PrintSharing : une approche pratique de l'impression pour les invités et le grand public

Soit l'accès est restreint pour protéger le réseau, soit des solutions de contournement sont mises en place, engendrant des risques et une charge opérationnelle supplémentaire. Dans les deux cas, l'expérience est rarement idéale.

Les utilisateurs ne s'attendent plus à devoir installer des pilotes, télécharger des applications ou créer des comptes simplement pour imprimer un document. Ils attendent un processus immédiat, simple et prévisible.  

PrintSharing, de MyQ Roger, est conçu pour répondre à cette réalité. 

Les défis liés à l'impression pour les visiteurs

L'impression pour les visiteurs repose souvent sur des méthodes obsolètes.

On demande aux visiteurs de se connecter aux réseaux internes, d'installer des pilotes d'imprimante ou d'envoyer des fichiers à un membre du personnel pour une impression manuelle. Ces méthodes compliquent la tâche des utilisateurs et imposent des responsabilités supplémentaires aux équipes informatiques ainsi qu'au personnel d'accueil. 

Dans les environnements à forte fréquentation — tels que les aéroports, les campus, les hôtels et les espaces de coworking — cette situation devient rapidement difficile à gérer.

Autoriser la connexion d'appareils non répertoriés aux réseaux d'entreprise présente des risques de sécurité. Les processus manuels ralentissent les opérations. De plus, en l'absence de contrôles clairs, les coûts d'impression peuvent augmenter sans aucune visibilité. 

Ces défis ne sont pas nouveaux, mais ils sont devenus plus manifestes à mesure que les environnements se sont développés et que les attentes des utilisateurs n'ont cessé de croître. 

Un autre modèle pour l'impression publique 

Au lieu de reposer sur des pilotes ou des applications, l’impression s’effectue via un flux de travail basé sur un code QR et accessible depuis un navigateur. Les utilisateurs scannent un code QR, téléchargent leur document et lancent l’impression directement depuis leur appareil. Aucune installation ni inscription n’est requise, et le système ne dépend pas des infrastructures internes. 

Pour l’utilisateur, le processus est simple et intuitif. Pour l’organisation, il demeure maîtrisé et sécurisé. 

Conçu pour les environnements caractérisés par un flux constant de personnes

Les utilisateurs arrivent, accomplissent une tâche et repartent. Ils ne font pas partie de l’infrastructure de l’organisation et n’ont pas le temps de se familiariser avec le système. PrintSharing est conçu pour répondre à ce mode de fonctionnement.

La solution supprime le besoin de prise en main initiale et réduit les interactions à quelques étapes simples et claires. Cette approche correspond aux attentes des utilisateurs vis-à-vis des services modernes, qui privilégient un accès immédiat. 

Une sécurité sans compromis 

Les approches traditionnelles nécessitent souvent d'ouvrir certaines parties du réseau ou de prévoir des exceptions pour des appareils non répertoriés. Cela engendre un risque persistant et difficile à surveiller.

PrintSharing évite cet écueil en fonctionnant dans un environnement isolé, où les sessions utilisateur sont cloisonnées et n'interagissent pas avec le réseau interne.

Les documents sont traités au sein de la session et supprimés une fois la tâche terminée. Cette méthode réduit le risque de persistance des données et garantit que les documents sensibles ne sont pas conservés après leur utilisation. 

Passer d'un centre de coûts à un service maîtrisé 

La gestion manuelle des paiements, le traitement des remboursements ou la mobilisation de personnel pour assister les utilisateurs lors des impressions peuvent rapidement coûter plus cher que la valeur du service lui-même. 

PrintSharing propose une approche différente.

Grâce au paiement mobile intégré, l'impression peut fonctionner en libre-service. Les utilisateurs règlent directement via leur appareil et les transactions sont traitées automatiquement.

Cela supprime la nécessité de gérer les paiements manuellement et allège la charge opérationnelle du personnel. Parallèlement, cela permet aux organisations de recouvrer leurs coûts ou de générer des revenus grâce à un service qui était auparavant difficile à gérer. 

Réduction de la charge opérationnelle 

L'assistance apportée par le personnel pour les demandes d'impression, la gestion des travaux en échec ou le traitement des remboursements sont autant d'exemples de temps consacré à des tâches à faible valeur ajoutée. En adoptant un modèle en libre-service, PrintSharing élimine une grande partie de cette charge opérationnelle. 

Les utilisateurs gèrent eux-mêmes leurs impressions, de A à Z. Les équipes informatiques n'ont plus à gérer des configurations complexes d'accès pour les invités. Le personnel peut se concentrer sur ses missions principales plutôt que de prendre en charge des demandes d'impression courantes. 

Il en résulte une efficacité opérationnelle accrue, sans complexité supplémentaire.  

Conçu pour s'adapter à plusieurs sites 

Les organisations disposant de plusieurs sites sont souvent confrontées à des défis supplémentaires. La tarification, les politiques et les configurations peuvent nécessiter une gestion distincte pour chaque site, ce qui alourdit la charge administrative et engendre des incohérences. 

PrintSharing prend en charge une gestion centralisée, permettant aux organisations de définir des règles et de les appliquer sur plusieurs sites. Cela facilite le maintien de la cohérence tout en permettant de s'adapter aux besoins spécifiques de chaque environnement.   

Un modèle en phase avec les attentes actuelles 

PrintSharing reflète une évolution plus large dans la manière dont les services sont fournis. Les utilisateurs attendent un accès immédiat. Les organisations exigent sécurité et contrôle. Les équipes informatiques ont besoin de solutions qui réduisent la maintenance plutôt que de l'alourdir.  

En supprimant les étapes inutiles et en privilégiant des résultats concrets, PrintSharing propose un modèle adapté à la façon dont nous interagissons aujourd'hui avec la technologie. 

La solution simplifie l'accès pour les utilisateurs, allège la charge opérationnelle des organisations et garantit le niveau de contrôle requis dans les environnements professionnels.