Tvář digitalizace
v dnešních firmách

Znamená to zdánlivě nekonečné kopírování adres, částek a kontaktů do tabulky Excelu, zadávání stovek číslic do různých účetních systémů atd. Pokud jste si tím prošli, víte, o čem mluvíme. Když se to týká jen hrstky dokumentů, můžete se na to dívat jako na takové protahovací cvičení pro prsty. Ale jak rostou stohy papírů, které je třeba zpracovat, úměrně tomu se zvyšuje nejen zátěž karpálů, ale i únavná, demotivující a monotónní práce pro zaměstnance, která dává větší prostor pro chyby a připravuje je o čas, který by mohli trávit smysluplněji.

Z papíru do systému

Dobrým příkladem dokumentu plného informací je faktura. Téměř všechny společnosti potřebují dostat faktury do nějakého interního systému, takže přepis dat do digitální podoby je samozřejmým požadavkem. Totéž by platilo například pro smlouvy, kde je třeba s obsahem dále pracovat, ať už v obchodní společnosti, nebo v bance. Většina těchto dokumentů se samozřejmě skenuje, ale pouhým naskenováním fyzického dokumentu a vytvořením jeho elektronické kopie to v případě moderní digitalizace rozhodně nekončí.

Před několika lety přišla na pomoc ručnímu přepisu technologie optického rozpoznávání znaků (OCR), která umožňuje extrahovat textové informace z naskenovaného dokumentu a převést je do editovatelné podoby. Nyní tedy účetní vyndá fakturu z obálky, naskenuje ji, OCR "přechroustá" informace na papíře do formátu DOCX nebo PDF a pak je možné s ní dále pracovat v počítači. I když si nad tím prsty účetních mohou oddechnout, čeká je ještě mnoho klikání a ručních operací.

Digitalizace se vším všudy

Zpracování fyzických dat do elektronické podoby lze provádět s ještě větší elegancí. Hlavním posláním společnosti MyQ je pomoci uživatelům soustředit se na to, co umí nejlépe, a proto jim poskytuje moderní digitalizaci a automatizaci při práci s dokumenty. S nejpokročilejší verzí Ultimate z rodiny MyQ X stačí, aby zaměstnanec stiskl jediné tlačítko na panelu tiskárny, a data z papírového dokumentu skončí přesně tam, kde mají - ať už je cílem cloudové úložiště nebo systém ECM/DMS.

MyQ X naskenuje dokument, projde jej pokročilým OCR a poté odešle získaná data přímo do příslušných polí, například do databáze nebo tabulky. Systém dokáže rozpoznat oblasti, které je třeba naskenovat a převést - jde daleko za hranice pouhého textu - rozpoznává razítka, podpisy, kontrolní pole, čárové kódy a dokonce i kódy QR. Tuto funkcionalitu MyQ X Ultimate při zpracování faktur, ale i formulářů, dopisů a dalších standardizovaných dokumentů ocení státní úřady, banky a všechny typy servisních pracovišť.

Třešničkou na digitálním dortu je, že software dokáže rozpoznat, o jaký typ dokumentu se jedná, takže zaměstnanec nemusí nic třídit. Jednoduše vloží všechny dokumenty do podavače a MyQ je sám bezpečně dopraví na cílové virtuální místo určení. To je skutečná digitalizace dokumentů pro 21. století.

Od pořadače k ikoně

Se stále rychlejším přechodem do digitálního prostoru mizí i standardní atributy každé tradiční kanceláře - obří skříně plné složek a pořadačů. Tito kartonoví strážci smluv, faktur a dopisů pomalu, ale jistě přebírají podobu virtuálních pořadačů. Papírové materiály, jako jsou účtenky nebo formuláře cestovních výdajů, už nemusí plnit plastové kapsy pořadačů; stačí je nahrát do virtuálních složek v elektronickém úložišti. Zde je mohou zaměstnanci sami ukládat a zpřístupnit ostatním kolegům.

Sdílení souborů v místní síti samozřejmě není nic nového. I to je však třeba oživit a přizpůsobit novým, tzv. hybridním pracovištím, kde zaměstnanci pracují střídavě v kanceláři a na dálku. Vzdálený přístup a sítě VPN s kolísavou úrovní spolehlivosti nebo vysokými provozními náklady pravděpodobně nebudou ideálním řešením. Proto se stále více prosazují cloudové technologie, které umožňují spolehlivý přístup k podnikovým datům všude tam, kde je k dispozici internetové připojení. Stačí se bezpečně přihlásit ke cloudové službě a bezproblémová spolupráce s kolegy je na světě, i když jsou vzdáleni 300 km.

Tiskněte/skenujte pohodlně z telefonu 

Změny ve způsobu práce ovlivnily také zpracování dokumentů, které dosud záviselo na fyzické přítomnosti kopírky v kanceláři, což může být pro lidi pracující z domova překážkou. I zde může cloud nabídnout flexibilitu a pohodlí. Umožňuje doslova strčit celou kancelář do kapsy a spravovat dokumenty odkudkoli přímo z mobilního telefonu - ať už jde o skenování nebo přípravu dokumentů k tisku. Mobilní aplikace MyQ Roger vám dává možnost vyřídit své potřeby skenování a tisku pohodlně z telefonu. 

Například objednávku nebo dodací list, který jste právě podepsali na schůzce s partnerem, můžete naskenovat přímo fotoaparátem v mobilním telefonu a odeslat do sdílené složky ve firemním OneDrive, odkud ji mohou převzít logistická a další oddělení. Nebo se vám možná v home office hromadí dokumenty od nadřízeného, které potřebujete podepsat. Nemusíte si je nikam poznamenávat - v aplikaci MyQ Roger je můžete okamžitě najít v pracovním cloudu a z pohodlí obývacího pokoje odeslat do tiskové fronty. Po příchodu do kanceláře se mobilním telefonem přihlásíte k tiskárně s aplikací MyQ Roger a bezpečně uvolníte dokumenty z fronty. Když chcete s tiskárnou dále pracovat, jednoduše jí z telefonu sdělíte, co pro vás může udělat.

Jako správný inteligentní digitální pracovní asistent funguje MyQ Roger výhradně ve veřejném cloudu, takže ho máte po ruce všude, kam jdete. Navíc se jedná o otevřenou platformu, která se neustále rozšiřuje, implementuje nové nástroje a dává svým uživatelům stále větší prostor pro přechod do digitálního prostředí.

Díky službě MyQ je skutečná digitalizace a správa dokumentů otázkou několika kliknutí. V kanceláři se MyQ X Ultimate postará o precizní digitalizaci a automatické třídění dat do správných systémových zásuvek, a pokud chcete dát cloudové spolupráci s kolegy nový rozměr, je tu MyQ Roger pro váš telefon.

CHCI ZAHÁJIT DIGITALIZACI