diferentes fabricantes.

Para organizações com ambientes distribuídos ou em constante mudança, essa flexibilidade se torna uma vantagem prática de TI, e não apenas um recurso técnico.

O que os sistemas dependentes de um único fornecedor não acertam

Uma plataforma de gerenciamento de impressão torna-se restritiva quando suas funcionalidades estão intimamente ligadas ao plano de desenvolvimento de hardware de um único fabricante.

Isso pode causar vários problemas: 

1. As decisões relacionadas ao hardware passam a ser decisões relacionadas ao software. Se a plataforma funcionar apenas com um determinado ecossistema de hardware, trocar o software de gerenciamento de impressão também pode significar trocar os dispositivos.
2. O hardware existente pode se tornar um problema para a migração. Durante uma aquisição ou consolidação de escritórios, duas organizações podem unir parques de equipamentos diferentes. Uma plataforma dependente de hardware pode tornar a padronização mais complicada.
3. A área de TI tem menos poder de negociação. Quando o ambiente de gerenciamento de impressão está vinculado a um único fabricante de hardware, as opções de aquisição de hardware ficam mais limitadas.
4. A substituição de hardware pode se tornar desnecessariamente cara. As organizações podem ter que arcar com despesas de capital adicionais simplesmente para manter a compatibilidade com seu ambiente de gerenciamento de impressão.
5. As migrações se tornam mais disruptivas. A mudança da plataforma de gerenciamento pode exigir alterações simultâneas em dispositivos, processos de implantação e fluxos de trabalho dos usuários.

A neutralidade em relação aos fornecedores não elimina a complexidade do gerenciamento de uma frota física. Ela impede que a camada de gerenciamento de impressão acrescente restrições desnecessárias de hardware a essa complexidade.

Como o site MyQ torna tudo mais fácil e confiável

MyQ foi desenvolvido para gerenciar ambientes de impressão envolvendo várias impressoras e fabricantes de multifuncionais a partir de uma plataforma centralizada. 

Com o MyQ, as organizações podem adotar umaabordagem comum de gerenciamento para todos os dispositivos compatíveis, em vez de estruturar seu ambiente de impressão em torno de um único fabricante de hardware.

Isso inclui recursos como: 

• Suporte a vários fabricantes: Gerencie dispositivos compatíveis de diferentes fabricantes no mesmo ambiente do MyQ . 

• Gerenciamento centralizado: Aplique políticas de gerenciamento de impressão e gerencie o ambiente a partir de uma plataforma central. 

• Impressão segura: Ofereça fluxos de trabalho de impressão consistentes e seguros em todos os dispositivos compatíveis. 

• Contabilidade e relatórios: Manter a visibilidade das atividades de impressão em todo o ambiente gerenciado. 

• Suporte a terminais integrados: Utilize as funcionalidades d MyQ em dispositivos compatíveis de diferentes fabricantes. 

A vantagem prática é a liberdade de escolha. As organizações podem atualizar seu parque de equipamentos sem que sua estratégia de gerenciamento de impressão fique dependente de um único fabricante.

A neutralidade em relação aos fornecedores é uma decisão de TI de longo prazo

A escolha de uma plataforma de gerenciamento de impressão não se resume apenas às necessidades atuais da organização em relação à sua frota de impressoras.

O hardware muda. Os escritórios mudam de endereço. As empresas adquirem outras organizações. Os dispositivos chegam ao fim de seu ciclo de vida. Os requisitos de aquisição mudam.

Uma plataforma compatível com várias marcas de impressoras oferece à equipe de TI mais flexibilidade para responder a essas mudanças, sem precisar reconstruir seu ambiente de gerenciamento de impressão sempre que o panorama de hardware se alterar. 

A gestão de impressão independente de fornecedores resume-se, portanto, a um princípio simples: sua plataforma de gestão de impressão deve se adaptar à sua estratégia de hardware, em vez de ditá-la.