Efektivní a bezpečný tisk
na úřadech státní a veřejné správy

Je sice pravda, že po celém světě působí mnoho velkých (nadnárodních) společností, které zpracovávají data, ale při úvahách o nakládání s fyzickými a digitálními informacemi nemůžeme opomenout jedno rozsáhlé odvětví, které je pro fungování každého státu zásadní - státní a veřejnou správu.

Stát a zpracování dokumentů

Práce s informacemi je základním a každodenním procesem pro nesčetné množství státních úřadů. Ministerstva a úřady musí denně procházet tisíce dokumentů a dále je zpracovávat a zároveň vést systematickou evidenci. K tomu jim mohou pomoci systémy pro správu dokumentů(DMS) a stále se rozšiřující digitalizace . S klasickými růžovými, modrými a zelenými formuláři se pravděpodobně ještě nějakou dobu nerozloučíme, ale i tak se veřejná správa stále více zaměřuje na celkovou digitalizaci svých procesů. Dobrým příkladem je projekt eGovernment, jehož cílem je zjednodušit administrativní procesy a posílit elektronickou komunikaci občanů s úřady. Samostatnou kapitolou je ochrana osobních údajů, která se řídí nejen českou, ale i evropskou legislativou.

Při organizaci práce s dokumenty hrají zásadní roli také různá umístění jednotlivých pracovišť, která pracují na společných procesech. Pro jejich bezproblémový chod je prakticky nutností zavést řízenou, personalizovanou, kontrolovatelnou a zejména kyberneticky bezpečnou správu dokumentů, harmonizující s vhodným nastavením tiskových a skenovacích procesů. Všechny tyto požadavky dokáže pokrýt spolehlivé řešení plošného tisku.

Bezpečná a funkční správa tisku

Společnost MyQ vytváří systémy pro správu tisku již více než 15 let a díky svým inovativním řešením pomáhá zefektivnit a zabezpečit tiskové procesy nejen ve veřejné správě, ale také v mnoha společnostech, včetně nadnárodních korporací.

Řešením MyQ vybavilo své multifunkční tiskárny také Ministerstvo vnitra České republiky, pro které je bezpečnost dat naprostou nezbytností. Kromě prvotřídní ochrany tiskových úloh toto řešení také snížilo náklady na tisk o 60 %. Centralizovaná správa tiskových a skenovacích procesů navíc umožnila ministerstvu zbavit se velké části zátěže IT - jeho správci IT mají celou tiskovou flotilu ministerstva pod neustálou systémovou kontrolou z jednoho místa.

Spolehlivý a jednotný tiskový systém ocení i místní úřady. I zde se hodí jednotné ovládání všech tiskáren. Například městský úřad v Čáslavi po instalaci softwaru MyQ X již neměl problémy s nastavením tisku a jeho zaměstnanci nyní skenují s mnohem větší efektivitou díky speciálně nastaveným skenovacím profilům. Tiskové úlohy jsou navíc chráněny povinným přihlášením k tiskárnám pomocí PIN kódu.

"Jedna správní deska vládne všem" odstranila z cesty také překážky pro tisk ve francouzské obci Lorient. S pomocí servisního modulu MyQ mají pracovníci IT dokonalý přehled o stavu tiskového parku. Dostávají automatická oznámení, kdykoli multifunkční tiskárny vybavené systémem MyQ vyžadují údržbu. Díky funkci tahového tisku je navíc tisk pro všech 300 zaměstnanců obce flexibilnější a bezpečnější.

O (digitální) krok napřed

Nejpokročilejší edice řady Ultimate MyQ X se může stát základním pomocníkem při digitalizaci dokumentů ve státních organizacích i jinde. Díky výkonnému nástroji pro optické rozpoznávání znaků (OCR) mohou organizace nastavit například pokročilé procesy skenování, které výrazně usnadní přenos dat z papírových dokumentů do interních systémů a úložišť. A samozřejmě je možné je synchronizovat se systémy DMS. V době, kdy je práce na dálku neustále na vzestupu, mohou organizace využít také bezplatného klienta MyQ Desktop Client pro vzdálená/domácí pracoviště, který pomáhá udržovat zásady tisku a zabezpečení při práci mimo kancelář, takže firmy mohou mít své tiskové úlohy pod kontrolou prakticky odkudkoli.

zvyšte úroveň své kanceláře pomocí myq