¿Qué es el reconocimiento óptico de caracteres y cómo mejora la gestión de documentos?

En los flujos de trabajo de gestión documental, el OCR puede facilitar una recuperación más rápida de los documentos, un procesamiento automatizado y una gestión más eficiente de la información escaneada. Para las organizaciones que utilizan flujos de trabajo documentales de tipo «MyQ », el OCR puede convertir un documento escaneado, que en un principio es una simple imagen, en información que puede procesarse como parte de un flujo de trabajo más amplio. 

¿Qué es el OCR?

El OCR lee los caracteres de un documento o una imagen escaneados y los convierte en texto digital. En lugar de tratar una página escaneada únicamente como una imagen, el OCR permite que el texto esté disponible para su posterior procesamiento.

Esto resulta especialmente útil cuando las organizaciones necesitan trabajar con información que, en un principio, está en papel. Una vez que un documento se ha escaneado y procesado mediante OCR, su texto puede utilizarse en los flujos de trabajo posteriores, sin que los usuarios tengan que leer e introducir de nuevo la información manualmente. 

¿Cómo mejora el OCR la gestión de documentos?

El OCR puede reducir el trabajo manual que supone la gestión de documentos escaneados, al permitir que su contenido esté disponible para su posterior procesamiento.

En función del flujo de trabajo, el OCR puede admitir: 

• Documentos en los que se pueden realizar búsquedas: El texto de los documentos escaneados se puede reconocer y hacer que sea buscable. 

• Procesamiento automatizado: El texto reconocido puede utilizarse como parte de los flujos de trabajo posteriores del documento. 

• Menos introducción manual de datos: La información contenida en un documento se puede procesar sin que los usuarios tengan que volver a escribirlo todo manualmente. 

• Una gestión de documentos más coherente: El procesamiento automatizado puede reducir los pasos manuales necesarios para organizar y distribuir los documentos. 

• Acceso más rápido a la información: El contenido con función de búsqueda facilita la localización de información en los documentos digitalizados.

La diferencia fundamental es que el OCR no se limita a crear una copia digital de un documento en papel, sino que hace que la información contenida en dicho documento sea utilizable dentro de un flujo de trabajo digital.

Del papel escaneado a la información estructurada 

El valor del OCR aumenta cuando se integra con el procesamiento de documentos y la automatización de los flujos de trabajo.

Un documento escaneado puede partir de una imagen. El OCR puede reconocer el texto que contiene esa imagen, proporcionando información que luego puede utilizarse en el flujo de trabajo documental. Esto puede ayudar a las organizaciones a procesar los documentos en función de su contenido, en lugar de depender exclusivamente de la gestión manual.

En MyQ X, el OCR está disponible como parte de los flujos de trabajo de « Easy Scan » y puede utilizarse junto con las funciones de procesamiento de documentos. El procesador de documentos de « MyQ » X 10.3 amplía las funciones de « Easy Scan » con el procesamiento automatizado de documentos, lo que permite gestionar flujos de trabajo en los que es necesario reconocer, separar, procesar o convertir documentos. 

Esto da lugar a un proceso práctico: Documento en papel → Escaneo → OCR → Procesamiento del documento → Destino o flujo de trabajo posterior.

La ventaja no radica en el OCR por sí solo. La ventaja surge al utilizar la información reconocida del documento como parte de un flujo de trabajo más amplio.

¿Cómo puede el OCR facilitar la gestión de documentos basada en datos?

El OCR puede proporcionar información que facilite la clasificación y el procesamiento de los documentos, pero es importante diferenciarlo del análisis de impresiones y de uso.

El OCR por sí solo no genera automáticamente indicadores como el volumen de documentos por departamento, las cifras de coste por documento o las tasas de digitalización. Dichos indicadores dependen de la información capturada y registrada por el flujo de trabajo general de gestión documental.

MyQ X ofrece funciones de generación de informes y contabilidad para realizar un seguimiento de las actividades de impresión, copia, escaneo y otras relacionadas. Cuando se incorporan el OCR y el procesamiento de documentos a esos flujos de trabajo, las organizaciones pueden combinar el procesamiento de documentos con la información operativa capturada por MyQ.

Esto puede proporcionar a los equipos de TI una mayor visibilidad sobre cómo se procesan los documentos, mientras que los equipos de finanzas y compras pueden utilizar los informes de MyQ para comprender la actividad y los costes relacionados con los documentos.

¿Cómo pueden los distintos equipos utilizar los datos de los documentos y de los flujos de trabajo?

Para administradores de TI

Los equipos de TI pueden utilizar los informes de « MyQ » para supervisar las actividades de impresión, copia, escaneo y gestión de documentos en todo el entorno. En combinación con los flujos de trabajo automatizados de documentos, esto proporciona una mayor visibilidad sobre el uso que se hace de los usuarios y los dispositivos.

Para el departamento de finanzas y compras

MyQLas funciones de contabilidad y generación de informes de […] pueden proporcionar información sobre la actividad relacionada con los documentos y los costes asociados. Esto puede ayudar a las organizaciones a controlar los costes de impresión y digitalización, y a comprender dónde se están utilizando los recursos relacionados con los documentos.

Para los equipos de cumplimiento normativo y jurídico

Los flujos de trabajo de documentos permiten un mayor control sobre cómo se procesa y se distribuye la información escaneada. MyQ X también ofrece funciones de registro de auditoría y de flujos de trabajo de documentos que pueden resultar de gran ayuda para aquellas organizaciones en las que la trazabilidad y la gestión controlada de los documentos son aspectos importantes.

El OCR es el puente entre los flujos de trabajo en papel y los digitales

El OCR permite que el texto de los documentos escaneados esté disponible para su posterior procesamiento, mientras que la automatización del flujo de trabajo documental puede determinar cuál es el siguiente paso. Con « MyQ X», el OCR puede formar parte de los flujos de trabajo de « Easy Scan » y combinarse con funciones como «Document Processor» para ayudar a las organizaciones a pasar de la simple digitalización de documentos al procesamiento de la información que contienen.

Por lo tanto, para las organizaciones que desean reducir la gestión manual de documentos, la pregunta clave no es solo «¿Podemos escanear este documento?», sino también «¿Qué podemos hacer con la información una vez que se haya escaneado?».