Výzvy spojené s tiskem v hybridních pracovních prostředích

Měla by také organizacím pomoci překročit rámec základní správy tisku tím, že bude řídit pracovní toky dokumentů a omezovat zbytečný tisk. Správná platforma by měla začlenit bezpečnost přímo do architektury, nikoli ji pouze doplňovat jako něco externího. 

Proč je to právě teď důležité 

Rozptýlené pobočky, uživatelé pracující na dálku, cloudová infrastruktura a rostoucí požadavky na dodržování předpisů odhalují slabá místa v tiskových prostředích, která byla navržena pro jednu kancelář a relativně statickou infrastrukturu.

Důsledky jsou praktické: více práce pro IT oddělení, větší riziko úniku citlivých dokumentů, obtížnější správa zařízení a složitější procesy zajišťující dodržování předpisů. Tiskovou platformu je proto třeba posuzovat jako součást širšího IT a dokumentového prostředí organizace, nikoli jako samostatný nástroj pro správu tiskáren. 

Jakou bezpečnostní architekturu by měla mít tisková platforma?

Bezpečnost by měla vycházet již z návrhu platformy, nikoli z volitelného bezpečnostního modulu přidaného dodatečně. Začněte na stránkách Ověřování identity a Autorizace. Uživatelé by se měli před přístupem k chráněným tiskovým pracovním postupům povinně autentizovat, přičemž oprávnění založená na rolích by měla určovat, co mohou správci a uživatelé dělat.

Šifrování by mělo chránit data během jejich přenosu i při ukládání a platforma by měla umožňovat jasnou kontrolu nad tím, kde se nacházejí data z tiskových tiskové úlohy a dokumentů.

Zabezpečený tisk Dalším důležitým aspektem je zpřístupňování dokumentů. Platforma by měla zabránit tomu, aby byly citlivé dokumenty okamžitě zveřejněny na adreseZařízení a ponechány bez dozoru. Místo toho by dokumenty tiskové úlohy měly zůstat chráněny, dokud je nezpřístupní oprávněná osoba Uživatel .

V hybridních prostředích je třeba také prověřit, co se děje s tiskovými daty mimo centrální server. Lokální Sestavení fronty, nespravované fronty a nekontrolované kopie dokumentů mohou ohrozit jinak bezpečnou architekturu. Cílem by měla být důsledná kontrola nad dokumentem po celou dobu jeho tiskového životního cyklu. 

Proč je při zabezpečení tisku důležitá nezávislost na dodavateli?

Prostředí typu „Zabezpečený tisk “ by nemělo nutit organizaci ke standardizaci celého svého hardwarového parku na produkty jednoho výrobce.

Velké organizace obvykle provozují smíšené flotily tiskáren napříč pobočkami, lokalitami a generacemi zařízení. Platforma pro správu tisku by měla v celém tomto prostředí zajišťovat jednotné bezpečnostní zásady a pracovní postupy, místo aby bezpečnost závisela na tom, která tiskárna je nainstalována.

Neutralita vůči dodavatelům hraje důležitou roli také v případě, že organizace vyměňují nebo konsolidují zařízení. Pokud je tisková platforma úzce svázána s jedním hardwarovým ekosystémem, může se výměna zařízení stát rozsáhlejším infrastrukturním projektem, než je nutné.

Platforma, která funguje v rámci smíšeného parku zařízení, dokáže centralizovat Ověřování identity, Zabezpečený tisk vydávání aktualizací, zásady, monitorování a pracovní postupy související s dokumenty, aniž by bylo nutné vytvářet samostatné přístupy ke správě pro různé typy hardwaru.

To snižuje závislost na hardwaru a poskytuje IT týmům větší flexibilitu při změnách vozového parku.

Jak by měla platforma řešit automatizaci pracovních postupů a digitalizaci dokumentů?

Správa tisku by neměla končit v okamžiku, kdy se dokument dostane do tiskárny. Stejná platforma by měla organizacím pomáhat řídit, co se s dokumenty děje před i po tisku, zejména tam, kde je skenování a digitalizace součástí každodenních procesů. 

Hledejte funkce, které umožňují směrovat dokumenty na předem stanovená místa určení, automatizovat pracovní postupy skenování, zpracovávat naskenovaný obsah a omezit ruční práci. Například technologie OCR dokáže převést text obsažený v naskenovaných dokumentech na informace čitelné pro počítač, které mohou zpracovávat další systémy.

To je důležité, protože zbytečný tisk je často příznakem neefektivních procesů zpracování dokumentů. Pokud budou zaměstnanci schopni bezpečně digitalizovat, zpracovávat a předávat informace v digitální podobě, může se snížit potřeba tisknout, manipulovat, skenovat a ručně znovu zadávat tytéž informace. 

Automatizaci pracovních postupů by proto bylo třeba posuzovat jako součást správy tisku.

Které funkce v oblasti dodržování předpisů a auditu jsou nezbytné?

Správci by měli být schopni zjistit, kdo se do systému přihlásil, jaká oprávnění měl a co se dělo s dokumenty v daném prostředí. Řízení přístupu na základě rolí pomáhá omezit správcovská a provozní oprávnění v souladu s povinnostmi jednotlivých uživatelů.  

Stejně důležité jsou i auditní stopy. 

Poskytují přehled o aktivitách a mohou organizacím pomoci při vyšetřování incidentů nebo při prokázání, že jsou zavedena odpovídající kontrolní opatření.

Ochrana údajů by měla pokrývat celý životní cyklus dokumentu, včetně komunikace a uložených údajů. MyQ Bezpečnostní dokumentace společnosti Xnapříklad popisuje šifrování dat v klidu a šifrování dat typu „end-to-end“ ( Ověřování identity), řízení přístupu a auditování.

Konkrétní požadavky na dodržování předpisů se budou lišit v závislosti na organizaci a odvětví, v němž působí, avšak základní princip zůstává stejný: bezpečnostní opatření musí být prokazatelná, spravovatelná a auditovatelná.

V čem selhávají slabá nebo zastaralá řešení

Ne každá architektura správy tisku je navržena pro dnešní distribuovaná prostředí. 

Některé běžné postupy vedou ke zbytečné složitosti: 

• Architektury s agenty typu „per-Zařízení “: Hromadění více aktualizací pro jednotlivá zařízení může s růstem nebo změnami vozového parku zvýšit nároky na nasazení a údržbu. To může znamenat větší administrativní zátěž a vyšší riziko konfiguračních problémů. 

• Bezpečnost dodaná dodatečně: Pokud je bezpečnost považována za doplňkový modul namísto součásti architektury platformy, může dojít k roztříštěnosti kontrolních mechanismů mezi různými komponenty. 

• Platformy vázané na hardware od jediného dodavatele: Příliš úzké propojení správy a zabezpečení s jedním hardwarovým ekosystémem může způsobit, že změny ve flotile budou mít větší dopad na provoz a omezí budoucí možnosti výběru z nabídky Zařízení . 

• Systémy určené výhradně pro lokální provoz, které byly přizpůsobeny pro hybridní práci: Systémy navržené pro pevné, centralizované kancelářské prostředí mohou vyžadovat dodatečnou infrastrukturu a provizorní řešení, když organizace přecházejí na prostředí hostovaná v cloudu nebo distribuovaná.

Náklady nejsou pouze technického rázu. Tato architektonická omezení mohou zvýšit pracovní zátěž helpdesku, zpomalit nasazení a změny v kancelářích a zkomplikovat udržování jednotných bezpečnostních opatření a kontrol dodržování předpisů.

Jak společnost „ MyQ “ proměnila správu tisku v zlepšení provozních procesů

Společnost Orion Group Holdings využil MyQ X k centralizaci správy tisku ve svém rozptýleném prostředí, k posílení zabezpečení dokumentů a ke zlepšení přehledu o provozu Zařízení a nákladech na tisk.

Výsledná implementace zahrnovala zabezpečený systém Uvolněný tisk, centralizovanou správu tiskových zařízení, automatizované přidělování tiskáren, proaktivní upozornění Zařízení , projektové účtování a automatizované pracovní postupy pro práci s dokumenty.

Tento projekt je spojen s předpokládaným snížení množství odpadu z papíru a toneru a odhadovanou úsporu 20–25 hodin práce IT správců měsíčně.

Tyto výsledky ukazují, proč by se hodnocení nemělo omezovat pouze na otázku, zda je platforma schopna spravovat tiskárny. Užitečnější otázkou je, jaké změny může platforma přinést v širším prostředí tisku a práce s dokumenty v rámci celé organizace.

Platforma typu „Zabezpečený tisk “ by měla zapadat do bezpečnostní architektury organizace, fungovat na všech jejích stávajících hardwarových zařízeních, přizpůsobit se jejímu modelu nasazení, podporovat pracovní postupy s dokumenty a poskytovat kontrolní mechanismy nezbytné pro zajištění odpovědnosti a dodržování předpisů.