Reducir el número de incidencias en el servicio de asistencia técnica gracias a una mejor experiencia de impresión

Cuando la experiencia de impresión varía según los dispositivos y los grupos de usuarios, los equipos de TI tienen que responder a más preguntas y gestionar más políticas.

Una mejor experiencia de impresión deja claras las normas a los usuarios, al tiempo que ofrece a los administradores control sobre lo que pueden hacer los distintos usuarios. En MyQ X, los administradores pueden definir políticas de « trabajo de impresión » y políticas de impresora para usuarios, grupos y dispositivos específicos. Estas políticas pueden controlar ajustes como el color, la impresión a doble cara, el grapado, el ahorro de tóner, la impresión, la copia, el escaneo y el envío de faxes.

El objetivo no es simplemente hacer que la impresión parezca más sencilla. Se trata de reducir las dificultades innecesarias haciendo que el entorno de impresión sea predecible y que las normas sean más fáciles de gestionar.

¿Cómo puede la gestión de la impresión reducir las solicitudes de asistencia técnica?

MyQ X y MyQ Roger permiten a los administradores crear políticas para usuarios y grupos y aplicarlas a las impresoras seleccionadas. trabajo de impresión Las políticas de usuario pueden definir qué ajustes de impresión pueden modificar los usuarios, mientras que las políticas de impresora pueden determinar qué acciones están disponibles en dispositivos concretos. Las políticas también pueden priorizarse cuando se aplican varias reglas al mismo usuario o a la misma impresora.

Esto ofrece a los equipos de TI una forma de estandarizar la experiencia de impresión sin tener que tratar a cada usuario o Dispositivo de forma individual.

Por ejemplo, una organización puede impedir que determinados usuarios modifiquen los ajustes de color, impresión a doble cara, grapado o ahorro de tóner, al tiempo que permite a otros grupos conservar esas opciones. Las políticas de impresión pueden controlar por separado si los usuarios pueden imprimir, copiar, escanear o enviar faxes en dispositivos concretos. 

MyQ X también ofrece la función «Mostrar políticas efectivas», que permite a los administradores ver qué políticas se aplican a un usuario y a una impresora concretos. Esto puede facilitar la resolución de problemas relacionados con permisos conflictivos o inesperados.

¿Cómo pueden las organizaciones facilitar la impresión a sus empleados?

La coherencia es importante cuando los empleados utilizan distintos dispositivos o trabajan en diferentes lugares.

MyQ X y MyQ Roger ofrece varios métodos de impresión, entre los que se incluyen la impresión directa, Pull Print, la impresión web y impresión móvil, en función de la configuración de la organización.

Pull Print permite a los usuarios enviar un trabajo a un servidor de impresión (cola ) y liberarlo desde un impresor disponible ( Dispositivo ) tras haber iniciado sesión ( Autenticación).

Los administradores también pueden utilizar políticas para crear un conjunto coherente de normas para diferentes grupos de usuarios. En lugar de confiar en que los empleados comprendan un conjunto diferente de restricciones en cada Dispositivo, los ajustes pertinentes pueden aplicarse de forma centralizada.

Esto también ayuda a evitar soluciones provisionales innecesarias. Cuando los usuarios saben qué pueden imprimir, dónde pueden hacerlo y qué opciones de configuración tienen a su disposición, hay menos motivos para eludir los procesos establecidos o ponerse en contacto repetidamente con el departamento de TI para pedir aclaraciones.

¿Cómo deberían medir las organizaciones el impacto?

La reducción del esfuerzo de asistencia técnica debería medirse con datos operativos, en lugar de basarse en afirmaciones generales sobre el ahorro de costes.

En un entorno de impresión, algunas medidas útiles son:

• Tiempo de implementación: Tiempo que se tarda en configurar y poner en marcha el entorno de impresión necesario 

• Aplicación de políticas: La rapidez con la que las reglas de impresión previstas se aplican de forma coherente a todos los usuarios, grupos y dispositivos 

• Solicitudes de asistencia: Número y tipo de incidencias relacionadas con la impresión antes y después de los cambios en el entorno de impresión 

• Dificultades de los usuarios: Problemas recurrentes señalados por los empleados al enviar o autorizar la impresión trabajos de impresión 

MyQ X ofrece una gestión centralizada de las políticas y herramientas para comprobar que estas se aplican correctamente, lo que proporciona a los administradores una base práctica para gestionar estas áreas.

Lo importante es establecer un punto de referencia antes de modificar el entorno y, a continuación, evaluar si los cambios reducen los problemas recurrentes.

Una mejor experiencia de impresión empieza por un mayor control

La gestión de la impresión no tiene por qué suponer una complicación adicional para los equipos de TI. El enfoque adecuado consiste en facilitar la administración del entorno y su uso por parte de los empleados.

Con MyQ X, las organizaciones pueden centralizar las políticas de impresión, aplicar diferentes reglas a usuarios y dispositivos, gestionar las funciones de impresión disponibles y ofrecer a los usuarios múltiples formas de enviar y liberar trabajos de impresión.

Cuando las normas de impresión son coherentes y claras, los equipos de TI pueden dedicar menos tiempo a resolver problemas evitables relacionados con la configuración y los permisos, y más tiempo a gestionar el entorno documental en su conjunto.