Efektivní a bezpečný tisk na úřadech státní správy a veřejné správy

Je sice pravda, že po celém světě působí mnoho velkých (nadnárodních) společností, které zpracovávají data, ale při úvahách o nakládání s fyzickými a digitálními informacemi nemůžeme opomenout jedno rozsáhlé odvětví, které je pro fungování každého státu zásadní - státní a veřejnou správu.

Stát a zpracování dokumentů

Práce s informacemi je základním a každodenním procesem pro nesčetné množství státních úřadů. Ministerstva a úřady musí denně procházet tisíce dokumentů a dále je zpracovávat a zároveň vést systematickou evidenci. K tomu jim mohou pomoci systémy pro správu dokumentů(DMS) a stále se rozšiřující digitalizace . S klasickými růžovými, modrými a zelenými formuláři se pravděpodobně ještě nějakou dobu nerozloučíme, ale i tak se veřejná správa stále více zaměřuje na celkovou digitalizaci svých procesů. Dobrým příkladem je projekt eGovernment, jehož cílem je zjednodušit administrativní procesy a posílit elektronickou komunikaci občanů s úřady. Samostatnou kapitolou je ochrana osobních údajů, která se řídí nejen českou, ale i evropskou legislativou.

Při organizaci práce s dokumenty hrají zásadní roli také různá umístění jednotlivých pracovišť, která pracují na společných procesech. Pro jejich bezproblémový chod je prakticky nutností zavést řízenou, personalizovanou, kontrolovatelnou a zejména kyberneticky bezpečnou správu dokumentů, harmonizující s vhodným nastavením tiskových a skenovacích procesů. Všechny tyto požadavky dokáže pokrýt spolehlivé řešení plošného tisku.

Bezpečná a funkční správa tisku

Společnost MyQ vytváří systémy pro správu tisku již více než 15 let a díky svým inovativním řešením pomáhá zefektivnit a zabezpečit tiskové procesy nejen ve veřejné správě, ale také v mnoha společnostech, včetně nadnárodních korporací.

Ministerstvo vnitra České republiky, pro které je bezpečnost dat naprostou nutností, rovněž vybavilo své multifunkční tiskárnyMyQ . Kromě prvotřídní ochrany tiskové úlohy toto řešení také snížilo náklady na tisk o 60 %. Centralizovaná správa procesů tisku a skenování navíc umožnila ministerstvu zbavit se velké části zátěže v oblasti IT – jeho IT administrátoři mají celou tiskovou flotilu ministerstva pod neustálou systémovou kontrolou z jednoho místa.

Místní samosprávy rovněž oceňují spolehlivý a jednotný tiskový systém. I v tomto případě se hodí jednotné řízení všech tiskáren. Například po instalaci softwaru MyQ již městský úřad v Čáslavi neměl problémy s nastavením tisku a jeho zaměstnanci nyní skenují mnohem efektivněji díky speciálně nastaveným skenovacím profilům. tiskové úlohy navíc chráněny povinným přihlášením k tiskárnám pomocí PIN kódu.

"Jedna správní deska vládne všem" odstranila z cesty také překážky pro tisk ve francouzské obci Lorient. S pomocí servisního moduluMyQ mají pracovníci IT dokonalý přehled o stavu tiskového parku. Dostávají automatická oznámení, kdykoli multifunkční tiskárny MyQ vyžadují údržbu. Díky funkci tahového tisku je navíc tisk pro všech 300 zaměstnanců obce flexibilnější a bezpečnější.

O (digitální) krok napřed

Nejpokročilejší verze řady Ultimate MyQ se může stát nepostradatelným pomocníkem při digitalizaci dokumentů, a to jak ve státních organizacích, tak i jinde. Díky výkonnému nástroji pro optické rozpoznávání znaků (OCR) mohou organizace nastavit například pokročilé skenovací procesy, které výrazně usnadňují přenos dat z papírových dokumentů do interních systémů a úložišť. A samozřejmě je možné je synchronizovat se systémy DMS. V době, kdy práce na dálku neustále roste, mohou organizace také využít bezplatné MyQ Desktop Client pro vzdálená/domácí pracoviště, který pomáhá udržovat tiskovou politiku a bezpečnost při práci mimo kancelář, takže společnosti mohou mít své tiskové úlohy kontrolou prakticky kdekoli.

zvyšte úroveň své kanceláře pomocí myq