Das Gesicht der Digitalisierung
in den Unternehmen von heute

Das bedeutet scheinbar endloses Kopieren von Adressen, Beträgen und Kontakten in eine Excel-Tabelle, Eingeben von Hunderten von Ziffern in verschiedene Buchhaltungssysteme und so weiter. Wenn Sie das schon einmal erlebt haben, wissen Sie, wovon wir sprechen. Wenn es sich nur um eine Handvoll Dokumente handelt, können Sie es als eine Art Dehnungsübung für Ihre Finger betrachten. Aber wenn die Stapel der zu bearbeitenden Papiere wachsen, nimmt nicht nur die Belastung für die Handwurzel proportional zu, sondern auch die demotivierende, eintönige Arbeit für die Mitarbeiter, die mehr Raum für Fehler bietet und ihnen Zeit raubt, die sie sinnvoller verbringen könnten.

Weg vom Papier und rein ins System

Ein gutes Beispiel für ein informationsreiches Dokument ist eine Rechnung. Fast alle Unternehmen müssen Rechnungen in irgendein internes System einspeisen, so dass die Übertragung der Daten in digitale Form eine offensichtliche Anforderung darstellt. Das Gleiche gilt beispielsweise für Verträge, deren Inhalt weiterverarbeitet werden muss, sei es in einem Handelsunternehmen oder in einer Bank. Natürlich werden die meisten dieser Dokumente gescannt, aber mit dem Einscannen eines physischen Dokuments und der Erstellung einer elektronischen Kopie ist es bei der modernen Digitalisierung noch lange nicht getan.

Vor einigen Jahren kam die OCR-Technologie (Optical Character Recognition ) der manuellen Transkription zu Hilfe und ermöglichte es, Textinformationen aus einem gescannten Dokument zu extrahieren und in eine bearbeitbare Form zu bringen. Jetzt nimmt der Buchhalter die Rechnung aus dem Umschlag, scannt sie ein, die OCR "zerkleinert" die Informationen auf dem Papier in das DOCX- oder PDF-Format, und dann ist es möglich, damit im Computer weiterzuarbeiten. Auch wenn die Finger des Buchhalters dabei ein wenig aufatmen mögen, so warten doch noch viele Klicks und manuelle Vorgänge auf ihn.

Digitalisierung mit allem Drum und Dran

Die Verarbeitung physischer Daten in elektronischer Form kann mit noch größerer Eleganz durchgeführt werden. MyQ hat es sich zur Aufgabe gemacht, seinen Nutzern zu helfen, sich auf das zu konzentrieren, was sie am besten können, und bietet ihnen daher eine moderne Digitalisierung und Automatisierung der Arbeit mit Dokumenten. Mit der fortschrittlichsten Version von Ultimate aus der MyQ X-Familie muss ein Mitarbeiter nur noch einen einzigen Knopf auf dem Druckerpanel drücken, und die Daten des Papierdokuments landen genau dort, wo sie hingehören - egal ob das Ziel ein Cloud-Speicher oder ein ECM/DMS-System ist.

MyQ X scannt das Dokument, lässt es durch eine fortschrittliche OCR laufen und sendet dann die extrahierten Daten direkt in die entsprechenden Felder, z. B. in eine Datenbank oder Tabelle. Das System ist in der Lage, Zonen zu erkennen, die gescannt und konvertiert werden müssen - weit über den reinen Text hinaus - und erkennt Stempel, Unterschriften, Kontrollfelder, Barcodes und sogar QR-Codes. Diese Funktionalität von MyQ X Ultimate bei der Verarbeitung von Rechnungen sowie von Formularen, Briefen und anderen standardisierten Dokumenten wird von Behörden, Banken und allen Arten von Serviceschaltern geschätzt werden.

Das Tüpfelchen auf dem "i" ist, dass die Software erkennen kann, um welche Art von Dokument es sich handelt, so dass der Mitarbeiter nichts mehr sortieren muss. Er oder sie legt einfach alle Dokumente in den Einzug und MyQ transportiert sie sicher und selbstständig zum virtuellen Zielort. Das ist echte Digitalisierung von Dokumenten für das 21. Jahrhundert.

Vom Binder zur Ikone

Mit der immer schnelleren Verlagerung in den digitalen Raum verschwindet auch das übliche Inventar eines jeden traditionellen Büros - riesige Schränke voller Ordner und Aktenordner. Diese Papphüter von Verträgen, Rechnungen und Briefen nehmen langsam aber sicher die Form von virtuellen Ordnerhüllen an. Papierunterlagen wie Quittungen oder Reisekostenabrechnungen müssen nicht mehr die Taschen von Plastikordnern füllen, sondern können einfach in virtuelle Ordner im elektronischen Speicher hochgeladen werden. Hier können die Mitarbeiter sie selbst ablegen und anderen Kollegen zur Verfügung stellen.

Die gemeinsame Nutzung von Dateien im lokalen Netz ist natürlich nichts Neues. Aber auch diese muss neu belebt und an die neuen, so genannten hybriden Arbeitsplätze angepasst werden, an denen die Mitarbeiter abwechselnd im Büro und aus der Ferne arbeiten. Fernzugriff und VPNs mit schwankender Zuverlässigkeit oder hohen Betriebskosten sind wohl kaum die ideale Lösung. Daher sind Cloud-Technologien auf dem Vormarsch, die einen zuverlässigen Zugriff auf Unternehmensdaten überall dort ermöglichen, wo eine Internetverbindung verfügbar ist. Alles, was Sie tun müssen, ist, sich sicher beim Cloud-Dienst anzumelden, und schon ist die nahtlose Zusammenarbeit mit Kollegen möglich, selbst wenn diese 300 km entfernt sind.

Bequemes Drucken/Scannen von Ihrem Telefon aus 

Die veränderte Arbeitsweise hat sich auch auf die Bearbeitung von Dokumenten ausgewirkt, die bisher von der physischen Anwesenheit eines Kopierers im Büro abhängig war, was für Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, ein Hindernis darstellen kann. Auch hier kann die Cloud Flexibilität und Komfort bieten. Sie macht es möglich, das gesamte Büro buchstäblich in die Tasche zu stecken und Dokumente von überall aus zu verwalten, direkt von einem Mobiltelefon aus - sei es beim Scannen oder bei der Vorbereitung von Dokumenten für den Druck. Die mobile Anwendung MyQ Roger bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Scan- und Druckanforderungen bequem von Ihrem Handy aus zu erledigen. 

So können Sie beispielsweise einen Auftrag oder einen Lieferschein, den Sie gerade bei einem Treffen mit einem Partner unterschrieben haben, direkt mit der Kamera Ihres Mobiltelefons einscannen und an einen gemeinsamen Ordner im OneDrive des Unternehmens senden, von wo aus er von der Logistik und anderen Abteilungen übernommen werden kann. Oder es stapeln sich im Homeoffice Dokumente von Ihrem Vorgesetzten, die Sie unterschreiben müssen. Sie müssen sie nirgendwo notieren - in der MyQ Roger-Anwendung können Sie sie sofort in der Arbeitswolke finden und sie bequem von Ihrem Wohnzimmer aus an die Druckwarteschlange senden. Wenn Sie im Büro ankommen, melden Sie sich mit Ihrem Mobiltelefon an einem Drucker an, auf dem MyQ Roger läuft, und geben die Dokumente sicher aus der Warteschlange frei. Wenn Sie weiter mit dem Drucker arbeiten wollen, sagen Sie ihm einfach von Ihrem Handy aus, was er für Sie tun kann.

Als echter intelligenter digitaler Arbeitsplatz-Assistent arbeitet MyQ Roger vollständig in der öffentlichen Cloud, so dass Sie es überall zur Hand haben, wo Sie hingehen. Außerdem handelt es sich um eine offene Plattform, die ständig erweitert wird, neue Tools implementiert und ihren Nutzern immer mehr Raum für die digitale Umgebung bietet.

MyQ macht die echte Digitalisierung und Verwaltung von Dokumenten zu einer Angelegenheit von ein paar Klicks. Im Büro kümmert sich MyQ X Ultimate um die präzise Digitalisierung und die automatische Sortierung der Daten in die richtigen Systemschubladen, und wenn Sie der Cloud-Zusammenarbeit mit Kollegen eine neue Dimension geben wollen, ist MyQ Roger für Ihr Telefon da.

ICH MÖCHTE MIT MEINER DIGITALISIERUNG BEGINNEN