แปลงเอกสารให้เป็นดิจิทัลในปี 2021: เปลี่ยนไปใช้ระบบไร้สัมผัส

ปัจจุบันคลังเอกสารกำลังเปลี่ยนจากกล่องกระดาษไปเป็นแฟ้มดิจิทัล แม้ว่าจะมีบางแผนกที่ยังคงพึ่งพาเอกสารสิ่งพิมพ์อยู่ก็ตาม แต่การมีสำเนาเอกสารที่เป็นทางการนั้นแตกต่างจากการทำงานกับข้อมูลที่อยู่ในเอกสารนั้น นี่คือจุดที่ การแปลงเป็นดิจิทัลเข้ามามีบทบาท – การสแกนและกระบวนการอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับการถ่ายโอนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ ไม่จำเป็นต้องพิมพ์ข้อมูลซ้ำจากใบแจ้งหนี้ลงในคอมพิวเตอร์อีกต่อไป เราคุ้นเคยกับกระบวนการอัตโนมัติแล้ว และเราไม่จำเป็นต้องเข้าไปแทรกแซงด้วยตนเองบ่อยเท่าเมื่อก่อน นั่นเป็นเรื่องดี ปล่อยให้เทคโนโลยีทำงานหนักแทน – มันช่วยประหยัดเวลาและช่วยป้องกันข้อผิดพลาด

การเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลในทันที

 เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นมีประโยชน์อย่างมากในการทำงานแบบอัตโนมัติ MyQ มีเป้าหมายที่จะ ทำให้ชีวิตของผู้ใช้งานง่ายขึ้น เสมอมา – ในอดีต คุณต้องเลือกระหว่างการดำเนินการกับเอกสารสามอย่าง (การพิมพ์ การสแกน การส่งแฟกซ์) แต่ปัจจุบัน คุณสามารถรวมการดำเนินการหลายอย่างไว้ในขั้นตอนเดียวได้ เพียงแค่กดปุ่มบนเครื่อง ระบบการพิมพ์จะไม่เพียงแต่สแกนเอกสารเท่านั้น แต่ยังแปลงเป็น รูปแบบที่แก้ไขได้ และส่งไปยังโฟลเดอร์ที่เลือก อีเมล หรือ ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่ผู้ใช้ต้องการอีกด้วย 

ลำดับขั้นตอนเหล่านี้มักเรียกว่า เวิร์กโฟลว์เอกสาร กระบวนการที่อธิบายไว้สามารถตั้งค่าได้ภายใต้ Easy Scan คุณสมบัติใน MyQ X รุ่นองค์กร แต่ MyQ ตัวเลือกการสแกนของเขายังไม่หมดเพียงเท่านี้

MyQ X Ultimate นำเสนอเวิร์กโฟลว์การสแกนขั้นสูง การเชื่อมต่อกับระบบจัดการเอกสาร 25 ระบบ (ECM, ERP ฯลฯ) และการผสานรวมคุณสมบัติที่หลากหลาย ช่วยให้การประมวลผลเอกสารเป็นไปอย่างราบรื่นเพียงคลิกเดียว: OCR, การแบ่งส่วน, การดึงข้อมูล, การป้อนข้อมูลลงในฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และอื่นๆ กระบวนการแปลงเป็นดิจิทัลเป็นไปโดยอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์

ขั้นตอนการทำงานการสแกนที่ใช้งานได้จริง

ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีสามารถเตรียมเวิร์กโฟลว์ที่พร้อมใช้งานสำหรับเพื่อนร่วมงานได้อย่างง่ายดาย ตัวอย่างเช่น จะเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับพนักงานธนาคารหากมี รายการตรวจสอบเอกสารทั้งหมดที่ต้องยื่นพร้อมใบสมัครสินเชื่อบ้าน ได้แก่ บัตรประชาชน ใบรับรองรายได้ หนังสือรับรองการไม่มีหนี้สิน ข้อเสนอสัญญาซื้อขาย และใบสมัครเอง MyQ X Ultimate ทราบดีว่าเอกสารทั้งหมดนี้จำเป็นต้องสแกนลงในแฟ้มของผู้สมัครและส่งไปยังแผนกตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎระเบียบ หน้าจอของเครื่องพิมพ์ จะแสดงรายการเอกสารทีละรายการ และจะมีการทำเครื่องหมายถูกในระหว่างการสแกน ซึ่งทำให้เจ้าหน้าที่ธนาคารทำงานได้ง่ายขึ้นมาก และป้องกันข้อผิดพลาดและการตกหล่น

MyQ X Ultimate เป็นเครื่องมือช่วยในการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลที่มีคุณค่าอย่างยิ่ง อย่างไรก็ตาม ยังคงต้องติดตั้งบนเซิร์ฟเวอร์ที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายภายในหรือในสิ่งที่เรียกว่าคลาวด์ส่วนตัว ซึ่งทำให้โซลูชัน แบบติดตั้งในองค์กร (ภายใน) หรือ คลาวด์ส่วนตัว นั้นเหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่เป็นหลัก

ในที่สุด คลาวด์ที่แท้จริงก็มาถึง 

ปีที่แล้วทั่วโลกเปลี่ยนมาทำงานที่บ้าน และแนวโน้มนี้ก่อให้เกิดความต้องการ โซลูชันการพิมพ์ที่ยืดหยุ่น ซึ่งสามารถใช้งานได้จากทุกที่ MyQ จึงตัดสินใจตอบสนองต่อเรื่องนี้อย่างรวดเร็ว ด้วยการคิดค้นผลิตภัณฑ์รุ่นใหม่ – MyQ Roger ซึ่งทำงานบนระบบคลาวด์สาธารณะเท่านั้น หมายความว่าลูกค้าของเราไม่จำเป็นต้องดูแลรักษาเซิร์ฟเวอร์ทางกายภาพ หรือตั้งค่าการเชื่อมต่อ VPN หรือระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูลพิเศษสำหรับพนักงานที่ทำงานนอกสำนักงาน สิ่งที่ธุรกิจต้องการก็คือเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันและสมาร์ทโฟนที่ใช้งานร่วมกันได้ ซึ่งผู้ใช้งานก็มีอยู่ในกระเป๋าอยู่แล้วไม่ว่ากรณีใดๆ ก็ตาม

MyQ Roger คือ ผู้ช่วยดิจิทัลอัจฉริยะสำหรับสถานที่ทำงาน – เลขานุการเสมือนจริงที่ช่วยลดภาระงานด้านการพิมพ์ การสแกน และการจัดการเอกสารให้ได้มากที่สุด โดยสามารถ ควบคุมเครื่องพิมพ์ แบบไร้สัมผัส ผ่านแอปพลิเคชันบนมือถือ และสแกนเอกสารไปยังบริการคลาวด์ยอดนิยม (เช่น OneDrive ) และเรียกใช้เวิร์กโฟลว์เริ่มต้น ผู้ใช้สามารถปรับแต่งได้ Roger แอปพลิเคชันที่สะท้อนถึง ความต้องการและพฤติกรรมการทำงาน ของพวกเขา 

แนวโน้มที่เกิดขึ้นในปี 2020 น่าจะยังคงดำเนินต่อไปตลอดทั้งปีนี้ ในชีวิตการทำงาน เราจำเป็นต้องมีความยืดหยุ่นในการทำงานต่างๆ ผ่านอุปกรณ์พกพาให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ MyQ บริษัทตระหนักถึงเรื่องนี้และได้จัดเตรียม เครื่องมือสำหรับการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพให้ แก่ผู้ใช้ โดยทุกอย่างสามารถเข้าถึงได้เพียงแค่คลิกเดียวหรือสองครั้ง ด้วยวิธีนี้ พวกเขาไม่จำเป็นต้องเสียเวลาไปกับกิจกรรมที่น่าเบื่อ และสามารถมุ่งเน้นไปที่งานสร้างสรรค์มากขึ้น ซึ่งเครื่องจักรและปัญญาประดิษฐ์ยังทำได้ไม่ดีนัก (ในตอนนี้) 

พาฉันขึ้นไปบนก้อนเมฆ