ประสบความสำเร็จด้วยกลุ่มเครื่องพิมพ์จากหลายผู้ผลิต

ในโลกอุดมคติ ตัวแทนขายอุปกรณ์สำนักงานจะมีความสุขที่สุดหากสามารถเปลี่ยนเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันทั้งหมดของลูกค้า รวมถึงโซลูชันการจัดการการพิมพ์ จากผู้จำหน่ายหรือผู้ผลิตอุปกรณ์ดั้งเดิม (OEM) รายเดียวที่ลูกค้าชื่นชอบได้ อย่างน้อยในทางทฤษฎี นี่จะเป็นโซลูชันที่ง่ายที่สุดและสะอาดที่สุด และจากการวิเคราะห์ของนักวิเคราะห์ นี่คือสิ่งที่ทั้งบริษัทและผู้จำหน่ายโซลูชันการจัดการการพิมพ์ต้องการทำ 

แต่บ่อยครั้งที่สิ่งนั้นไม่เกิดขึ้น เราอยู่ในโลกที่ไม่สมบูรณ์แบบซึ่งข้อจำกัดด้านงบประมาณและความพร้อมใช้งานของฮาร์ดแวร์ที่จำกัดส่งผลต่อทางเลือกและโครงสร้างพื้นฐานด้านไอที และนี่รวมถึง เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) และซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดการเครื่องพิมพ์เหล่านั้นด้วย  

มาพูดถึงเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นกันเถอะ

แม้ว่าหลายองค์กรจะมี เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) หลายยี่ห้อ แต่ก็ยังไม่ชัดเจนว่าการใช้งานเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันจากหลายยี่ห้อนั้นแพร่หลายมากน้อยเพียงใด จากการคำนวณอย่างคร่าวๆ คาดว่า อยู่ที่ประมาณ 40% และอาจ สูงกว่านั้นมากก็ได้

ความหลากหลายของเครื่องพิมพ์ส่วนใหญ่เกิดจากวิธีการสร้างกลุ่มเครื่องพิมพ์ในองค์กรเมื่อเวลาผ่านไป “องค์กรส่วนใหญ่มีการพัฒนาอย่างค่อยเป็นค่อยไป ดังนั้นกลุ่มเครื่องพิมพ์ทั่วไปจึงประกอบด้วยเครื่องพิมพ์และเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันที่มาจากผู้จำหน่ายหลายราย” ชารอน แมคนี ผู้จัดการฝ่ายวิจัยของ IDC ยุโรป กล่าว “ฮาร์ดแวร์เหล่านี้ได้มาด้วยวิธีการต่างๆ และภายใต้สัญญาที่มีระยะเวลาแตกต่างกัน ส่งผลให้มีการใช้งานทั้งอุปกรณ์รุ่นเก่าและรุ่นใหม่ควบคู่กันไป”

นอกจากนี้ การ ขาดแคลนชิปเซมิคอนดักเตอร์ทั่วโลก ยังส่งผลกระทบอย่างรุนแรงต่ออุตสาหกรรมเครื่องพิมพ์ ผู้ผลิตถูก บังคับให้จัดสรรสินค้าที่มีอยู่อย่างจำกัด ระหว่างสายการผลิตต่างๆ ทำให้บางรุ่นไม่สามารถหาซื้อได้ และราคาสินค้าโดยรวมก็พุ่งสูงขึ้น “มันเป็นโอกาสที่ไม่คาดคิดในการสร้างสภาพแวดล้อมการใช้งานเครื่องพิมพ์แบบผสมผสาน โดยอาศัยความพร้อมของอุปกรณ์จากผู้ผลิตหลายราย” ลูเอลลา เฟอร์นันเดส ผู้อำนวยการของ บริษัทที่ปรึกษา Quocirca กล่าว

ไม่ใช่ว่าทั้งบริษัทหรือผู้จำหน่ายต่างพยายามสร้างความหลากหลายภายในกลุ่มเครื่องพิมพ์ของตน “พวกเขากำลังพยายามปรับปรุงกลุ่มเครื่องพิมพ์ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการลดจำนวนแบรนด์และรุ่นโดยรวม แต่แม้หลังจากนั้น กลุ่มเครื่องพิมพ์ส่วนใหญ่ก็ยังคงประกอบด้วยฮาร์ดแวร์จากผู้จำหน่ายอย่างน้อยสองราย” แมคนีกล่าวเสริม “ยิ่งไปกว่านั้น ไม่มีผู้ให้บริการการพิมพ์รายใดรายเดียวที่สามารถจัดหาฮาร์ดแวร์ทุกประเภทที่จำเป็นได้ ดังนั้น กลุ่มเครื่องพิมพ์ที่เป็นเนื้อเดียวกันทั้งหมดจึงเป็นสิ่งที่หาได้ยากมาก”

ปัญหาที่เกิดจากการใช้งานอุปกรณ์หลายประเภทพร้อมกันนั้นไม่ได้จำกัดอยู่แค่เรื่องฮาร์ดแวร์เท่านั้น

การมีเครื่องพิมพ์หลากหลายรุ่น ไม่ใช่แค่การหยิบจับฮาร์ดแวร์หลายยี่ห้อมาใช้เท่านั้น “สภาพแวดล้อมที่มีเครื่องพิมพ์หลายรุ่นมักต้องการซอฟต์แวร์และไดรเวอร์ที่หลากหลายจากหลายยี่ห้อและอุปกรณ์ – และอย่าลืมความท้าทายด้านการบริหารจัดการไอที ช่องโหว่ด้านความปลอดภัย วัสดุสิ้นเปลือง และผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมที่เพิ่มขึ้น” เฟอร์นันเดสจาก Quocirca อธิบาย นอกจากนี้ยังมี ปัจจัยทางสังคม ที่บริษัทต้องรับมือด้วย “การเปลี่ยนไปทำงานทางไกลและการทำงานแบบกระจายตัวกำลังสร้างความท้าทายมากขึ้นในการจัดการโครงสร้างพื้นฐานการพิมพ์จากหลายผู้จำหน่าย” เธอกล่าว  

จากการสำรวจของ Quocirca พบว่า บริษัทส่วนใหญ่ (61%) มีระบบการพิมพ์แบบครบวงจร – คือมีเครื่องพิมพ์มาตรฐานจากผู้ให้ บริการโซลูชันการพิมพ์เพียงรายเดียว อย่างไรก็ตาม บริษัท (31%) มีเครื่องพิมพ์จากหลายผู้จำหน่าย แต่ใช้โซลูชันการพิมพ์เพียงรายเดียว นอกจากนี้ บริษัทจำนวนเล็กน้อย (8%) มีการใช้งานที่หลากหลายจากผู้ให้บริการโซลูชันการพิมพ์มากกว่าหนึ่งราย 

ไม่ว่าจะเป็นโซลูชันที่จัดหาโดยตรงจากผู้ผลิตอุปกรณ์ดั้งเดิม (OEM) หรือโซลูชันอิสระที่ไม่ขึ้นกับแบรนด์ใด ๆ โซลูชันการจัดการการพิมพ์จำเป็นต้องมีประสิทธิภาพ ในการจัดการกับเครื่องพิมพ์อย่างน้อยสองแบรนด์ขึ้นไป “เป้าหมายคือการลดความหลากหลายของฮาร์ดแวร์ด้วยแพลตฟอร์มการจัดการการพิมพ์ส่วนกลาง ซึ่งสามารถรองรับสภาพแวดล้อมที่มีผู้จำหน่ายหลายรายพร้อมประสบการณ์การใช้งานที่สม่ำเสมอโดยไม่คำนึงถึงอุปกรณ์หรือแบรนด์” เฟอร์นันเดสกล่าว

ปัญหาในชีวิตประจำวันกับการจัดการยานพาหนะจากหลายผู้จำหน่าย

ในหลายกรณี การเกิดขึ้นของกลุ่มยานพาหนะจากหลายผู้จำหน่ายมักเป็น ผลลัพธ์เฉพาะกิจที่ไม่ได้วางแผนไว้ล่วงหน้า อันเป็นผลมาจากสภาพความเป็นจริงทางธุรกิจและเศรษฐกิจ อย่างไรก็ตาม การดำเนินงานด้วยกลุ่มยานพาหนะจากหลายผู้จำหน่ายก็มีชุดความท้าทายเฉพาะของตนเอง ซึ่งสามารถจำแนกได้เป็น ผลประโยชน์ ต้นทุน และผลกระทบ  

ในด้านบวก เฟอร์นันเดสได้ชี้ให้เห็นถึงประโยชน์หลักสามประการ ประการแรกคือ ช่วยประหยัดค่าใช้จ่าย เนื่องจากอาจมี ค่าใช้จ่ายสูงเกินไปสำหรับบริษัทที่จะเปลี่ยนไปใช้แบรนด์ OEM เพียงแบรนด์เดียว อุปกรณ์การพิมพ์และการสแกนเฉพาะทางบางอย่างอาจไม่มีจำหน่ายจากผู้จำหน่ายหลักของบริษัท ประการที่สองคือ ความหลากหลายของแบรนด์จะช่วยให้บริษัท ไม่ต้องผูกติดกับผู้จำหน่ายรายเดียวมากเกินไป 

แม้ว่าประโยชน์ส่วนใหญ่เหล่านี้ ไม่ว่าจะวางแผนไว้หรือไม่ก็ตาม จะเป็นเรื่องทางการเงิน แต่ต้นทุนการดำเนินงานจำนวนมากกลับ ตกอยู่กับผู้ดูแลระบบโดยตรง ต้นทุนเหล่านี้อาจมาในรูปแบบของภาระงานที่เพิ่มขึ้น หรืองบประมาณการบำรุงรักษาที่สูงขึ้น เนื่องจากต้องจัดการกับความต้องการที่ขัดแย้งกันของผู้ใช้ปลายทางและฮาร์ดแวร์ที่หลากหลาย จากมุมมองทางบัญชี ต้นทุนเหล่านี้ ค่อนข้างง่ายต่อการคำนวณ ผลกระทบที่สำคัญที่สุด – และยากต่อการคำนวณ – จากระบบที่มีผู้จำหน่ายหลายราย คือ ข้อจำกัดในการที่องค์กรและบุคลากรสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ ด้วยเอกสารสิ่งพิมพ์และเอกสารดิจิทัลของตน

ต่อไปนี้คือประเด็นปัญหาสำคัญที่สุดที่นักวิเคราะห์ระบุไว้ MyQ ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิค:

อุปกรณ์และไดรเวอร์ที่ไม่เข้ากัน – การทำให้เครื่องพิมพ์จากผู้ผลิตหลายรายสามารถสื่อสารกันได้ภายในเครือข่ายของบริษัทเดียวกันนั้นเป็น ความท้าทายที่ใหญ่ที่สุด วิธีแก้ปัญหามักต้องอาศัยการลองผิดลองถูกกับการใช้ไดรเวอร์เครื่องพิมพ์แบบสากลหลายตัว ประเภทของไดรเวอร์ที่ใช้ก็อาจ แตกต่างกันไปตามผู้ผลิตแต่ละราย ในกลุ่มเครื่องพิมพ์ “การนำไดรเวอร์เครื่องพิมพ์แบบสากลและกลไกการเผยแพร่มาใช้จะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาความเข้ากันได้และการบริหารจัดการที่เกี่ยวข้องกับระดับความปลอดภัยที่แตกต่างกันในหลายๆ การกำหนดค่าไดรเวอร์” McNee จาก IDC อธิบาย  

ประสบการณ์การใช้งานที่สับสน – กระบวนการเข้าสู่ระบบและขั้นตอนการทำงาน อาจแตกต่างกันอย่างมากในแต่ละอุปกรณ์ ผู้ผลิตแต่ละรายมี อินเทอร์เฟซหน้าจอ MFP และลำดับการทำงานเฉพาะตัวสำหรับการถ่ายเอกสาร การพิมพ์ การส่งแฟกซ์ และการสแกน เนื่องจากแพลตฟอร์มการทำงานที่เป็นกรรมสิทธิ์ของตนเอง ซึ่งอาจทำให้ การทำงานอัตโนมัติและการซิงโครไนซ์ขั้นตอนการทำงานระหว่าง MFP เป็นเรื่องยากหรือเป็นไปไม่ได้ “การใช้งานอุปกรณ์ในกลุ่มอุปกรณ์ที่หลากหลายอาจเป็นประสบการณ์ที่สับสนมาก เนื่องจากพนักงานมักต้องเรียนรู้วิธีทำความเข้าใจและโต้ตอบกับอินเทอร์เฟซผู้ใช้มากกว่าหนึ่งแบบ การรู้ว่าควรใช้อุปกรณ์ใดสำหรับงานพิมพ์ประเภทต่างๆ ก็เป็นเรื่องที่ต้องเรียนรู้และปรับตัวอย่างมาก ซึ่งต้องอาศัยคำแนะนำทั้งในเบื้องต้นและต่อเนื่อง” McNee กล่าวเสริม

การจัดการด้วยตนเองที่จำเป็น – การผสมผสานของผู้ผลิตอุปกรณ์หลายรายอาจทำให้ผู้ดูแลระบบ จำเป็นต้องเข้าถึงเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันแต่ละเครื่องโดยตรง เพื่อติดตั้งไดรเวอร์ คำนวณปริมาณการใช้วัสดุสิ้นเปลือง และดำเนินการบำรุงรักษาที่จำเป็น “การบูรณาการอาจซับซ้อน และอาจขาดการควบคุมได้ง่ายหากไม่มีระบบรายงานส่วนกลาง” เฟอร์นันเดสจาก Quocirca ชี้ให้เห็น

ข้อจำกัดด้านความคล่องตัวของผู้ใช้ปลายทาง – พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่และแบบไฮบริด ในปัจจุบันคาดหวังที่จะทำงานได้อย่างอิสระจากโต๊ะทำงานและเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) และต้องการใช้โซลูชันที่เรียบง่ายและปลอดภัยบนสมาร์ทโฟนของตน ความสามารถของเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันที่แตกต่างกันระหว่างผู้ผลิตแต่ละรายทำให้ ตัวเลือกด้านความคล่องตัวมีจำกัดและไม่สม่ำเสมอ เมื่อองค์กรมีเครื่องพิมพ์จากหลายผู้ผลิต 

ความเสี่ยงด้านความปลอดภัยที่เพิ่มขึ้น – การรักษา ความปลอดภัยของระบบ ทำได้ยากขึ้นเมื่อมีการอัปเดตและแพตช์จำนวนมากขึ้น นอกจากนี้ การติดตั้งไดรเวอร์เครื่องพิมพ์หลายร้อยตัวยังเพิ่มโอกาสที่ผู้ดูแลระบบ จะใช้ Microsoft Print Spooler ในทางที่ผิด เพื่อแลกเปลี่ยนไดรเวอร์และก่อให้เกิดสถานการณ์ PrintNightmare ขึ้นได้ 

กลุ่มยานพาหนะจากหลายผู้จำหน่ายมีทางออกด้วย MyQ X 

เป้าหมายสูงสุดในสภาพแวดล้อมที่มีผู้จำหน่ายหลายรายคือการ รับประกันประสบการณ์การใช้งานที่ราบรื่นและ สม่ำเสมอในทุกอุปกรณ์และทุกแบรนด์ โดยไม่คำนึงถึงความแตกต่างหรือความแปรผันใดๆ นี่คือจุดที่ MyQ ได้เติบโตขึ้นจนกลายเป็นผู้ ให้บริการโซลูชันการจัดการงานพิมพ์อิสระชั้นนำ เวอร์ชันล่าสุดของ MyQ X นำเสนอประโยชน์มากมายที่นับว่ามีค่าอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่มี พอร์ตโฟลิโอเครื่องพิมพ์แบบผสมหรือแบบเก่า และประโยชน์เหล่านี้ครอบคลุมไปถึงผู้ค้าปลีก ผู้ดูแลระบบไอที ฝ่ายบริหาร และผู้ใช้ปลายทาง นี่คือประโยชน์บางส่วนเหล่านั้น MyQ ข้อดี:  

• การติดตั้งที่ยืดหยุ่นและรวดเร็ว – การค้นหาเครื่องพิมพ์อัตโนมัติ ช่วยให้การติดตั้งง่ายขึ้น MyQ X ครอบคลุมกลุ่มยานพาหนะจากผู้จำหน่ายหลายราย มีประสิทธิภาพและปลอดภัยด้วย MyQ ไม่จำเป็นต้องให้ผู้ดูแลระบบติดตั้งไดรเวอร์เครื่องพิมพ์หลายร้อยตัวแยกกัน 
• การจัดการจากจุดเดียว – ควบคุมดูแลเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) ที่เชื่อมต่อทั้งหมดได้จากอินเทอร์เฟซผู้ใช้เดียว ไม่ว่าจะเป็นการใช้งานประจำวัน การบำรุงรักษาเชิงรุก การใช้งานวัสดุสิ้นเปลือง และบัญชีผู้ใช้ ช่วยประหยัดเวลา ลดเวลาหยุดทำงานของอุปกรณ์ และลดต้นทุน 
• ประสบการณ์การใช้งานที่เป็นหนึ่งเดียว – MyQ X เป็นโซลูชันที่รวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำงานประจำวันได้อย่างง่ายดาย โดยไม่คำนึงถึงยี่ห้อหรือรุ่นของเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน (MFP) ด้วยอินเทอร์เฟซเดียวที่ใช้งานง่าย ผู้ใช้สามารถใช้งานเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันจากหลายผู้ผลิตได้อย่างสะดวกสบาย
• การทำให้กระบวนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติและแปลงเป็นดิจิทัล – กำจัดงานที่ซ้ำซากจำเจด้วย MyQ เวิร์กโฟลว์ส่วนบุคคลและอัตโนมัติ ของ X ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองได้อย่างง่ายดายสำหรับงานถ่ายเอกสาร ส่งแฟกซ์ และสแกนประจำวัน เช่น การบันทึกไฟล์สแกนไปยังปลายทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้าโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองที่เครื่องมัลติฟังก์ชัน
• เข้าถึงง่ายและพิมพ์ได้อย่างปลอดภัย – เริ่มใช้งานได้เร็วขึ้น MyQ X ช่วยให้การตรวจสอบสิทธิ์ทำได้อย่างรวดเร็วและสะดวกสบายผ่านการเข้าสู่ระบบด้วย PIN รหัสผ่าน บัตร และคิวอาร์โค้ดบนสมาร์ทโฟน ไม่เพียงแต่ผู้ใช้ปลายทางจะเข้าสู่ระบบและได้รับประสบการณ์การใช้งานที่ง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ความปลอดภัยของพวกเขายังได้รับการยกระดับด้วยระบบการพิมพ์แบบดึง (pull printing) อีกด้วย 
• การพิมพ์ผ่านมือถือสำหรับทุกคน – MyQ X Mobile Client ช่วยให้ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนงานพิมพ์ การตั้งค่า และดึงข้อมูลการพิมพ์ได้อย่างปลอดภัยบนสมาร์ทโฟนของตนเอง ในขณะที่อยู่ห่างจากโต๊ะทำงานหรือเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน – แม้แต่กับเครื่องพิมพ์ที่ไม่มีเทอร์มินัลในตัว
• ตรวจสอบก่อนพิมพ์ – คุณสมบัติแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ช่วยประหยัดกระดาษและลดความสับสน โดยให้ผู้ใช้สามารถดูตัวอย่างได้ที่เทอร์มินัลในตัวของเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชันหรือบนสมาร์ทโฟน
• การวางแผนรับมือภัยพิบัติขั้นสูง – ไม่ต้องกังวลว่าระบบล่มจะส่งผลกระทบต่อกระบวนการพิมพ์ การถ่ายเอกสาร และการบัญชี MyQ X Desktop Client และฟีเจอร์การจัดคิวงานพิมพ์บนอุปกรณ์ต่างๆ ผสานรวมกับการวิเคราะห์งานพิมพ์ในเครื่อง การพิมพ์สำรอง และการเข้าสู่ระบบแบบออฟไลน์ เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างต่อเนื่องแม้ในระหว่างการหยุดชะงักของเครือข่ายโดยไม่คาดคิด   
• ประสบการณ์การพิมพ์แบบสากลของ MS ที่ดียิ่งขึ้น – รับประสบการณ์การพิมพ์จากระยะไกลและปลอดภัยยิ่งขึ้นด้วยการผสานรวมระหว่าง Microsoft บริการพิมพ์อเนกประสงค์ของ และ MyQ X Universal Print Connector การผสานรวมนี้ช่วยให้สามารถพิมพ์แบบดึงข้อมูลได้อย่างปลอดภัย พร้อมความสามารถในการพิมพ์ระยะไกลจากทุกที่ แม้ในเครือข่าย Zero Trust ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับเครื่องพิมพ์รุ่นเก่าที่ไม่รองรับ MS Universal Print โดยตรง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ระบบเครือข่ายอุปกรณ์จากหลายผู้จำหน่ายของคุณสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้น MyQ X ติดต่อเราได้เลย !

แสดงให้ฉันดู MYQ X