พิมพ์อย่างปลอดภัยจาก MyQ : การปกป้องที่เหนือกว่าการพิมพ์

แต่แล้วเครื่องพิมพ์ในสำนักงานของคุณล่ะ คำว่า "เครื่องพิมพ์" อาจไม่ได้สื่อถึงความปลอดภัยสักเท่าไหร่ หรือเปล่า? เมื่อพูด ถึง เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) การ พิมพ์ ที่ ปลอดภัย นั้น ถือ เป็น เรื่องใหญ่เลยทีเดียว เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันเป็นอุปกรณ์ขนาดใหญ่ที่ทำหน้าที่หลากหลาย เช่น การพิมพ์ การสแกน และการถ่ายเอกสาร – คน ส่วน ใหญ่ มักเรียกมันว่า " เครื่องพิมพ์" หรือ "เครื่องถ่ายเอกสาร " ไม่ ว่า คุณจะ เรียก มันว่าอะไรก็ตาม มันสามารถ เป็น ภัยคุกคามด้านความปลอดภัยที่สำคัญ สำหรับ ธุรกิจทุกขนาด ได้ 

ความปลอดภัยของกระบวนการทำงานควรเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งสำหรับบริษัทและบุคคลทั่วไป ไม่ว่า เอกสารจะ ถูกประมวลผล ในรูปแบบกายภาพหรือดิจิทัลก็ตาม ข้อมูลที่ถูกนำไปใช้ในทางที่ผิดหรือรั่วไหลอาจ ส่ง ผล ร้ายแรง ต่อพนักงานแต่ละคน ผลประกอบการทางการเงิน ขององค์กร หรือ สถานะการแข่งขัน ในตลาด และเราจะจัดการการพิมพ์อย่างปลอดภัยได้อย่างไร ? นั่น คือจุดที่ MyQ เข้ามามีบทบาท 

ฟีเจอร์ต่างๆ ของ MyQ ช่วยเพิ่มความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของผู้ใช้และบริษัทได้อย่างมาก ฟีเจอร์เหล่านี้เริ่มต้นด้วย การ พิมพ์ ที่ปลอดภัย บนเครื่องมัลติฟังก์ชัน การปรับแต่งเซสชันของผู้ใช้ และเอกสารหลังการพิมพ์ 

 

เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันของคุณคือจุดเริ่มต้น 

เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) เป็นส่วนประกอบสำคัญในการใช้งานประจำวันของพนักงาน และยังเป็นส่วนประกอบสำคัญด้านความปลอดภัยของบริษัทอีกด้วย MFP เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ของบริษัทอยู่เสมอ ซึ่ง อาจ เสี่ยงต่อการโจมตีทางไซเบอร์ หาก ไม่มี มาตรการ รักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม ซอฟต์แวร์บริหารจัดการการพิมพ์ จะช่วยเพิ่ม ความสามารถในการป้องกันของ MFP โดยการปรับปรุงความปลอดภัยของเวิร์กโฟลว์ ในทุกขั้นตอน ตั้งแต่เวิร์กสเตชันไปจนถึง เอกสาร ไม่ว่าจะ อยู่ในหรือนอกสำนักงาน ทั้งหมด นี้ ในราคาที่คุ้มค่า 

ไม่มีการตั้งค่าความปลอดภัยแบบ "แบบเดียวใช้ได้กับทุกองค์กร" สำหรับเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) ทุกองค์กรมีความต้องการและนโยบายด้านความปลอดภัยของตนเอง อย่างไรก็ตาม ในความพยายามที่จะ สร้าง ระบบรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสมกับแต่ละองค์กรนั้น ส่วนใหญ่แล้วองค์กรต่างๆ จะมีกลุ่มผู้ใช้หลักและมุมมองที่เหมือนกันดังต่อไปนี้: 

• ผู้ใช้งานปลายทาง/กฎหมายของประเทศ 
• ฝ่ายบริหารจำเป็นต้องรักษาความปลอดภัยของสภาพแวดล้อมการพิมพ์ 
• บริษัท ที่ต้องการควบคุมสภาพแวดล้อมการพิมพ์เพื่อป้องกันการใช้งานในทางที่ผิด 

การตอบสนองความต้องการของผู้ดูแลระบบ บริษัท และกฎหมาย เป็นการสร้างสมดุลที่มีทั้งผลกระทบทางเทคนิคและทางกฎหมาย แม้ว่าฝ่ายต่างๆ เหล่านี้จะเห็นพ้องต้องกันในเป้าหมายด้านความปลอดภัยหลักๆ แต่แต่ละฝ่ายก็มีความคาดหวังของตนเอง  

 

ด้วย MyQ คุณมีทางเลือกเอง 

MyQ ได้ พัฒนาโซลูชันการพิมพ์ที่ผสานรวม เครื่องมือ ที่ดีที่สุด ทำให้ ผู้ใช้ มีความยืดหยุ่นใน การเลือกคุณสมบัติด้านความปลอดภัยได้เอง การตั้งค่า สามารถ ปรับแต่งให้ ตรงกับความต้องการเฉพาะของบริษัท กำหนด นโยบาย การพิมพ์ และมี มาตรฐานความเป็นส่วนตัวที่ สอดคล้อง กับ ข้อกำหนดทางกฎหมายเฉพาะ เช่น GDPR 

มีมาตรการรักษาความปลอดภัยพื้นฐานสามประการที่จำเป็นในทุก สภาพแวดล้อมการพิมพ์ ที่ปลอดภัย โดย ไม่คำนึงถึงผู้ใช้ ซึ่ง MyQ ได้คำนึงถึงสิ่งเหล่านี้เมื่อสร้าง โซลูชัน การพิมพ์ที่เหมาะสม ที่สุด 

1. มอบ การควบคุมอย่างเต็มที่ให้แก่ ผู้ใช้งาน เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) ใน การจัดการงานของตน 
2. ปิด เซสชันของผู้ใช้ ทั้งสองฝั่งด้วย การตรวจสอบสิทธิ์และการออกจากระบบอัตโนมัติ 
3. จัดเก็บไฟล์งานพิมพ์ไว้ในที่ปลอดภัยบน เซิร์ฟเวอร์ MyQ 

ขอบเขต ของมาตรการรักษาความปลอดภัยจะแตกต่างกันไปตาม รุ่น ของ MyQ ที่ลูกค้าเลือก เรา มา ดู รายละเอียด คุณสมบัติ การรักษาความปลอดภัย ในแต่ละ แพ็คเกจ ของ MyQ กัน ดี กว่า  

มี อะไรบ้าง ใน MyQ MyQ และรุ่นที่สูง กว่า 

การรักษาความ ปลอดภัย ของงานพิมพ์ ของผู้ใช้ เป็น องค์ประกอบ สำคัญ อันดับ ต้น ๆ ใน ซอฟต์แวร์ MyQ ทุก เวอร์ชัน MyQ MyQ Smart MyQ ซึ่ง ใช้ งาน ได้ฟรีโดยสมบูรณ์ ก็ไม่มีข้อยกเว้น เป็น โซลูชันการพิมพ์แบบฟรีเมียมเพียงหนึ่งเดียวที่นำเสนอ เครื่องมือ รักษาความปลอดภัยขั้นสูง โดยไม่มีค่าใช้จ่าย 100% บริษัทต่างๆ จะชื่นชอบ คุณสมบัติเหล่านี้ ที่มีอยู่ใน MyQ Smart และเวอร์ชันที่สูงกว่า : 

ลายน้ำ 

เพื่อระบุ เอกสารที่รั่วไหลและ ผู้ที่รับผิดชอบในการพิมพ์เอกสารนั้น สามารถ ใช้ ลายน้ำซ้อนทับ ซึ่ง ระบุว่าเอกสารนั้นเป็นเอกสารลับได้ นอกจาก นี้ยังสามารถเพิ่ม วัน ที่พิมพ์ และ ชื่อ ของผู้ที่พิมพ์เอกสาร ได้ อีกด้วย 

การปฏิบัติตาม GDPR 

เพื่อให้เป็นไปตาม สิทธิ์ของผู้ใช้ทั้งหมดที่กำหนดโดยข้อบังคับ เช่น "สิทธิ์ในการเข้าถึง" และ "สิทธิ์ในการถูกลืม" MyQ จึง ปรับ ตัวอย่าง ต่อเนื่อง เพื่อให้สอดคล้องกับนโยบายและข้อบังคับด้านความปลอดภัยใหม่ๆ 

การจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยและการเข้ารหัส 

ไฟล์งานพิมพ์ทั้งหมด จะ ถูกจัดเก็บ ไว้ บน เซิร์ฟเวอร์ MyQ ในโฟลเดอร์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า และ ผู้ ดูแล ระบบสามารถตั้งค่าระยะเวลาที่จะ ลบไฟล์เหล่านั้นโดยอัตโนมัติได้ หมด กังวล เรื่อง เอกสาร สำคัญที่ อาจส่งไม่ถึงเครื่องพิมพ์อีกต่อ ไป และ นั่น ยัง ไม่ หมด: เนื่องจากเอกสารอาจเสี่ยงต่อการถูกโจมตีได้ตลอดเวลา MyQ จึงมี การเข้ารหัสแบบครบวงจร (ตั้งแต่ผู้ใช้ เซิร์ฟเวอร์ ไปจนถึงเครื่องพิมพ์) หมายความว่า เอกสาร จะ ปลอดภัย ตลอด กระบวนการ พิมพ์ ทั้งหมด 

เข้าสู่ระบบอย่างปลอดภัยด้วย แอป MyQ  

MyQ ฟรี แอปพลิเคชันบนมือถือ สามารถ ใช้เพื่อ การ รับ ของ ของ คุณ อย่างปลอดภัยได้ (และอื่นๆ อีกมากมาย) ไฟล์ ที่พิมพ์ออกมา ขั้นแรก บริษัทต้องติดรหัส QR ที่ไม่ซ้ำกันเข้ากับ เครื่องพิมพ์ ซึ่ง จะทำหน้าที่ เป็น ตัวระบุสำหรับอุปกรณ์อัจฉริยะ จากนั้น ผู้ ใช้จะส่งเอกสารไปยังเซิร์ฟเวอร์การพิมพ์ และ เมื่อ ... พวกเขา สแกน คิวอาร์โค้ด ด้วย แอป MyQ บน สมาร์ทโฟนจะพิมพ์ไฟล์ที่อยู่ในคิวออกมา

มีอะไรบ้าง ใน MyQ Enterprise และเวอร์ชัน MyQ สูงกว่า 

ด้วย MyQ Enterprise รุ่นที่ ได้ รับความนิยม สูงสุด ลูกค้า MyQ สามารถ ปรับแต่งได้ตาม ต้องการ ปรับ แต่งแผงควบคุม ของ เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) ให้ตรงกับ ความ ต้องการและ ความชอบ ของตนเอง และ ยกระดับงานพิมพ์ของพวกเขาไป อีก ขั้น ด้วย คุณสมบัติการรักษาความ ปลอดภัย เพิ่มเติม  

MyQ พูล พ ริ้นท์ 

ระบบ การพิมพ์แบบดึง (Pull printing) ช่วยให้ การ ปล่อย งาน พิมพ์ ที่ส่งเข้ามา มี ความ ปลอดภัยมากขึ้น ด้วย ซอฟต์แวร์การปล่อยงานพิมพ์ โดยจะปล่อยงานพิมพ์ หลังจาก ยืนยันตัวตน ด้วยบัตรประจำตัว รหัส PIN หรือชื่อผู้ใช้ และ รหัสผ่าน เท่านั้น เพื่อป้องกันการหยิบ วัสดุ จากเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน โดยบุคคลอื่น โดยไม่ได้ตั้งใจหรือโดยเจตนา ร้าย 

การเข้าสู่ระบบ/ออกจากระบบอุปกรณ์ MyQ 

หลังจาก ออก จาก ระบบ เครื่องพิมพ์ แล้ว หน่วยความจำของเครื่องจะ ถูก ล้าง ทันที ผู้ดูแลระบบ ยัง สามารถ ตั้งค่าให้ระบบล็อกเอาต์อัตโนมัติเมื่อผู้ใช้ใช้งานเสร็จแล้ว เพื่อป้องกันการเข้าถึง บัญชี ของ ผู้ใช้ โดยไม่ได้รับอนุญาต 

คิวส่วนตัว 

อนุญาตให้ผู้ใช้หรือแผนกต่างๆ ใช้คิวส่วนตัว ซึ่งงานพิมพ์จะถูกลบออกทันทีหลังจากที่ได้รับการอนุมัติ 

การควบคุมเอกสารที่สแกนแล้ว 

สามารถจำกัดการสแกน ให้อยู่ในโฟลเดอร์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า และ ตั้งค่าให้ ใช้ระบบ OCR หรือ DMS ในตัว ซึ่ง จะ แจ้งเตือน ผู้ ดูแล ระบบ ไอที ในกรณีที่ เอกสาร ที่สแกน มีข้อมูลที่ ควร จำกัดการ เข้าถึง ของผู้ใช้ วิธีนี้จะช่วย ลดการใช้งานในทางที่ผิด ได้ 

การเก็บถาวรงาน 

ฟังก์ชัน นี้ ช่วย ติดตามสิ่งที่พิมพ์และสแกนไปแล้ว โดย แสดง ภาพรวมของกิจกรรมที่ไม่ได้รับการอนุมัติ ข้อมูล นี้ สามารถใช้ เป็น พื้นฐาน สำหรับการตรวจสอบการไหลเวียนของเอกสารอย่างละเอียด การ ลบงานออกจาก เซิร์ฟเวอร์ MyQ จะไม่มีผลต่อไฟล์ที่จัดเก็บไว้ในฟังก์ชันการเก็บถาวรงาน 

มี อะไร บ้าง ใน MyQ Ultimate​

ด้วย MyQ Ultimate รุ่น ที่ทันสมัยที่สุด ซึ่งมอบความสามารถ ในการประมวลผลเอกสารขั้นสูงให้กับลูกค้า MyQ MyQ ใช้ ยัง สามารถ รักษา ความปลอดภัย ของ เอกสารได้ดียิ่งขึ้น โดยใช้เครื่องมือที่ปกป้องเอกสารดิจิทัลทั้งหมดของพวก เขา 

รหัสผ่าน PDF 

หลังจาก สแกนแล้ว เอกสาร ที่ แปลง เป็นรูปแบบ PDF สามารถเข้ารหัสและป้องกันด้วยรหัสผ่านเพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต 

ลาย เซ็น ดิจิทัล และ ประทับ เวลา 

ลายเซ็นดิจิทัลและ การประทับเวลา สามารถใช้เป็นหลักฐานยืนยันว่าเนื้อหาของเอกสารไม่ได้ถูกแก้ไขเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สแกนแล้วสามารถแนบคำอธิบายประกอบที่มองเห็นได้ ซึ่งประกอบด้วยบันทึก เครื่องหมาย หรือรูปภาพที่ระบุแหล่งที่มาและเจ้าของเอกสาร 

การแก้ไข เขต 

ข้อมูล ที่ ละเอียดอ่อน เช่น ข้อมูลส่วนบุคคล สามารถถูกปกปิดได้ โดยตรง ในระหว่าง กระบวนการสแกนโดยใช้ ฟังก์ชัน การปกปิดเฉพาะพื้นที่ ซึ่ง จะช่วยซ่อนข้อมูลที่เป็นความลับหรือข้อมูลส่วนบุคคลไม่ให้ปรากฏให้เห็น โดยตรง 

การเข้าถึง เซิร์ฟเวอร์ MyQ อย่างปลอดภัย 

เพื่อเพิ่มความปลอดภัยสูงสุด print server กับ เซิร์ฟเวอร์การพิมพ์ การเข้าถึงเว็บอินเทอร์เฟซ MyQ ของผู้ใช้ทั่วไป จึงถูก จำกัดไว้เฉพาะโปรไฟล์ รายงาน และงานพิมพ์เท่านั้น สิทธิ์การเข้าถึงของผู้ใช้สามารถขยายได้ตามบทบาทและความรับผิดชอบใน ระบบ MyQ บัญชีผู้ ใช้เพียงบัญชีเดียวที่มีสิทธิ์เข้าถึงการบริหารจัดการ MyQ อย่างเต็มรูปแบบ คือผู้ดูแลระบบ 

เพื่อตรวจจับการใช้สิทธิ์การเข้าถึงเพิ่มเติมในทางที่ผิด MyQ จะติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในระดับผู้ดูแลระบบและบันทึกไว้ใน บันทึกการตรวจสอบ MyQ พร้อมกับข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่ทำการ เปลี่ยนแปลงการตั้งค่า MyQ และเวลา ที่ทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น 

สรุปมาตรการรักษาความปลอดภัยด้วย MyQ 

เครื่องพิมพ์ มัลติ ฟังก์ชัน (MFP) คือหัวใจสำคัญของความปลอดภัยในการทำงาน MyQ ซึ่งเป็น โซลูชัน การจัดการการพิมพ์ มุ่งเน้นไปที่ การสร้างสมดุลระหว่าง ความเป็นส่วนตัว ของข้อมูล ภายในเครือข่ายของบริษัท กับสิทธิ์ของผู้ใช้ ใน การ พิมพ์ อย่าง ปลอดภัย 

ผู้ดูแลระบบมีภารกิจที่ยากลำบากในการรักษาความปลอดภัยของ print server ข้อมูลของบริษัท และการสื่อสารเครือข่ายจากภัยคุกคามภายนอกและภายในต่างๆ นั่นคือเหตุผลที่ MyQ Solution ถูกออกแบบมาเพื่อให้การตั้งค่าและการจัดการ โซลูชันการพิมพ์ที่ปลอดภัย ง่ายขึ้นมาก MyQ ยังมี ตัวเลือกด้านความปลอดภัยที่ครอบคลุม สำหรับ MyQ Server การเข้ารหัส เครือข่ายที่ครอบคลุม และนโยบายโปรโตคอลที่ชัดเจนอีก ด้วย 

คุณสมบัติของ MyQ ตอบโจทย์ความต้องการที่ขัดแย้งกันทั้งสามประการ ได้แก่ กฎหมาย ที่คุ้มครองความเป็นส่วนตัวของบุคคล หน้าที่ของผู้ดูแลระบบใน การปกป้องเครือข่าย และการบริหารจัดการของบริษัทที่ต้องการ ลดต้นทุนและปกป้องความลับทางการค้า ความต้องการด้านความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวที่แตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท แสดงให้เห็นถึงความสำคัญของโซลูชันการจัดการการพิมพ์ที่สามารถปรับแต่งได้อย่างง่ายดาย ด้วย MyQ คุณจึงมีตัวเลือกที่ปลอดภัย 

 

ปกป้องงานพิมพ์ของคุณด้วย MyQ !