ความปลอดภัยและความเสถียร: สองเสาหลักของการพิมพ์ที่น่าเชื่อถือ
07/12/2020
การพิมพ์รายงานทางการเงิน การถ่ายสำเนาสัญญาจ้างงานของพนักงานใหม่ หรือการสแกนรายงานทางการแพทย์ – การกระทำเหล่านี้เกิดขึ้นนับพันครั้งในแต่ละวันโดยไม่ก่อให้เกิดข้อสงสัยใดๆ หากติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัสไว้ในคอมพิวเตอร์แล้ว ก็ไม่ต้องกังวลอะไรใช่ไหม?
แม้ว่าส่วนใหญ่จะเป็นเช่นนั้น แต่การพิมพ์ (หรือการถ่ายเอกสาร หรือการสแกน) หลายหน้าก็ไม่ได้ปลอดภัยจากภัยคุกคามด้านความปลอดภัยต่างๆ อย่างสิ้นเชิง นอกจากนี้ ยังมีสถานการณ์ที่ท้าทายภายในบริษัทที่อุปกรณ์การพิมพ์อาจเผชิญ เช่น ไฟฟ้าดับ หรือข้อมูลสูญหาย
บทความนี้ไม่ได้มีจุดประสงค์เพื่อทำให้คุณตกใจ แต่เพื่อแจ้งให้คุณทราบถึงช่องโหว่ด้านความปลอดภัยและความเสถียรที่อาจเกิดขึ้นกับเครื่องพิมพ์ของคุณ และวิธีการป้องกันช่องโหว่เหล่านั้น
ข้อควรพิจารณาด้านความปลอดภัย
ในเรื่องความปลอดภัยในการพิมพ์นั้น ความสำคัญไม่ได้จำกัดอยู่แค่การปกป้องพีซีและเซิร์ฟเวอร์ขั้นพื้นฐานเท่านั้น เพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการถ่ายเอกสารและการสแกนของบริษัททำงานได้อย่างราบรื่นและปลอดภัย จำเป็นต้องใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยตลอดวงจรชีวิตของการพิมพ์หรือการสแกน มาตรการเหล่านี้ควรครอบคลุมตั้งแต่ ความปลอดภัยของเครือข่าย และการเข้ารหัสข้อมูลที่ส่ง ความ ปลอดภัยของเว็บและแอปพลิเคชัน เพื่ออนุญาตเฉพาะการเข้าถึงบัญชีระบบที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น การปกป้องอุปกรณ์ปลายทาง (เช่น การรักษาความปลอดภัยของอุปกรณ์มัลติฟังก์ชันที่ผู้ใช้ใช้งาน) ไปจนถึงการรับรอง ความลับของข้อมูลจริง ในเอกสารที่พิมพ์หรือสแกน กล่าวโดยง่ายคือ ผู้ดูแลระบบไอทีต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสื่อสารทั้งหมดระหว่างโซลูชันการพิมพ์ เวิร์กสเตชันของผู้ใช้ และอุปกรณ์การพิมพ์ปลายทางได้รับการปกป้อง เช่นเดียวกับฐานข้อมูลและการเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์การพิมพ์
หลายบริษัทไม่ได้คำนึงถึงข้อเท็จจริงที่ว่าพนักงานส่งข้อมูลจำนวนมากที่ไม่ได้รับการปกป้องผ่านทางการพิมพ์ ซึ่งอาจเป็น แหล่งที่มาของการรั่วไหลของข้อมูล การที่อุปกรณ์การพิมพ์ของคุณไม่ปลอดภัยเพียงพอ อาจทำให้มันกลายเป็นจุดเริ่มต้นของการโจมตีจากแฮกเกอร์ได้ เมื่อแฮกเกอร์เข้ามาในเครือข่ายของคุณแล้ว พวกเขาสามารถดักฟังการรับส่งข้อมูลของเครื่องพิมพ์ และแม้กระทั่งขโมยเอกสารที่กำลังถูกส่งไปยังเครื่องพิมพ์ได้
อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ว่าภัยคุกคามทั้งหมดจะเกิดขึ้นใน “พื้นที่ดิจิทัล” เท่านั้น ยังมีข้อกังวลต่างๆ เกี่ยวกับฮาร์ดแวร์การพิมพ์ ไม่ว่าจะเป็นเครื่องพิมพ์ขนาดเล็กหรือเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันที่ซับซ้อน อุปกรณ์ทั้งสองประเภทจำเป็นต้องมี “ระบบป้องกัน” ของตนเอง เนื่องจากอุปกรณ์ส่วนใหญ่มีฮาร์ดไดรฟ์ภายในที่สามารถจัดเก็บงานถ่ายเอกสารหรืองานสแกนได้ หากถูกขโมย ก็สามารถกู้คืนข้อมูลได้ นอกจากนี้ หากอุปกรณ์การพิมพ์ไม่ได้ป้องกันด้วยรหัสผ่าน บุคคลอื่นสามารถเปลี่ยนแปลงการตั้งค่าโดยไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งอาจส่งผลให้ส่งงานพิมพ์ของคุณไปยังที่อยู่อีเมลที่กำหนดได้ สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด หนึ่งในอันตรายที่ใหญ่ที่สุดที่เอกสารที่พิมพ์ออกมาอาจเผชิญคือ การถูกหยิบไป (ขโมย) โดยบุคคลที่ไม่พึงประสงค์หลังจากพิมพ์โดยไม่มีการตรวจสอบสิทธิ์ หรือเพียงแค่ทิ้งไว้ในถาดกระดาษนานเกินไป
ข้อควรพิจารณาด้านเสถียรภาพ
แม้ว่าความปลอดภัยจะเป็นเรื่องสำคัญอันดับหนึ่ง แต่การมีระบบการพิมพ์ที่ปลอดภัยไม่ได้หมายความว่าการต่อสู้ของบริษัทจะจบลงแล้ว อย่างน้อยก็ยังไม่ใช่ตอนนี้ ยังมีอีกหนึ่งด้านสำคัญที่ส่งผลต่อการทำงานที่ราบรื่นของกลุ่มเครื่องพิมพ์ของคุณ นั่นคือ ความเสถียร เพราะมีเพียงโซลูชันการพิมพ์ที่ปลอดภัยและเสถียรเท่านั้นที่จะรับประกันประสบการณ์การพิมพ์ที่ไร้ปัญหา เมื่อพูดถึงความเสถียร นี่คือประเด็นหลักที่ควรพิจารณา:
- ความพร้อมใช้งาน – หมายถึงการมีแผนสำรองในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝัน ซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้ยังคงสามารถใช้บริการพิมพ์ได้ต่อไปโดยไม่ถูกขัดขวางจากการหยุดทำงานของเซิร์ฟเวอร์หรืออุปกรณ์
- ความสามารถในการปรับขนาดและประสิทธิภาพ – เมื่อความต้องการของธุรกิจของคุณเปลี่ยนแปลงหรือเติบโตไปพร้อมกับองค์กร คุณจำเป็นต้องปรับความสามารถในการพิมพ์ของคุณให้เข้ากับสถานการณ์ใหม่นี้
- โซลูชันการพิมพ์ที่นำมาใช้ในธุรกิจของคุณอาจประสบปัญหาเนื่องจากข้อผิดพลาด ส่วนประกอบที่ล้าสมัย หรือขาดการฝึกอบรม ดังนั้น ความน่าเชื่อถือและความยืดหยุ่น จึงมีบทบาทสำคัญอีกประการหนึ่ง
- และในที่สุด หากทุกอย่างเลวร้ายลงอย่างสิ้นเชิง การขาดเครื่องมือ สำรองข้อมูลและกู้คืน ที่เหมาะสม ไม่เพียงแต่จะหมายถึงการสูญเสียข้อมูลจำนวนมากเท่านั้น แต่ยังอาจต้องใช้เวลาในการติดตั้งระบบใหม่เป็นเวลานานอีกด้วย
วิธีหลีกเลี่ยงจุดอ่อนด้านความปลอดภัย?
หากมีเครื่องมือที่เหมาะสม ปัญหาเหล่านี้ก็สามารถแก้ไขได้ค่อนข้างง่าย อันดับแรกคือประเด็นด้านความปลอดภัย:
- สำหรับเรื่องการป้องกันเครือข่าย หัวใจสำคัญคือ การเข้ารหัสการเชื่อมต่อ ตลอดเส้นทาง “ผู้ใช้ – เซิร์ฟเวอร์การพิมพ์ – อุปกรณ์” เพื่อไม่ให้บุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้าถึงกระแสข้อมูลที่ส่งผ่านนี้ได้
- อีกขั้นตอนหนึ่งคือการ กำหนดบทบาทการพิมพ์ เพื่อให้ผู้ใช้เข้าถึงเฉพาะข้อมูลที่ตนมีสิทธิ์เท่านั้น (พิจารณาการพิมพ์ส่วนตัวสำหรับผู้ใช้ระดับวีไอพี)
- เพื่อความปลอดภัยของอุปกรณ์ โปรด ติดตั้ง แอปพลิเคชันเทอร์มินัลที่เหมาะสม ลงบนเครื่องพิมพ์ เพื่อป้องกันไม่ให้เครื่องปลดล็อกโดยไม่ล็อกอิน
- เพื่อป้องกันการหยิบเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาต การพิมพ์เอกสารหลังจากได้รับอนุญาตจากเครื่องถ่ายเอกสารเท่านั้นจึงเป็นสิ่งจำเป็น และสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้ในบางพื้นที่ที่มีความปลอดภัยสูง (เช่น การตรวจสอบสิทธิ์สองขั้นตอนด้วยบัตรประจำตัวและรหัสผ่าน)
- หากเอกสารเหล่านั้นเป็นเอกสารลับ ควร ใส่ "ตราประทับ" ดิจิทัล เช่น ลายน้ำหรือลายเซ็นดิจิทัล เพื่อเป็นการรักษาความปลอดภัย
วิธีหลีกเลี่ยงจุดอ่อนด้านเสถียรภาพ?
ในแง่ของความเสถียร บริษัทควรจะสามารถพิมพ์งานได้แม้ในกรณีที่การเชื่อมต่อขาดหายไป print server เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น คุณจำเป็นต้องมี โซลูชันสำรองข้อมูลที่แข็งแกร่ง เพื่อให้มั่นใจได้ว่าบริการการพิมพ์ของคุณจะยังคงใช้งานได้จนกว่าเซิร์ฟเวอร์จะกลับมาใช้งานได้อีกครั้ง เลือกใช้คลัสเตอร์สำรองข้อมูลที่เหมาะสม ซึ่งจะสลับระหว่างเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้งานอยู่และเซิร์ฟเวอร์สำรอง เพื่อให้มั่นใจได้ว่าการทำงานจะราบรื่นแม้ในกรณีที่เซิร์ฟเวอร์หยุดทำงาน
เพื่อเอาชนะอุปสรรคที่ขัดขวางการเติบโตของบริษัท การมี สถาปัตยกรรมเซิร์ฟเวอร์แบบรวมศูนย์ ซึ่งจะถูกแบ่งออกเป็นส่วนย่อยๆ จะช่วยให้เพิ่มหน่วยงานใหม่ได้ง่ายขึ้นและจัดการทุกอย่างได้จากที่เดียว
หากการทำงานของคุณช้าลงเนื่องจากมีไฟล์ขนาดใหญ่เกินกว่าที่เซิร์ฟเวอร์จะจัดการได้ ลองหาวิธีทำให้เซิร์ฟเวอร์ทำงานได้ง่ายขึ้น เช่น การใช้ ฟังก์ชันสแกนเพื่อเชื่อมโยงไฟล์
โซลูชันการพิมพ์ของคุณควรมีการออกเวอร์ชันใหม่เป็นประจำเพื่อแก้ไขข้อบกพร่องที่เกิดขึ้น และควรมีพอร์ทัลสำหรับพันธมิตร เพื่อให้ผู้ใช้หรือผู้ดูแลระบบไม่หลงทางในป่าดิจิทัลที่ซับซ้อนซึ่งเต็มไปด้วยความเป็นไปได้และฟังก์ชันต่างๆ มากมาย
สุดท้ายนี้ จงเตรียมพร้อมรับมือกับสถานการณ์ที่ "เลวร้ายที่สุด" และเตรียม เครื่องมือสำรองข้อมูลที่เชื่อถือได้ ไว้ในกรณีที่ไฟฟ้าดับสนิท
ย้ายไปใช้ระบบคลาวด์ใช่ไหม?
บริษัทที่มีวิสัยทัศน์ก้าวไกล กำลังย้ายโครงสร้างพื้นฐานของตนไปยังแพลตฟอร์มคลาวด์ เพื่อลดการพึ่งพาโซลูชันการประมวลผลในสถานที่ ซึ่งจะช่วยลดภาระงานของฝ่ายไอทีและลดภาระงบประมาณในด้านการบำรุงรักษาฮาร์ดแวร์ รวมถึงเซิร์ฟเวอร์การพิมพ์ด้วย อย่างไรก็ตาม บริษัทหลายแห่งยังคงลังเลที่จะย้ายบริการและเนื้อหาของตนไปยังคลาวด์สาธารณะด้วยเหตุผลด้านความปลอดภัยต่างๆ
ทางเลือกยอดนิยมในกรณีนี้คือ การย้ายระบบไปยังคลาวด์ส่วนตัว ที่ให้ความยืดหยุ่น ความสามารถในการขยายขนาด และความปลอดภัย เช่น ไมโครซอฟต์ Azure ตัวอย่างเช่น การมี MyQ เมื่อติดตั้งในระบบคลาวด์ส่วนตัว คุณสามารถใช้งานฟังก์ชันและสิทธิประโยชน์ทั้งหมดได้อย่างปลอดภัย MyQ . MyQ นอกจากนี้ยังเชื่อมต่อกับ บริการ Universal Print ของ Microsoft ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้สามารถส่งเอกสารเพื่อพิมพ์จากระยะไกลได้โดยไม่ต้องใช้ VPN เช่น จากโฮมออฟฟิศหรือระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจ
หากคุณกำลังมองหาเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูงเพื่อปกป้องและรักษาเสถียรภาพงานพิมพ์ของธุรกิจของคุณ MyQ อาจเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม นักพัฒนาของเราได้พิจารณาถึงช่องโหว่ทั้งหมดของเครื่องพิมพ์ที่ระบุไว้ข้างต้น และสร้างโซลูชันที่กระชับเพื่อป้องกันและ/หรือแก้ไขปัญหาเหล่านั้น คุณสมบัติต่างๆ เช่น MyQ Easy Cluster , MyQ Central และ Back-up Server , MyQ Embedded Terminal หรือ Advanced Encryption ทำให้เป็นชุดเครื่องมือที่ครบครันซึ่งจะช่วยให้การพิมพ์ของคุณทำงานได้อย่างต่อเนื่องโดยไม่สะดุด
หากคุณตัดสินใจที่จะย้ายโครงสร้างพื้นฐานของคุณ (แม้เพียงบางส่วน) ไปยังสภาพแวดล้อมคลาวด์ MyQ สามารถช่วยเหลือคุณในเส้นทางใหม่นี้ได้เช่นกัน ให้เราช่วยเหลือคุณ MyQ ดูแลสองเสาหลักสำคัญของการพิมพ์ สแกน และถ่ายเอกสารที่เชื่อถือได้ และจัดการเอกสารของคุณได้อย่างสบายใจ!