Erfolgreich mit einer Multivendor-Druckerflotte

Im Optimalfall würden Vertreter des Bürogerätevertriebs am liebsten die gesamte Multifunktionsdruckerflotte ihres Kunden komplett austauschen - und die Druckverwaltungslösung - alles von einem einzigen bevorzugten Anbieter oder OEM. Zumindest auf dem Papier wäre dies die einfachste und sauberste Lösung. Und Analysten zufolge würden sowohl die Unternehmen als auch die Anbieter von Druckmanagementlösungen diese Lösung bevorzugen. 

Aber oft ist das nicht der Fall. Wir leben in einer suboptimalen Welt, in der Budgetbeschränkungen und begrenzte Hardwareverfügbarkeit die Auswahl und die IT-Infrastruktur bestimmen - und dazu gehören auch Multifunktionsdrucker (MFPs) und ihre Verwaltungssoftware.  

Lassen Sie uns über diese Multifunktionsdrucker sprechen

Viele Unternehmen haben zwar eine gemischte MFP-Flotte, aber es ist nicht klar, wie verbreitet diese Multivendor-Flotten sind. Back-of-the-Cover-Berechnungen haben ergeben, dass die Zahl bei etwa 40 % liegt - und sie könnte noch viel, viel höher sein.

Ein Großteil dieser Mischung ist darauf zurückzuführen, wie die Druckerflotten im Laufe der Zeit aufgebaut werden. " Die meisten Unternehmen entwickeln sich organisch, so dass eine typische Flotte aus Druckern und Multifunktionsgeräten verschiedener Anbieter besteht", sagt Sharon McNee, Research Manager, IDC Europe. "Diese Hardware wurde auf verschiedene Weise und mit unterschiedlichen Vertragslaufzeiten erworben, was zu einer Koexistenz von alten und neuen Geräten führt."

Darüber hinaus erschütterte die weltweite Verknappung von Halbleiterchips auch die Druckerindustrie. Die Hersteller waren gezwungen, ihr begrenztes Angebot auf verschiedene Produktlinien aufzuteilen, bestimmte Modelle waren nicht verfügbar, und die Preise stiegen insgesamt sprunghaft an. " Es war eine unerwartete Gelegenheit, eine gemischte Flottenumgebung auf der Grundlage der Geräteverfügbarkeit verschiedener Hersteller aufzubauen", so Louella Fernandes, Direktorin der Beratungsfirma Quocirca.

Es ist nicht so, dass die Unternehmen oder Hersteller versuchen, ihre Druckerflotten vielfältiger zu gestalten. " Sie bemühen sich um eine Rationalisierung der Flotten, indem sie die Gesamtzahl der Marken und Modelle reduzieren, aber selbst nach dieser Maßnahme werden die meisten Flotten immer noch Hardware von mindestens zwei Anbietern umfassen", so McNee weiter. "Hinzu kommt, dass kein einziger Druckdienstleister alle erforderlichen Hardwaretypen liefern kann, so dass eine völlig homogene Flotte nur sehr selten vorkommt."

Gemischte Flottenprobleme gehen über die Hardware hinaus

Eine vielfältige Druckerflotte ist mehr als eine gemischte Wundertüte an Hardware. " Eine gemischte Flottenumgebung erfordert oft einen Flickenteppich aus Software und Treibern für verschiedene Marken und Geräte - nicht zu vergessen die Herausforderungen bei der IT-Verwaltung, die Sicherheitslücken, die Verbrauchsmaterialien und die zunehmende Umweltbelastung", erklärt Fernandes von Quocirca. Es gibt auch gesellschaftliche Kräfte, mit denen die Unternehmen zu kämpfen haben. " Die Verlagerung zur Telearbeit und eine verteilte Belegschaft schaffen mehr Herausforderungen bei der Verwaltung einer Druckinfrastruktur mit mehreren Anbietern", sagte sie.  

Eine Umfrage von Quocirca ergab, dass die Mehrheit (61 %) der befragten Unternehmen über eine einheitliche Druckeinrichtung verfügt - eine standardisierte Flotte mit einer einzigen verwalteten Drucklösung. Allerdings hatten 31 % der Unternehmen eine Druckerflotte mit mehreren Anbietern und einer einzigen Drucklösung. Darüber hinaus hatte ein kleiner Teil der Unternehmen (8 %) einen operativen Gulasch aus mehr als einem Drucklösungsanbieter. 

Unabhängig davon, ob sie direkt vom OEM bezogen wird oder eine unabhängige, markenunabhängige Lösung ist - eine verwaltete Drucklösung muss mindestens zwei oder mehr Druckermarken bedienen können. " Das Ziel ist es, die Hardware-Vielfalt mit einer zentralen Druckmanagement-Plattform zu vermindern, die eine Multivendor-Umgebung mit einer konsistenten Benutzererfahrung unabhängig von Gerät oder Marke unterstützen kann", so Fernandes.

Alltägliche Probleme mit einem Fuhrpark mit mehreren Anbietern

In vielen Fällen ist die Entstehung einer herstellerübergreifenden Flotte in der Regel eine Ad-hoc-Entscheidung, ein nicht strategisch geplantes Ergebnis der geschäftlichen und wirtschaftlichen Realität. Dennoch bringt der Betrieb einer Multivendor-Flotte eine Reihe spezifischer Herausforderungen mit sich, die sich als Nutzen, Kosten und Auswirkungen charakterisieren lassen.  

Auf der positiven Seite gibt es drei Hauptvorteile, auf die Fernandes hinweist. Es können Ausgaben eingespart werden, da es für ein Unternehmen einfach zu kostspielig sein kann , auf eine einzige OEM-Marke umzusteigen. Einige spezielle Druck- und Scangeräte sind möglicherweise nicht beim Hauptlieferanten des Unternehmens erhältlich. Drittens kann die Markenvielfalt ein Unternehmen davon befreien, zu sehr an einen einzigen Anbieter gebunden zu sein. 

Während die meisten dieser Vorteile - ob geplant oder nicht - finanzieller Natur sind, werden viele der Betriebskosten direkt von den Systemadministratoren getragen. Diese Kosten können durch zusätzliche Arbeitsbelastung oder höhere Wartungsbudgets entstehen, da sie mit den konkurrierenden Anforderungen von Endbenutzern und verschiedener Hardware jonglieren müssen. Aus buchhalterischer Sicht sind diese Kosten verhältnismäßig viel einfacher zu erfassen. Einige der wichtigsten - und schwer zu kalkulierenden - Auswirkungen einer Multivendor-Flotte sind die Einschränkungen, die ein Unternehmen und seine Mitarbeiter bei der Erstellung effektiver Workflows mit ihren gedruckten und digitalisierten Dokumenten haben.

Hier sind die wichtigsten Problembereiche, die von Analysten und technischen Experten von MyQ ermittelt wurden:

Inkompatible Geräte und Treiber - Die größte Herausforderung besteht darin, Drucker verschiedener OEMs dazu zu bringen, innerhalb eines einzigen Unternehmensnetzwerks miteinander zu kommunizieren. Die Antwort darauf erfordert oft ein Ausprobieren verschiedener universeller Druckertreiber. Die spezifischen Arten von Treibern können auch je nach der spezifischen Mischung von OEMs innerhalb der Druckerflotte variieren. " Durch die Implementierung eines universellen Druckertreibers und eines Freigabemechanismus können Kompatibilitäts- und Verwaltungsprobleme umgangen werden, die durch unterschiedliche Sicherheitsniveaus bei verschiedenen Treiberkonfigurationen entstehen", erklärt McNee von IDC.  

Verwirrende Benutzererfahrung - Der Anmelde- und Workflow-Prozess kann sich von Gerät zu Gerät erheblich unterscheiden. Jeder OEM hat eine eigene MFP-Anzeigeoberfläche und einen eigenen Arbeitsablauf für Kopier-, Druck-, Fax- und Scanvorgänge, da die Betriebssysteme der Geräte unterschiedlich sind. Dies kann die Automatisierung und Synchronisierung von Arbeitsabläufen auf verschiedenen MFPs erschweren oder unmöglich machen. "Die Bedienung von Geräten in einer gemischten Flotte kann sehr verwirrend sein, da die Mitarbeiter oft lernen müssen, mehr als eine einzige Benutzeroberfläche zu verstehen und damit umzugehen. Zu wissen, welches Gerät für die verschiedenen Arten von Druckaufträgen zu verwenden ist, ist ebenfalls eine steile Lernkurve, die eine anfängliche und kontinuierliche Anleitung erfordert", fügt McNee hinzu.

Erforderliches praktisches Management - Ein Mix von OEMs kann dazu führen, dass Systemadministratoren direkten Zugriff auf die einzelnen MFPs haben müssen, um Treiber zu installieren, den Verbrauchsmaterialverbrauch zu berechnen und die erforderliche Wartung durchzuführen. "Die Integration kann kompliziert sein. Es kann leicht zu einem Mangel an Kontrolle kommen, wenn kein zentrales Berichtssystem vorhanden ist", so Fernandes von Quocirca.

Eingeschränkte Mobilität der Endbenutzer - Die mobilen und hybriden Mitarbeiter von heute erwarten, dass sie unabhängig vom Schreibtisch und vom MFP arbeiten und eine vereinfachte und sichere Lösung auf ihren Smartphones verwenden können. Die unterschiedlichen MFP-Funktionen der einzelnen OEMs machen die Mobilitätsoptionen begrenzt und uneinheitlich, wenn ein Unternehmen über Flotten mehrerer Hersteller verfügt. 

Erhöhte Sicherheitsrisiken - Die Aufrechterhaltung der Systemsicherheit ist schwieriger, wenn es eine größere Anzahl von Updates und Patches gibt. Darüber hinaus erhöht die Installation von Hunderten einzelner Druckertreiber die Wahrscheinlichkeit, dass Systemadministratoren Microsofts Print Spooler zum Austausch von Treibern missbrauchen und eine PrintNightmare-Situation schaffen. 

Multivendor-Flotten haben eine Lösung mit MyQ X 

Das ultimative Ziel in einer Multivendor-Umgebung ist es, ein nahtloses Benutzererlebnis zu gewährleisten, das über alle Geräte und Marken hinweg konsistent bleibt, unabhängig von allen Variationen oder Unterschieden. Hier ist MyQ in seine Rolle als führende unabhängige Druckmanagementlösung hineingewachsen. Die neueste Version von MyQ X bietet eine Reihe von Vorteilen, die besonders für Unternehmen mit einem gemischten oder älteren Druckerportfolio wertvoll sind - und diese Vorteile gelten für das gesamte Spektrum von Wiederverkäufern, IT-Administratoren, Management und Endbenutzern. Hier sind einige dieser MyQ-Vorteile:  

• Flexible und schnelle Installation - Die automatische Druckererkennung erleichtert die Installation von MyQ X in einer Flotte verschiedener Hersteller. Außerdem ist sie effizient und sicher. Mit MyQ müssen Administratoren nicht Hunderte von einzelnen Druckertreibern installieren. 
• Zentrale Verwaltung - Sie haben den Überblick über alle angeschlossenen MFPs - täglicher Betrieb, proaktive Wartung, Verwendung von Verbrauchsmaterial und Benutzerkonten - über eine einzige Benutzeroberfläche für Ihre Systemadministratoren. Das spart Zeit, reduziert die Ausfallzeiten der Geräte und senkt die Kosten. 
• Einheitliche Benutzererfahrung - MyQ X dient als einheitliche Lösung, die es den Benutzern ermöglicht, ihre täglichen Aufgaben problemlos zu erledigen, unabhängig von der Marke oder dem Modell ihres MFP. Mit einer einzigen, benutzerfreundlichen Oberfläche können die Benutzer problemlos durch eine breite Palette von Multifunktionsgeräten verschiedener Hersteller navigieren.
• Workflow-Automatisierung und Digitalisierung - Mit den personalisierten und automatisierten Workflows von MyQ X werden Sie von sich wiederholenden Aufgaben befreit. Administratoren können ganz einfach benutzerdefinierte Workflows für die täglichen Kopier-, Fax- und Scanaufgaben erstellen, z. B. das automatische Speichern von Scans an vordefinierten Zielen. Das spart Zeit und reduziert den Bedarf an manuellen Eingaben am MFP.
• Einfacher Zugang und sicheres Drucken - Schneller in Betrieb nehmen. MyQ X ermöglicht eine schnelle und bequeme Authentifizierung per PIN, Passwort, Karte und QR-Code-Anmeldung über ein Smartphone. Die Endbenutzer haben nicht nur eine vereinfachte Anmeldung und Benutzererfahrung, sondern dank Pull-Printing wird auch ihre Sicherheit erhöht. 
• Mobiles Drucken für alle - MyQ X Mobile Client ermöglicht es Benutzern, Druckaufträge und Einstellungen zu ändern und sicheres Pull-Printing auf ihren eigenen Smartphones durchzuführen, während sie sich nicht an ihrem Schreibtisch oder am MFP befinden - sogar für Drucker ohne integriertes Terminal.
• Schauen Sie, bevor Sie drucken - Die Druckvorschau-Funktion spart Papier und sorgt für weniger Verwirrung, indem sie den Benutzern eine Vorschau am eingebetteten MFP-Terminal oder auf ihren Smartphones bietet.
• Erweiterte Notfallplanung - Machen Sie sich keine Sorgen über Ausfallzeiten, die die Druck-, Kopier- und Abrechnungsprozesse stören. Der Desktop-Client von MyQ X und die Spooling-Funktion für Geräte - kombiniert mit lokaler Auftragsanalyse, Fallback-Druck und Offline-Anmeldung - sorgen dafür, dass der Betrieb auch bei ungeplanten Netzwerkunterbrechungen weiterläuft.   
• Verbessertes MS Universal Print-Erlebnis - Erleben Sie ein sicheres Remote-Druckerlebnis dank der Integration von Microsofts Universal Print-Service und dem MyQ X Universal Print Connector. Die Integration ermöglicht sicheres Pull-Printing zusammen mit Remote-Printing-Funktionen von jedem Standort aus, sogar in Zero Trust-Netzwerken - ein großer Vorteil für ältere Drucker, die MS Universal Print nicht nativ unterstützen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Ihre Multivendor-Flotte mit MyQ X reibungsloser arbeiten kann, kontaktieren Sie uns einfach!

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