PrintSharing: un enfoque práctico para la impresión de invitados y pública

O bien se restringe el acceso para proteger la red, o bien se introducen soluciones alternativas que generan riesgos y una carga operativa adicional. En ambos casos, la experiencia rara vez es la ideal.

Los usuarios ya no esperan tener que instalar controladores, descargar aplicaciones o crear cuentas solo para imprimir un único documento. Esperan que el proceso sea inmediato, sencillo y predecible.  

PrintSharing, deMyQ Roger, está diseñado para esta realidad. 

El problema de la impresión para visitantes tradicional

La impresión para invitados suele basarse en métodos obsoletos.

Se pide a los visitantes que se conecten a las redes internas, instalen controladores de impresora o envíen archivos a un miembro del personal para su impresión manual. Estos métodos suponen una molestia para los usuarios y generan responsabilidades adicionales para los equipos de TI y el personal de recepción. 

En entornos con mucho tráfico, como aeropuertos, campus universitarios, hoteles y espacios de coworking, esto se vuelve rápidamente difícil de gestionar.

Permitir el acceso de dispositivos no registrados a las redes corporativas conlleva riesgos de seguridad. Los procesos manuales ralentizan las operaciones. Y, sin controles claros, los costes de impresión pueden aumentar sin que se tenga una visión clara de la situación. 

Estos retos no son nuevos, pero se han hecho más evidentes a medida que los entornos se han ampliado y las expectativas de los usuarios siguen aumentando. 

Un modelo diferente para la impresión pública 

En lugar de depender de controladores o aplicaciones, la impresión se gestiona a través de un flujo de trabajo basado en códigos QR y el navegador. Los usuarios escanean un código QR, suben su documento y completan el proceso de impresión directamente desde su dispositivo. Sin instalación, sin registro y sin depender de sistemas internos. 

Desde el punto de vista del usuario, el proceso es sencillo. Desde el punto de vista de la organización, sigue siendo un proceso controlado y seguro. 

Diseñado para entornos con movimiento constante

Los usuarios llegan, realizan una tarea y se marchan. No forman parte de la infraestructura de la organización y no tienen tiempo para familiarizarse con el sistema. PrintSharing se ha diseñado teniendo en cuenta este comportamiento.

Elimina la necesidad de un proceso de incorporación y reduce la interacción a unos pocos pasos claros. Esto se ajusta a lo que los usuarios esperan de los servicios modernos, en los que el acceso es inmediato. 

Seguridad sin concesiones 

Los enfoques tradicionales suelen requerir abrir partes de la red o introducir excepciones para dispositivos no incluidos en la lista. Esto genera un riesgo constante que resulta difícil de controlar.

PrintSharing evita esto al funcionar en un entorno aislado, en el que las sesiones de los usuarios están separadas y no interactúan con la red interna.

Los documentos se procesan durante la sesión y se eliminan una vez finalizado el trabajo. Esto reduce el riesgo de que los datos permanezcan almacenados y ayuda a garantizar que los documentos confidenciales no se conserven tras su uso. 

De centro de costes a servicio gestionado 

Gestionar los pagos manualmente, tramitar las devoluciones o asignar personal para ayudar con la impresión puede acabar superando rápidamente el valor del propio servicio. 

PrintSharing aporta una perspectiva diferente.

Gracias a los pagos móviles integrados, la impresión puede funcionar como un servicio de autoservicio. Los usuarios pagan directamente a través de su dispositivo y las transacciones se gestionan automáticamente.

Esto elimina la necesidad de gestionar los pagos manualmente y reduce la carga operativa del personal. Al mismo tiempo, permite a las organizaciones recuperar costes o generar ingresos a partir de un servicio que antes resultaba difícil de gestionar. 

Reducción de los gastos generales de funcionamiento 

El personal que se encarga de atender las solicitudes de impresión, gestionar los trabajos fallidos o tramitar los reembolsos son ejemplos de tiempo dedicado a tareas de escaso impacto. Al pasar a un modelo de autoservicio, PrintSharing elimina gran parte de esta carga administrativa. 

Los usuarios gestionan sus propias impresiones de principio a fin. Los equipos de TI no tienen que ocuparse de configuraciones complejas de acceso para invitados. El personal puede centrarse en sus responsabilidades principales en lugar de dedicarse a atender las solicitudes de impresión rutinarias. 

El resultado es un funcionamiento más eficiente sin añadir complejidad.  

Diseñado para adaptarse a diferentes ubicaciones 

Las organizaciones con varias sedes suelen enfrentarse a retos adicionales. Es posible que sea necesario gestionar los precios, las políticas y las configuraciones por separado para cada sede. Esto aumenta la carga administrativa y da lugar a inconsistencias. 

PrintSharing permite una gestión centralizada, lo que permite a las organizaciones definir normas y aplicarlas en múltiples ubicaciones. Esto facilita mantener la coherencia al tiempo que se adapta a las necesidades específicas de cada entorno.   

Un modelo acorde con las expectativas actuales 

PrintSharing refleja un cambio más amplio en la forma en que se prestan los servicios. Los usuarios esperan un acceso inmediato. Las organizaciones exigen seguridad y control. Los equipos de TI necesitan soluciones que reduzcan el mantenimiento en lugar de aumentarlo.  

Al eliminar pasos innecesarios y centrarse en resultados prácticos, PrintSharing ofrece un modelo que se adapta a la forma en que las personas interactúan con la tecnología hoy en día. 

Simplifica el acceso para los usuarios, reduce la carga operativa para las organizaciones y mantiene el nivel de control necesario en entornos profesionales.