La sécurité n'est plus juste une fonctionnalité, c'est une nécessité

À mesure que les entreprises adoptent des modèles de travail hybrides, se connectent au cloud et opèrent dans un contexte réglementaire plus strict, cette lacune devient de plus en plus évidente. 

Les workflows documentaires ne se limitent plus à transférer des informations d'un endroit à un autre. Ils garantissent que ces informations restent protégées, traçables et conformes à chaque étape. 

L'accès aux périphériques ne repose pas toujours sur l'authentification

Dans de nombreux environnements, les imprimantes et périphériques multifonctions sont encore accessibles sans une authentification systématique et forte.

Il est possible que des utilisateurs puissent s'approcher d'un périphérique et interagir avec celui-ci sans que leur identité ne soit clairement vérifiée. Dans certains cas, des méthodes d'authentification existent, mais elles ne sont pas appliquées de manière cohérente selon les sites ou les groupes d'utilisateurs.

Cela crée un décalage entre l"identité de l'utilisateur et l'activité sur le périphérique.

Même lorsque les entreprises disposent de systèmes de gestion des identités performants, ceux-ci ne sont pas toujours pleinement intégrés aux workflows documentaires. Par conséquent, des opérations telles que l'impression ou la numérisation ne sont pas toujours directement associées à un utilisateur identifié.

C'est à la dernière étape que les documents sont vulnérables

Les documents peuvent être imprimés et laissés sans surveillance, récupérés par une personne non autorisée ou consultés par d'autres personnes dans des espaces communs. Il s'agit d'un problème courant dans les bureaux, dans l'éducation, les établissements de santé et les lieux ouverts au public. 

À ce stade, les mesures de protection numériques ne s'appliquent plus. Le document est visible, accessible et potentiellement exposé.

Cela met en évidence un point important : la sécurité dans les flux de travail documentaires ne s'arrête pas au moment où un document est envoyé à l'impression. La dernière étape est souvent celle qui est la moins contrôlée.

La visibilité sur l'activité liée aux documents est souvent limitée

Les entreprises sont de plus en plus tenues de savoir comment l'information circule au sein de leurs systèmes.

Cependant, dans de nombreux environnements d'impression et de numérisation, la visibilité reste limitée. Il n'est pas toujours possible de déterminer clairement qui a imprimé ou a numérisé un document, où l'opération a eu lieu, ni si elle a été autorisée.

Sans pistes d'audit détaillées, il devient difficile d'enquêter sur les incidents. Il est d'autant plus difficile de démontrer la conformité. Dans les environnements réglementés, ce manque de visibilité constitue un risque pour l'entreprise.

Les modèles de sécurité peinent à s'adapter au travail hybride

Les utilisateurs ne travaillent plus depuis un seul endroit ou un seul périphérique. Les employés se déplacent entre leurs bureaux, leur domicile et des espaces partagés. Ils se connectent via différents réseaux et utilisent à la fois des périphériques managés ou pas.

Les modèles traditionnels de sécurité de l'impression ont été conçus pour des environnements statiques sur site. L'application de ces mêmes modèles à des environnements distribués entraîne une complexité accrue.

Les politiques de sécurité ne sont pas toujours appliquées de manière cohérente. Les méthodes d'authentification peuvent varier. La visibilité peut être fragmentée.

À mesure que les entreprises se décentralisent, il devient plus difficile de garantir une sécurité homogène tout au long des workflows documentaires.

La numérisation soulève des questions de confiance

La numérisation est souvent considérée comme un simple processus de conversion de documents au format numérique. Elle soulève toutefois d'importantes questions en matière de confiance et d'intégrité.

Lorsqu'un document est numérisé, les entreprises doivent savoir : 

• Qui a numérisé le document ? 
• Si le document a été modifié 
• Où le document a été envoyé 
• Si le processus peut être retracé

Dans de nombreux environnements, ces aspects ne sont pas entièrement maîtrisés. Il arrive que les documents numérisés ne soient pas associés à un utilisateur et que leur transmission vers les destinataires ne soit pas entièrement contrôlée.

La connexion au cloud entraine une complexité

À mesure que les entreprises adoptent le stockage et les workflows cloud, les systèmes de gestion documentaire doivent s'intégrer en toute sécurité aux cloud, ce qui soulève de nouveaux défis.

Les méthodes d'authentification doivent être gérés de manière sécurisée. Les identifiants doivent être protégés. Les données doivent être transférées sans être exposées. L'accès doit être contrôlé sur l'ensemble des systèmes.

Ces intégrations sont techniquement complexes et nécessitent une conception minutieuse. Si elles ne sont pas mises en œuvre correctement, elles peuvent créer de nouveaux risques au lieu de les réduire.

Les exigences en matière de conformité ne cessent de se multiplier

Les entreprises sont soumises à une pression croissante pour se conformer aux exigences réglementaires et de conformité.

Ces exigences vont souvent au-delà des systèmes centraux pour englober les workflows documentaires. Les entreprises doivent être en mesure de démontrer : 

• Qui a consulté un document 
• Comment le document a été traité 
• Où cela a été envoyé 
• Si l'accès a été autorisé

Sans contrôles structurés et sans traçabilité claire, il devient difficile de satisfaire à ces exigences.

La sécurité est souvent fragmentée tout au long du workflow

Les workflows documentaires comportent plusieurs étapes, allant de l'authentification à l'impression, en passant par la numérisation et la distribution finale.

Dans de nombreux contextes, chacune de ces étapes est gérée séparément. Des contrôles peuvent exister dans certains domaines, mais pas dans d'autres.

Cela crée des failles qui peuvent exposer les documents ou les laisser insuffisamment protégés.

La sécurité ne doit pas être mise en œuvre par étapes isolées. Elle doit être appliquée de manière cohérente tout au long du cycle de vie du document.

La sécurité dans les flux de travail documentaires nécessite une approche différente

Les flux de travail documentaires font partie intégrante des opérations quotidiennes, mais ils contribuent également à la sécurité de l'organisation.

Ils impliquent des utilisateurs, périphériques, des réseaux et cloud . Ils traitent des informations sensibles. Ils sont soumis à des exigences de conformité. Et ils fonctionnent dans des environnements de plus en plus complexes.

Il ne suffit plus de considérer la sécurité comme une simple fonctionnalité ou un simple point de contrôle.

La sécurité dans les flux de travail documentaires doit : 

• Basé sur l'identité 
• Traçable 
• Cohérent dans tous les environnements 
• Intégré aux cloud 
• Validé en permanence

Comprendre ces défis constitue la première étape pour mettre en place des flux de travail documentaires qui soient non seulement fonctionnels, mais aussi sécurisés dès leur conception.