Comment fonctionne concrètement la numérisation vers cloud ?

En fonction de la plateforme et du flux de travail, les documents peuvent également être traités par OCR, se voir attribuer des métadonnées ou être acheminés vers des destinations prédéfinies. Il en résulte un processus de numérisation qui relie directement la capture des documents aux systèmes dans lesquels ceux-ci doivent être stockés ou utilisés.

MyQ Roger vs MyQ X : où se situe « cloud » ?

MyQ Il existe deux approches différentes concernant les environnements « cloud », et celles-ci ne doivent pas être considérées comme identiques.

MyQ Roger est conçu autour de la connectivité « cloud », de la mobilité, des environnements de travail à distance et hybrides, ainsi que des flux de travail documentaires basés sur « cloud ». MyQ Roger propose des flux de travail d’impression et de numérisation « cloud » sans serveur, une gestion Web centralisée et des intégrations avec les services de stockage « cloud ».

MyQ X est conçu pour les environnements sur site et hybrides, tout en prenant en charge le déploiement dans une infrastructure d’ cloud . Par exemple, MyQ X peut s’exécuter sur une machine virtuelle Azure , le réseau physique étant connecté à l’environnement Azure . MyQ X offre également des fonctionnalités de numérisation connectées à cloud, y compris la numérisation directe vers les services de stockage cloud . 

La distinction est importante : MyQ Roger cloud est une solution native et publique basée sur cloud, tandis que MyQ X offre des fonctionnalités connectées à cloud au sein d'une architecture sur site ou hybride.

Comment fonctionne la fonction « Numérisation vers cloud » ?

Un utilisateur (Utilisateur ) numérise un document papier à l'aide d'un périphérique compatible avec la fonctionnalité «MyQ ». Au lieu d'enregistrer la numérisation localement et de la transférer manuellement ultérieurement, le flux de numérisation configuré dans MyQ envoie le document vers la destination sélectionnée.

MyQ X prend en charge les destinations de stockage cloud , notamment OneDrive OneDrive for Business, Google Drive, Google Drive for Workspace, Box, Dropbox, et Amazon S3. SharePoint Online Les administrateurs peuvent configurer ces services comme destinations au sein des flux de travail d'Easy Scan .

Par exemple, un Administrateur peut créer une action Easy Scan associée à SharePoint Online. Selon la configuration, les utilisateurs peuvent sélectionner les sites et dossiers configurés sur l'appareil avant de lancer l'analyse.

MyQ Roger offre des fonctionnalités de numérisation d'cloud s similaires dans le cadre de son architecture « Public cloud », notamment la numérisation vers Cloud , vers des espaces de stockage tels que OneDrive, Google Drive, SharePoint, iCloud et Dropbox.

Ce qu’il faut retenir, c’est que la fonction « Scan to Cloud » ne se résume pas à un simple « envoi de documents numérisés vers une adresse e-mail ». Elle permet d’intégrer la numérisation des documents aux systèmes de stockage cloud et aux flux de travail documentaires déjà en place au sein de l’entreprise.

Quelles sont les meilleures pratiques pour la numérisation verscloud?

Un flux de travail « Scan to Cloud » efficace doit permettre de réduire les interventions manuelles, plutôt que de se contenter de transférer ce même processus manuel vers une destination «cloud ».

Définir des destinations en fonction des flux de travail réels

Au lieu de proposer aux utilisateurs une liste illimitée de destinations, les administrateurs peuvent créer des actions prédéfinies Easy Scan pour les processus courants. Un workflow peut, par exemple, envoyer un document directement vers un emplacement de stockage spécifique cloud , plutôt que de demander à l'Utilisateur de déterminer la destination à chaque fois. MyQ prend en charge plusieurs actions Easy Scan vers différentes destinations.

Utilisez des structures de dossiers adaptées

Lorsque les intégrations de stockage d’ cloud prennent en charge la navigation dans les dossiers, les utilisateurs peuvent parcourir les emplacements disponibles depuis l’appareil. Pour SharePoint Online, MyQ X peut être configuré pour un site spécifique ou pour plusieurs sites, la navigation dans les dossiers étant disponible en fonction de la configuration.

Gardez le contrôle sur les autorisations

Cloud Les connexions de stockage doivent refléter le modèle d'accès existant de l'organisation. Les intégrations deMyQexigent que les utilisateurs ou les administrateurs configurent la connexion et les autorisations appropriées avant que la destination de stockage puisse être utilisée.

Automatiser autant que possible

Si, à chaque numérisation, les utilisateurs doivent encore renommer, trier, traiter et déplacer manuellement le fichier obtenu, cela signifie que l'entreprise a numérisé la capture, mais pas nécessairement le flux de travail qui l'entoure. C'est là que le traitement automatisé prend toute son importance.

Comment traiter automatiquement des documents numérisés ?

La numérisation peut constituer la première étape d'un processus de gestion documentaire plus vaste. 

MyQ prend en charge la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour la création de documents consultables, ainsi que des paramètres de numérisation et des métadonnées supplémentaires. Les flux de travail de numérisation de MyQpermettent également d'envoyer des documents vers des systèmes de gestion documentaire et d'autres destinations.

Par exemple, la reconnaissance optique de caractères (OCR) permet de transformer un document numérisé en fichier PDF consultable, plutôt que de laisser à l'entreprise une simple image qui ne peut être que visualisée. Des informations supplémentaires peuvent également être saisies lors du processus de numérisation, telles que les numéros de facture, les dates d'échéance, les montants totaux ou les monnaie, puis stockées sous forme de métadonnées associées au document. 

« Scan to cloud » est bien plus qu’une simple destination

L'intérêt de la fonction « Scan to Cloud » ne se limite pas à réduire de quelques clics le processus de numérisation.

Le changement le plus important consiste à relier le moment où un document passe au format numérique au système dans lequel ce document doit être stocké ou traité.

Pour une organisation adoptant pour la première fois la solution «cloud », cela peut signifier l'intégration directe des documents dans les services existants de « cloud ». Dans un environnement hybride, cela peut impliquer l'ajout de workflows documentaires connectés à « cloud » tout en conservant une architecture « MyQ X » existante.

Et lorsque l'OCR, les métadonnées et l'automatisation des flux de travail viennent s'y ajouter, la numérisation s'inscrit alors dans un processus documentaire plus large, plutôt que de rester une fonction isolée sur un multifonction. 

MyQ propose ces deux approches : MyQ Roger pour les organisations à la recherche d’une architecture de type « public- cloud », et MyQ X pour celles qui ont besoin d’un déploiement sur site ou hybride avec des flux de travail documentaires connectés à cloud.