Rychlovka s odborníkem MyQ | Díl 5: Skenování do složky
Řada MyQ Quickie vám pomůže přiblížit funkce našeho uživatelsky přívětivého tiskového řešení. Žádný těžký IT slang, žádné hi-tech předvádění. Pouze Rami, náš pohodový expert na MyQ, a praktické ukázky toho, jak denně zpracovávat dokumenty pomocí MyQ. V této konkrétní epizodě vás Rami seznámí se specifiky pracovních postupů skenování MyQ. Nastavení parametrů skenování může být předmětem nočních můr, ale ne s MyQ X. Kouzlo přednastaveného OCR a automatických cílů skenování vám zaručeně usnadní digitalizaci dokumentů. Pokud vaše společnost používá MyQ X Ultimate, možná jste se stali svědky síly automatizace v té nejlepší podobě. S touto edicí lze MyQ X naučit rozpoznat typ dokumentu (faktura, smlouva, objednávka...), který uživatel právě položil na skenovací sklo, převést jeho obsah na elektronická data a doručit je například do cílové databáze ECM. Super, nebo ne? Slovy samotného odborníka: "Stačí naskenovat a jít!"
Ahoj lidi, jsem Rami, váš odborník na MyQ!
Dnes se ponoříme do funkce snadného skenování MyQ. Jednou ze zajímavých vlastností funkce snadného skenování je její flexibilita. Lze ji nastavit jako vzorec na jedno kliknutí. V podstatě jedno tlačítko předdefinované s vaším oblíbeným cílem a oblíbenými parametry. Takže například můžete mít funkci skenování do e-mailu, která vždy přejde do jednoho e-mailu nastaveného ve správném rozlišení.
Nebo...
by mohl být nastaven tak, abyste mohli vždy ručně zvolit, co se má s dokumentem udělat.
Nebo...
můžete nechat stroj, aby se o proces postaral sám.
Stačí se na dokument podívat a software přesně ví, co má s dokumentem udělat a kam ho má odeslat. Pokaždé, když ho vidím, je chytřejší. V podstatě jsou vaše potřeby skenování složité, stává se jednoduchým. Pokud jsou vaše potřeby skenování jednoduché, je to jednodušší.
Začněme rychlým přehledem všech destinací, do kterých můžete skenovat. Cloudová úložiště, jako je Disk Google nebo Sharepoint. Tuto funkci lze nastavit jako jednotné přihlášení. Neobtěžujte se neustálým zadáváním přihlašovacích údajů. E-mail, adresář se zobrazí v samotném rozhraní. Fax, složka nebo více složek. Zabezpečené propojení. Jedná se o odkaz ke stažení, kdy lze soubor přenést přímo na pevný disk systému. Nejlépe se používá v případě, že posíláte velké soubory do e-mailových schránek, které mají omezenou kapacitu úložiště. A FTP pro skenování.
Nyní si řekneme něco o samotném dokumentu z hlediska parametrů. Všimněte si, že každá značka má vlastní vyhrazenou sadu možností. Pozastavte video, abyste se mohli podívat na příklad seznamu parametrů. Nyní na straně správce máte přístupová práva, která můžete přidělit jednotlivým typům uživatelů. Mohou také přizpůsobit číselníky, takže uživatelé mají sadu možností, ze kterých si mohou ručně vybrat. Na platformě je k dispozici také OCR, které umožňuje v dokumentu vyhledávat nebo dává možnost transformovat je do typu souboru, jako je například excel. Na pracovní postup skenování lze také přidat program třetí strany. Pokud máte vlastní OCR engine, můžete jej do systému integrovat také.
Nakonec bych se rád zmínil o možnostech, které si můžete vytvořit pomocí pokročilého OCR enginu. Skenování můžete nechat zcela na softwaru. Stačí naskenovat a jít na to!
Funkce Smart nyní dokáže rozpoznat, jaký typ souboru se nachází na skenovacím doku. Například pozná, zda se jedná o fakturu nebo smlouvu. A lze ji nastavit tak, aby s každým konkrétním typem souboru pokaždé nakládala specifickým způsobem.
Děkujeme všem za sledování. Šťastné skenování!