El verdadero coste de la configuración de una impresora: ¿es realmente posible eliminar el desperdicio?

En todos los sectores, una tarea operativa sigue consumiendo más recursos de TI de lo esperado: la implementación y mantenimiento de impresoras. Aunque la impresión sigue siendo esencial, el proceso de configuración que hay detrás suele pertenecer a la panteriordécada década anterior. Muchos equipos de TI siguen gestionando 50 a 300 colas de forma manual, reconstruyen las asignaciones después de las actualizaciones del sistema operativo, vuelven a empaquetar los controladores, yy mantienenen o GPO que nunca fueron diseñados para entornos de trabajo modernos y distribuidos.

El impacto financiero es mucho más profundo de lo que la mayoría de los ejecutivos creen. Las investigaciones muestran que por cada 1 dólar que se gasta en impresión, las organizaciones gastan entre 9 y 15 dólares en la gestión de su entorno de impresión, la mayor parte de ese gasto está relacionado con la mano de obra de TI, la resolución de problemas y los gastos generales operativos. En flotas grandes, los modelos de implementación ineficientes pueden costar hasta 50 000 dólares al año por cada 100 impresoras, simplemente debido a la administración repetitiva y a la complejidad de mantener todo coherente y seguro.  

Ahora imagine una realidad diferente. Un mundo en el que la implementación de impresoras ya no requiere conocimientos de programación ni horas de configuración manual. Donde las colas adecuadas aparecen automáticamente en función de la ubicación, el segmento de red o la función del usuario. Donde las actualizaciones del sistema operativo no interrumpen las asignaciones, los inicios de sesión no se ralentizan por las instalaciones de colas y las conexiones BYOD no requieren tickets de soporte técnico. Un mundo en el que la implementación masiva se convierte en algo rutinario en lugar de disruptivo.  

En un entorno así, la configuración de las impresoras dejaría de ser una tarea recurrente y pesada para convertirse en un flujo de trabajo optimizado y predecible que favorece el crecimiento de la organización en lugar de ralentizarlo. Esto podría significar: 

• Implementación de cientos de impresoras en minutos en lugar de días. 
• Capturar los controladores una vez y reutilizarlos en toda la organización. 
• Poner en marcha nuevos edificios, campus o sucursales con el mínimo esfuerzo. 
• Reducción de las solicitudes de asistencia técnica causadas por colas interrumpidas o controladores obsoletos. 

Las organizaciones eliminarían gastos generales innecesarios, reforzarían la seguridad y acelerarían los ciclos de implementación en múltiples sitios. Y los profesionales responsables de realizar implementaciones a gran escala (especialmente aquellos que gestionan varios entornos de clientes) obtendrían por fin una forma de trabajar más eficiente, repetible y rentable.  

Aunque el sector aún no ha resuelto por completo estos retos, ya hay muchas cosas que los equipos de TI y los proveedores de servicios pueden hacer hoy en día, como estandarizar las versiones de los controladores, optimizar las estructuras de las colas, consolidar las colas directas y utilizar herramientas de gestión de impresión centralizadas, lo que puede reducir drásticamente el caos. Los socios que desarrollan plantillas de implementación coherentes, paquetes de controladores preconfigurados y flujos de trabajo de incorporación estructurados suelen informar de plazos de proyecto más cortos y menos tickets posteriores a la instalación.  

Estas mejores prácticas no eliminarán todas las complejidades, pero ayudan a las organizaciones a crear infraestructuras seguras, implementar más rápido y ofrecer mejores experiencias de usuario.  

El cambio hacia entornos de impresión más inteligentes y automatizados está en marcha, y quienes refuercen ahora sus bases estarán mejor posicionados para lo que venga después. 

Próximamente habrá más información. Manténgase al tanto.