Au-delà de la numérisation : mettre en place des flux de travail documentaires plus intelligents grâce au stockage « cloud », à la reconnaissance optique de caractères (OCR) et à l’automatisation des flux de travail

Ce processus fonctionne, mais il comporte des étapes superflues, fait perdre un temps précieux et augmente le risque que des documents soient égarés ou classés de manière incohérente. 

Notre analyse des questions fréquemment posées et des discussions sur les différentes plateformes montre que les entreprises recherchent de plus en plus des moyens plus efficaces pour gérer les flux de travail documentaires.

Questions concernant cloud la numérisation, la reconnaissance optique de caractères (OCR), les métadonnées et l’automatisation des flux de travail , ce qui témoigne d’une évolution des pratiques, passant d’une simple numérisation de base à des processus plus interconnectés et automatisés.

L'objectif n'est plus simplement de numériser des documents papier. Il s'agit désormais de garantir que les informations parviennent à leur destinataire, dans le bon format et avec le contexte approprié.

La numérisation moderne consiste à transférer des informations, et non des fichiers

Plutôt que de créer un fichier PDF que quelqu'un devra traiter manuellement, les flux de travail documentaires actuels permettent d'acheminer automatiquement les documents vers un espace de stock cloud , de les convertir en fichiers consultables, d'extraire des informations supplémentaires et de les intégrer aux processus métier existants.

Cette approche permet de réduire les tâches manuelles tout en facilitant la recherche, l'organisation et le partage des documents.

Pour les administrateurs informatiques, cela garantit également une plus grande cohérence en remplaçant les habitudes d'Utilisateur s individuelles par des flux de travail standardisés pouvant être gérés de manière centralisée.

Envoyez les documents directement à leur destinataire

Au lieu de numériser vers un e-mail ou d'enregistrer temporairement des documents sur des ordinateurs locaux, les utilisateurs peuvent numériser directement vers leur espace de stockage cloud préféré depuis l'appareil multifonction.

MyQ prend en charge les destinations de numérisation d’ cloud , notamment : 

• Microsoft OneDrive 

• OneDrive pour les entreprises 

• Google Drive 

• Google Drive pour Workspace 

• SharePoint Online 

• Dropbox 

• Amazon S3

D'autres destinations, telles que les dossiers « réseau », les serveurs FTP, les destinations personnalisées et la messagerie électronique, sont également disponibles pour répondre aux différents besoins des entreprises.

La livraison directe permet aux documents d'arriver là où les utilisateurs s'y attendent, ce qui réduit les téléchargements manuels et aide les organisations à respecter des pratiques cohérentes en matière de stockage des documents.

Disponibilité sur l'MyQ , X et MyQ Roger

La liste complète des destinations ci-dessus s'applique à MyQ X. MyQ Roger prend actuellement en charge la numérisation directe vers OneDrive, Google Drive, SharePoint (avec la licence appropriée), Microsoft Teams et la messagerie électronique directement depuis l'imprimante ; Dropbox, Box, iCloud et la fonction « numériser vers un téléphone » sont disponibles via l'application mobile MyQ Roger plutôt que depuis l'appareil. Amazon S3, les dossiers réseau et les destinations FTP ne sont actuellement pas proposés sur MyQ Roger . 

Cloud les intégrations s'intègrent naturellement dans les flux de travail existants

Que les équipes collaborent via Microsoft 365 ou Google Workspace, les utilisateurs s'attendent de plus en plus à ce que les documents numérisés apparaissent aux côtés du reste de leur contenu numérique. 

MyQ prend en charge la numérisation directe vers des services tels que SharePoint Online, OneDrive for Business, Google Drive et Google Drive for Workspace. Les administrateurs peuvent configurer les destinations de numérisation de manière centralisée, tandis que les utilisateurs s'authentifient sur leurs propres comptes cloud afin de garantir que les documents sont transmis en toute sécurité à l'emplacement approprié.

Selon la configuration, les utilisateurs peuvent également parcourir les dossiers directement depuis l'appareil multifonction avant de lancer la numérisation, ce qui facilite le classement correct des documents dès la première fois. 

L'OCR permet de rendre les documents numérisés consultables

Sans la reconnaissance optique de caractères (OCR), il est pratiquement impossible de rechercher un contrat, un numéro de facture, le nom d'un client ou une référence parmi des milliers de fichiers PDF numérisés.

L'OCR résout ce problème en reconnaissant le texte imprimé dans les documents numérisés et en générant un fichier consultable.

Dans le cadre d’ MyQ, la reconnaissance optique de caractères (OCR) permet de convertir des documents numérisés en fichiers consultables, tout en prenant en charge plusieurs formats de sortie grâce à des profils OCR configurables. Ces profils peuvent ensuite être intégrés aux workflows d’ Easy Scan afin d’uniformiser le traitement des documents à l’échelle de l’entreprise.

Disponibilité sur l'MyQ , X et MyQ Roger

Sur MyQ X, la reconnaissance optique de caractères (OCR) s’effectue via le serveur OCR dédié MyQ , un composant gratuit et auto-hébergé (basé sur le moteur Tesseract, prenant en charge plus de 60 langues) qui s’intègre aux flux de travail de Easy Scan .

Sur MyQ Roger , la fonction OCR est intégrée à l’application mobile et commence également à apparaître comme paramètre de numérisation directement sur les imprimantes compatibles (elle est désormais l’option par défaut sur les modèles HP pris en charge) ; il n’existe pas de serveur OCR autonome sur MyQ Roger , contrairement à ce qui est le cas sur MyQ X.

Les métadonnées fournissent un contexte métier aux documents

De nombreux processus métier s'appuient sur des informations telles que les numéros de facture, les noms des clients, les codes de projet, les références de bon de commande ou les identifiants de service pour classer correctement les documents.

Ces informations sont appelées métadonnées. 

MyQ permet aux organisations de saisir des informations supplémentaires pendant le processus de numérisation. En fonction du flux de travail, les utilisateurs peuvent saisir des valeurs telles que les numéros de facture, les dates d'échéance, les montants totaux, les devises ou d'autres informations spécifiques à l'entreprise avant que le document ne soit transmis à sa destination. Ces valeurs peuvent ensuite accompagner le document dans le système de destination, ce qui facilite considérablement son classement et sa recherche.

L'ajout de métadonnées dès la saisie permet aux organisations de mettre en place des pratiques de gestion documentaire plus cohérentes, sans nécessiter de traitement manuel supplémentaire par la suite.

Disponibilité sur l'MyQ , X et MyQ Roger

La fonctionnalité de capture des métadonnées est décrite dans la documentation d'MyQ X. MyQ Les paramètres de flux de travail deRoger couvrent les paramètres techniques de numérisation tels que le mode recto-verso, la résolution, le format et la taille du papier, mais pas les champs de métadonnées métier personnalisés.

Automatisation des processus documentaires répétitifs

Un employé s'identifie sur l'appareil, sélectionne une destination, règle les options de numérisation, saisit les mêmes informations, puis répète le processus des dizaines de fois.

L'automatisation des processus permet d'éliminer une grande partie de ces tâches répétitives.

Grâce à MyQ Easy Scan, les administrateurs peuvent créer des flux de travail de numérisation prédéfinis qui combinent plusieurs actions en une seule opération d’ Utilisateur . Au lieu de configurer chaque numérisation manuellement, les utilisateurs n’ont qu’à sélectionner le flux de travail approprié et l’ MyQ applique automatiquement les paramètres requis avant d’acheminer le document vers sa destination.

En fonction des besoins de l'entreprise, les flux de travail peuvent inclure des paramètres de numérisation prédéfinis, des destinations d'cloud , la collecte de métadonnées, le traitement OCR et l'acheminement des documents.

Cela permet non seulement d'améliorer l'efficacité, mais aussi de réduire les erreurs d'Utilisateur , en garantissant un traitement uniforme des documents au sein de l'ensemble de l'organisation.

La normalisation profite tant aux utilisateurs qu'aux services informatiques

En l'absence de processus standardisés, les utilisateurs développent souvent leurs propres habitudes pour nommer les fichiers, choisir les destinations ou configurer les paramètres de numérisation. Au fil du temps, ces différences compliquent la gestion des documents et augmentent le risque de perte d'informations.

Les flux de travail centralisés permettent de garantir que les documents suivent le même processus, quelle que soit la personne qui les numérise ou le périphérique multifonction utilisé.

Pour les équipes informatiques, cela simplifie la gestion.

Pour les utilisateurs, cela offre une expérience familière qui nécessite moins de choix lors des tâches quotidiennes. 

Faire de la numérisation un processus métier connecté

La numérisation reste un élément important de nombreuses activités professionnelles, mais sa valeur ne réside plus uniquement dans la numérisation de documents papier. 

C'est ce qui se passe après la numérisation du document qui apporte les plus grands avantages.

L'intégration directe de l'cloud e réduit les manipulations superflues. L'OCR transforme les images statiques en documents consultables. Les métadonnées fournissent un contexte métier. L'automatisation des flux de travail élimine les tâches manuelles répétitives et achemine les documents exactement là où ils doivent aller.

Ensemble, ces fonctionnalités aident les organisations à aller au-delà de la numérisation traditionnelle pour adopter des flux de travail documentaires plus efficaces, plus cohérents et mieux adaptés à la manière dont les entreprises modernes gèrent aujourd'hui l'information.

Obtenir l'aide dont vous avez besoin

Comme toujours, les clients et partenaires existants sont invités à se rendre en premier lieu sur le MyQ portail communautaire, où ils trouveront de la documentation, des réponses à leurs questions et la possibilité d'enregistrer une demande d'assistance.

Nous vous recommandons également de maintenir à jour votre contratde Software Assurance associé à votre licence, car c'est ce qui vous permet de bénéficier des dernières mises à jour, des correctifs de sécurité et de l'accès au service d'assistance d'MyQ en cas de problème.