Český statistický úřad vyřešil správu dokumentů s MYQ a ušetřil 20% času svých IT specialistů

Problém

Český statistický úřad (ČSÚ) je ústřední orgán státní správy České republiky. Úřad zabezpečuje získávání a zpracování údajů pro statistické účely a poskytuje statistické informace státním orgánům, orgánům územní samosprávy, veřejnosti a do zahraničí. Ústředí úřadu sídlí v Praze, v jednotlivých krajích působí 13 regionálních pracovišť.

ČSÚ dříve využíval nehomogenní tiskové řešené složené z různých multifunkčních zařízeních a stolních tiskáren různých značek a stáří. Všechny tiskárny byli v režimu „lokální“. Neexistovalo žádné softwarové řešení správy tisku, zabezpečení (zabezpečený tisk byl vázaný pouze na jednotlivé stroje) ani reporting. IT oddělení se potýkalo s častými problémy, které muselo řešit manuálně a např. v případě výpadku proudu bylo třeba obejít všechny tiskárny a tyto ručně restartovat tiskárny. Pro tuto neoblíbenou činnost se vžilo interní označení “tour de print”. 

Samotná správa uživatelů byla velmi komplikovaná, ke každé tiskárně se ručně zadal nový uživatel, ovšem původní databáze od Konica Minolta byla pouze na 1000 uživatelů, které se za chvíli zaplnila a bylo třeba ji složitě manuálně udržovat. 

Řešení

Společně s moderním tiskovým parkem Kyocera (60ks MFP A3 a 120ks tiskáren A4) byl implementován systém MyQ, který přinesl kýženou snadnou a přehlednou a správa uživatelů (díky Active Directory). Zabezpečený tisk a scan se stal standardem pro všechny uživatele a rovněž došlo díky nově nastavené tiskové politice ke snížení obejmu tisku k úspoře o 10% u ČB a 20% u barevného tisku.

Výhody

IT oddělení kvituje zejména významné zjednodušení a automatizovanou správu uživatelů, které přinesla obrovské úspory času a nervů. Úspora asi 20 % času oproti původní stavu – který byl věnován správě tisku. Nyní IT oddělené o MyQ resp. tiskárnách až na drobné běžné provozní záležitosti jako např. změnit PIN uživatelů ani neví. Velmi kladně je byla hodnocena i velmi snadná instalace, která proběhla rychle a hladce, díky vzdálené správě nebylo třeba regionální pracoviště ani navštívit.

Vedení úřadu oceňuje přehledné a snadno dostupné agregované reporty, které slouží k přehledné správě tiskové politiky.

Uživatelé přestoupili na MyQ bez jakýchkoli problémů díky přehlednému a je intuitivnímu uživatelskému prostředí. Uživatelé oceňují zejména snadnost ovládání. Pro právní oddělení byla nastavena specifická práva a funkce vyplývající z jejich rozdílné potřeby tisku a scanování. MyQ se rovněž osvědčilo jako uživatelsky přívětiví systém ve veřejné knihovně ČSÚ.