บริการจัดการงานพิมพ์ราคาประหยัดสำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม
24/08/2022
แม้จะมีการพูดถึงเรื่องการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลอย่างแพร่หลาย แต่การพิมพ์ยังคงมีความสำคัญอย่างยิ่งในกระบวนการบริหารจัดการของบริษัททุกประเภทและทุกขนาด คำถามที่ยังไม่มีคำตอบคือ บริษัทและพนักงานจะทำการพิมพ์เหล่านี้อย่างไรและที่ไหน
แม้ว่าการพิมพ์ข้อความลงบนกระดาษจะค่อยๆ ลดความนิยมลง แต่ผลการวิจัยตลาดของ IDC คาดการณ์ว่าภายในปี 2025 จะยังคงมีการพิมพ์เอกสารทั่วโลกมากถึง 4.4 ล้านหน้าต่อนาที ไม่ว่าจะเป็นบริษัทขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก ผู้คนก็ยังคงหันมาใช้เครื่องพิมพ์เพื่อสร้างเอกสารสิ่งพิมพ์และเอกสารทางบัญชีต่อไป
เมื่อพูดถึงวิธีการนั้น วิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMEs) ที่ไม่ต้องการลงทุนใน โครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีราคาแพง ปัจจุบันมีทางเลือกที่จะมอบความปลอดภัยและการพิมพ์ให้กับโซลูชันคลาวด์ที่ยืดหยุ่นได้ นอกจากนี้ยังมีคำถามเกี่ยวกับสถานที่ เนื่องจาก พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่และแบบไฮบริด กำลังทดสอบขีดจำกัดของเครือข่ายสำนักงานแบบดั้งเดิม
ควบคุมเครื่องพิมพ์เหล่านั้นให้เรียบร้อย
เมื่อบริษัทต้องการควบคุมการพิมพ์ของตนเอง มักจะมอบหมายการจัดการงานพิมพ์ให้กับ โซลูชันการพิมพ์ ซอฟต์แวร์นี้ช่วยให้การประมวลผลเอกสารบนเครื่องพิมพ์ (มัลติฟังก์ชัน) เป็นไปอย่างราบรื่น ควบคุมได้ง่ายขึ้น รักษาความปลอดภัยของงานพิมพ์ และช่วยในการคำนวณต้นทุนและการบำรุงรักษา โซลูชันการพิมพ์แบบติดตั้งในองค์กรเหล่านี้มักต้องมี การลงทุน ในระบบคอมพิวเตอร์ print server และ โครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีที่แข็งแกร่ง ยิ่งขึ้น สิ่งนี้อาจทำให้ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมลังเลว่าคุ้มค่าหรือไม่ที่จะลงทุนในระบบดังกล่าว
อย่างไรก็ตาม การใช้วิธีการพิมพ์แบบไม่เป็นระบบอาจนำไปสู่ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่สำคัญได้ เช่น ข้อมูลรั่วไหล จากเครื่องพิมพ์ที่ไม่ปลอดภัย หรือเวลาทำงานที่สูญเสียไปของผู้ใช้ในการตั้งค่าต่างๆ อย่างยุ่งยาก เช่น การตั้งค่าการพิมพ์และการสแกน แทนที่จะไปทำ กิจกรรมอื่นๆ ที่มีประโยชน์มากกว่า คำตอบสำหรับการประมวลผลเอกสารที่ปลอดภัย ยืดหยุ่น และราคาไม่แพงนั้นอยู่ที่ เทคโนโลยีคลาวด์ (และไม่ใช่แค่คลาวด์เท่านั้น) สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
การย้ายอุปกรณ์มือถือสู่ระบบคลาวด์!
ความนิยมของระบบคลาวด์ยังคงเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง และก็ไม่น่าแปลกใจ เพราะช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถถ่ายโอนกระบวนการทำงานและข้อมูลไปยังเซิร์ฟเวอร์ของผู้อื่นได้ ช่วยลดปัญหาและความยุ่งยากในแผนกไอที การย้ายระบบไปยังคลาวด์ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านโครงสร้างพื้นฐานการพิมพ์ และสามารถสมัครใช้ บริการจัดการการพิมพ์ ได้ และเนื่องจากรูปแบบการทำงานแบบไฮบริด – ที่มีทั้งคนทำงานในและนอกสำนักงาน – กำลังเป็นที่นิยมมากขึ้น จึงเข้าใจได้ง่ายขึ้นว่าสำนักงานดิจิทัลนั้นมีประโยชน์อย่างไร เพราะคุณสามารถ "เปิด" สำนักงานของคุณและทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้ในทันที สิ่งที่คุณต้องการก็แค่การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
นี่คือที่นี่ MyQ Roger Smart Digital Workplace Assistant คือคำตอบ นี่คือซอฟต์แวร์แบบ SaaS (Software as a Service) ที่ใช้อุปกรณ์มือถือของคุณเป็นแพลตฟอร์ม แอปพลิเคชันที่ใช้งานง่ายสำหรับอุปกรณ์มือถือและแดชบอร์ดเครื่องพิมพ์นี้ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถพิมพ์และสแกนได้อย่างยืดหยุ่นโดยไม่ต้องมีโครงสร้างพื้นฐานและเซิร์ฟเวอร์ในพื้นที่ ทำงาน บนคลาวด์สาธารณะ 100% และสามารถเชื่อมต่อกับพื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ของคุณได้โดยตรง
ใช้งานบนมือถือได้ราบรื่น
แล้วกระบวนการจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมจะมีลักษณะอย่างไร?
ลองนึกภาพผู้ผลิตสินค้าอุปโภคบริโภครายเล็กที่มีบริการรับสินค้าทุกวัน ฝ่ายหลังบ้านจะเตรียมใบส่งสินค้าที่จำเป็นในช่วงบ่าย ซึ่งพนักงานขับรถจะพิมพ์ออกมาในเช้าวันรุ่งขึ้นโดยใช้เครื่องพิมพ์ในโกดัง พนักงานขับรถจะส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้า ซึ่งลูกค้าจะเซ็นชื่อในใบส่งสินค้า โดยปกติแล้ว พนักงานขับรถจะเก็บเอกสารเหล่านี้ไว้ในแฟ้มที่ใดที่หนึ่งและส่งมอบทุกอย่างในสำนักงานในช่วงบ่าย แต่ตอนนี้ เขาสามารถเปิดดูเอกสารได้ทันที MyQ Roger ใช้แอป พลิเคชันเพื่อสั่งการสแกนตามการตั้งค่าล่วงหน้า ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว ถ่ายภาพเอกสารด้วยโทรศัพท์มือถือ และบันทึกไว้ในโฟลเดอร์ออนไลน์เฉพาะ เช่น โฟลเดอร์ของบริษัท OneDrive จากนั้น แผนกบัญชีจะได้รับการแจ้งเตือนอัตโนมัติ (สามารถตั้งค่าได้ง่ายๆ ด้วย Power Automate) เกี่ยวกับไฟล์ใหม่ และสามารถดำเนินการได้ ทันที
นี่เป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น ผู้ผลิตยังสามารถใช้สิ่งอื่นๆ ได้อีกด้วย MyQ Roger แอปนี้ใช้สแกนใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์เมื่อรับสินค้า ระบบรู้จำอักษรด้วยแสง ( OCR ) ของแอปสามารถแปลงข้อความให้เป็น ไฟล์ PDF ที่ค้นหาได้ และบันทึกไว้ในโฟลเดอร์บนคลาวด์ ฝ่ายบัญชีสามารถคัดลอกข้อมูลจากไฟล์ PDF ไปยังระบบบัญชีได้ พนักงานขายยังสามารถส่งเอกสารที่สแกนแล้ว (ใบเสร็จรับเงินหรือใบสั่งซื้อที่ยืนยันแล้ว) ไปยัง ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ของบริษัท ขณะเดินทางไปทำธุรกิจได้ นอกจากนี้ยังสามารถค้นหาคำที่ต้องการในไฟล์ที่สแกน ในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ หรือในแอปมือถือได้โดยตรง
การพิมพ์ก็ไม่ใช่ปัญหาเช่นกัน ผู้คนสามารถเพิ่มเอกสารลงในคิวการพิมพ์ได้โดยตรง MyQ Roger – สามารถดึงไฟล์จากคอมพิวเตอร์หรือแม้แต่จากระบบคลาวด์โดยตรง เช่น Google Drive แล้วส่งไปยังเครื่องพิมพ์ได้ ผู้ใช้สามารถเลือกได้ว่าจะพิมพ์ไฟล์โดยตรงหรือดึงไฟล์แบบปลอดภัยด้วย ฟังก์ชัน Pull Printing โดยล็อกอินเข้าสู่แผงควบคุมเครื่องพิมพ์ผ่านแอป การผสานรวมเป็นส่วนสำคัญของแพ็กเกจนี้ MyQ Roger สอดคล้องกับบริการที่ต้องชำระเงิน เช่น Microsoft รวมถึงบริการฟรีอย่าง Google Drive หรือ Dropbox ด้วย
MyQ Roger นี่คือวิธีการใหม่และยืดหยุ่นอย่างสมบูรณ์แบบในการประมวลผลเอกสารจาก ทุกที่ โดยไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างพื้นฐานหรือการสนับสนุนจากผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีเป็นประจำ แอปพลิเคชัน บนมือถือ ใช้งานได้ฟรี และไม่มีข้อจำกัดจำนวนผู้ใช้หรืออุปกรณ์ที่เชื่อมต่อ ค่าใช้จ่ายทางการเงินมีเพียงแค่ค่าข้อมูลที่ใช้และค่าสมัครสมาชิกรายเดือนสำหรับ เครื่องพิมพ์แต่ละเครื่องที่เชื่อมต่อ เท่านั้น การแปลงเป็นดิจิทัลหรือการพิมพ์ คุณเลือกได้เอง
การยอมรับซอฟต์แวร์จัดการเอกสารใหม่เข้าสู่พอร์ตโฟลิโอของตนกลายเป็นเรื่องยากขึ้นสำหรับผู้ให้บริการ MPS นับตั้งแต่ลูกค้าเริ่มมองหาสภาพแวดล้อมการทำงานบนคลาวด์และแบบไฮบริด รวมถึงความปลอดภัยที่เชื่อถือได้ 100%
MyQ Roger
ใช้เวลาอ่าน 4 นาที