PrintSharing : une approche pratique de l'impression pour les invités et le grand public

Soit l'accès est restreint pour protéger le réseau, soit des solutions de contournement sont mises en place, ce qui engendre des risques et alourdit la charge opérationnelle. Dans les deux cas, l'expérience est rarement optimale.

Les utilisateurs ne veulent plus avoir à installer des pilotes, à télécharger des applications ou à créer des comptes simplement pour imprimer un seul document. Ils s'attendent à ce que le processus soit instantané, simple et prévisible.  

PrintSharing, développé parMyQ Roger, est conçu pour répondre à cette réalité. 

Le problème posé par l'impression traditionnelle pour les visiteurs

L'impression en tant qu'invité repose souvent sur des méthodes obsolètes.

Les visiteurs sont invités à se connecter aux réseaux internes, à installer des pilotes d'imprimante ou à envoyer leurs fichiers à un membre du personnel pour qu'il les imprime manuellement. Ces méthodes compliquent la tâche des utilisateurs et imposent des responsabilités supplémentaires aux équipes informatiques et au personnel d'accueil. 

Dans les lieux très fréquentés tels que les aéroports, les campus, les hôtels et les espaces de coworking, cela devient rapidement difficile à gérer.

L'autorisationpériphériques non répertoriéspériphériques les réseaux d'entreprise entraîne des risques de sécurité. Les processus manuels ralentissent les opérations. Et en l'absence de contrôles clairs, les coûts d'impression peuvent augmenter sans que l'on s'en rende compte. 

Ces défis ne sont pas nouveaux, mais ils sont devenus plus visibles à mesure que les environnements se sont développés et que les attentes des utilisateurs ne cessent de croître. 

Un autre modèle pour l'impression publique 

Au lieu de recourir à des pilotes ou à des applications, l'impression s'effectue via un flux de travail basé sur un code QR et accessible depuis un navigateur. Les utilisateurs scannent un code QR, téléchargent leur document et finalisent le processus d'impression directement depuis leur appareil. Aucune installation, aucune inscription et aucune dépendance vis-à-vis des systèmes internes. 

Du point de vue de l'utilisateur, le processus est simple. Du point de vue de l'organisation, il reste maîtrisé et sécurisé. 

Conçu pour les environnements où le mouvement est constant

Les utilisateurs arrivent, effectuent une tâche, puis repartent. Ils ne font pas partie de l'infrastructure de l'organisation et n'ont pas le temps de se familiariser avec le système. PrintSharing est conçu pour répondre à ce type de comportement.

Cela évite la phase d'intégration et réduit le processus à quelques étapes claires. Cela correspond à ce que les utilisateurs attendent des services modernes, où l'accès est immédiat. 

Une sécurité sans compromis 

Les approches traditionnelles nécessitent souvent d'ouvrir certaines parties du réseau ou de prévoir des exceptions pour périphériques non répertoriés. Cela engendre un risque permanent difficile à surveiller.

PrintSharing évite ce problème en fonctionnant dans un environnement isolé, où les sessions des utilisateurs sont séparées et n'interagissent pas avec le réseau interne.

Les documents sont traités au cours de la session et supprimés une fois la tâche terminée. Cela réduit le risque de persistance des données et permet de garantir que les documents sensibles ne sont pas conservés après leur utilisation. 

D'un centre de coûts à un service géré 

La gestion manuelle des paiements, le traitement des remboursements ou l'affectation de personnel à la tâche d'impression peuvent rapidement dépasser la valeur du service lui-même. 

PrintSharing apporte un regard différent.

Grâce à l'intégration des paiements mobiles, l'impression peut fonctionner selon un modèle en libre-service. Les utilisateurs paient directement depuis leur appareil et les transactions sont traitées automatiquement.

Cela évite d'avoir à traiter manuellement les paiements et allège la charge de travail du personnel. Parallèlement, cela permet aux organisations de récupérer leurs coûts ou de générer des revenus grâce à un service qui était auparavant difficile à gérer. 

Réduire les frais généraux d'exploitation 

Le temps consacré par le personnel à traiter les demandes d'impression, à gérer travaux ayant échoué ou à traiter les remboursements est un exemple typique de tâches à faible valeur ajoutée. En adoptant un modèle en libre-service, PrintSharing élimine une grande partie de ces frais généraux. 

Les utilisateurs gèrent eux-mêmes leurs impressions du début à la fin. Les équipes informatiques n'ont pas à gérer de configurations complexes pour l'accès des invités. Le personnel peut ainsi se concentrer sur ses tâches principales plutôt que de devoir traiter les demandes d'impression courantes. 

Il en résulte un fonctionnement plus efficace, sans pour autant accroître la complexité.  

Conçu pour s'adapter à l'échelle de plusieurs sites 

Les organisations disposant de plusieurs sites sont souvent confrontées à des défis supplémentaires. Il peut s'avérer nécessaire de gérer les tarifs, les politiques et les configurations séparément pour chaque site. Cela alourdit la charge administrative et entraîne des incohérences. 

PrintSharing prend en charge la gestion centralisée, ce qui permet aux entreprises de définir des règles et de les appliquer sur plusieurs sites. Il est ainsi plus facile de garantir la cohérence tout en s'adaptant aux besoins spécifiques de chaque environnement.   

Un modèle en phase avec les attentes actuelles 

PrintSharing s'inscrit dans une évolution plus large de la manière dont les services sont fournis. Les utilisateurs s'attendent à un accès immédiat. Les entreprises ont besoin de sécurité et de contrôle. Les équipes informatiques ont besoin de solutions qui allègent la charge de maintenance plutôt que de l'alourdir.  

En supprimant les étapes superflues et en mettant l'accent sur les résultats concrets, PrintSharing propose un modèle qui correspond à la manière dont les gens interagissent aujourd'hui avec la technologie. 

Cela facilite l'accès pour les utilisateurs, réduit la charge de travail pour les organisations et garantit le niveau de contrôle requis dans les environnements professionnels.