Le coût caché du déploiement à grande échelle d'imprimantes

À mesure que les organisations se développent, s'orientent vers le travail hybride et s'étendent sur plusieurs sites, le déploiement des imprimantes cesse d'être une simple tâche opérationnelle. Il devient une source persistante de friction et de coûts difficiles à évaluer. 41 % des organisations citent le coût élevé de la maintenance des systèmes existants comme un problème majeur, selon les études menées par IDC.  

Comment les déploiements d'imprimantes sont encore gérés aujourd'hui

Dans de nombreux environnements, le déploiement des imprimantes repose encore sur des méthodes familières : politiques de groupe, installations manuelles et scripts personnalisés. Ces approches sont largement utilisées et bien comprises. Elles partagent également les mêmes limites. Elles n'ont jamais été conçues pour s'adapter facilement.

Les politiques de groupe nécessitent une planification minutieuse et des mises à jour fréquentes. Les scripts ont tendance à résoudre un problème à la fois, puis à devenir progressivement obsolètes à mesure que les systèmes d'exploitation changent ou que les environnements évoluent. Les installations manuelles restent la solution de secours, nécessitant souvent l'intervention d'une personne à distance ou physiquement présente.  

Tout cela fonctionne jusqu'à ce que ça ne fonctionne plus. Et quand ça ne fonctionne plus, les efforts nécessaires pour maintenir le système en état de marche augmentent de manière disproportionnée.

L'échelle modifie la nature du problème.

Lorsqu'une organisation opère dans plusieurs bâtiments, campus ou pays, le déploiement des imprimantes devient moins prévisible. Les utilisateurs se déplacent d'un site à l'autre. Les rôles changent. périphériques . Les ordinateurs portables et smartphones personnels font leur apparition dans les environnements d'entreprise grâce aux politiques BYOD.

Chaque changement introduit une nouvelle exception. Une nouvelle règle. Une nouvelle solution de contournement. 

Un nouvel employé rejoint l'entreprise et se retrouve avec un accès incorrect à l'imprimante. Un service déménage et la moitié des files d'attente n'ont plus de sens. Un télétravailleur a besoin d'un accès à l'impression, mais les contraintes de sécurité compliquent la configuration. Un cadre supérieur en déplacement découvre que des documents confidentiels sont imprimés sur périphériques partagés. 

Aucun de ces scénarios n'est inhabituel. Il s'agit là de réalités quotidiennes dans les organisations modernes.

La charge opérationnelle pesant sur les équipes informatiques

Les responsables informatiques supportent la majeure partie de cette charge. Les équipes informatiques doivent gérer des scripts qui nécessitent une attention constante. Elles doivent redéfinir les politiques pour chaque nouvel emplacement. Elles répondent à des tickets simples mais répétitifs.

De nombreuses corrections nécessitent encore une intervention sur site. Quelqu'un doit intervenir manuellement pour corriger ce qui est essentiellement un problème de déploiement. Au fil du temps, cela consomme des heures qui pourraient être consacrées à des projets ayant un plus grand impact.

Le déploiement des imprimantes devient un point faible connu. Non pas parce que les équipes échouent, mais parce que les outils et les modèles sur lesquels elles s'appuient ne correspondent plus à la façon dont les organisations fonctionnent réellement.

L'impact financier s'accumule discrètement

D'un point de vue financier, le coût d'un déploiement inefficace des imprimantes apparaît rarement clairement. Il se manifeste dans la main-d'œuvre informatique, les frais généraux d'assistance, les retards dans le lancement des bureaux et l'allongement des délais des projets. 

Chaque nouveau bureau nécessite des efforts supplémentaires. Chaque changement comporte des risques. Chaque étape manuelle augmente le risque d'erreur.

Pris individuellement, ces coûts peuvent sembler gérables. Mais avec le temps, ils s'accumulent. Dans les grandes entreprises ou les organisations distribuées en particulier, le déploiement des imprimantes devient un frein insidieux à l'efficacité opérationnelle. 

La sécurité et la confidentialité sont plus difficiles à contrôler qu'elles ne devraient l'être.

Pour les équipes de direction, les risques les plus préoccupants sont souvent les moins visibles. 

Les files d'attente partagées peuvent parfois entraîner l'impression sur la mauvaise imprimante au mauvais endroit. Des erreurs de configuration peuvent envoyer des documents sensibles vers le mauvais périphérique. périphériques personnels périphériques la frontière entre les réseaux d'entreprise fiables et les environnements non gérés.

Les cadres supérieurs sont confrontés à un défi unique. Ils travaillent sur plusieurs sites et traitent des informations sensibles qui ne tolèrent aucune erreur. Pourtant, la plupart des approches de déploiement les traitent comme n'importe quel autre utilisateur, en s'appuyant sur des conventions plutôt que sur des garanties.

Lorsque quelque chose tourne mal, l'impact va bien au-delà d'un simple désagrément. Cela affecte la confiance, la conformité et la réputation.

Le BYOD et le travail hybride révèlent les lacunes

Les environnements BYOD, en particulier les universités, les campus et les grandes entreprises, mettent encore plus clairement en évidence ces problèmes. Des milliers d'utilisateurs. Des centaines d'imprimantes. Une tolérance minimale aux frictions.

Les utilisateurs souhaitent pouvoir installer et imprimer rapidement. Les équipes informatiques doivent garantir la sécurité, la séparation et la cohérence. Il en résulte souvent un ensemble disparate d'installateurs, d'instructions et d'exceptions qui ne fonctionne que parce que quelqu'un en assure la maintenance en permanence.

Le travail hybride ajoute une autre dimension. L'impression n'est plus liée à un seul réseau ou bâtiment. L'accès doit suivre les utilisateurs, tandis que le contrôle doit rester centralisé. 

48 % des clients déclarent que l'un des principaux défis est l'incapacité des employés à imprimer efficacement à domicile, selon IDC. 

Pourquoi ces points faibles persistent-ils ?

Ces problèmes persistent non pas par manque d'efforts, mais parce que le déploiement des imprimantes est toujours considéré comme une tâche ponctuelle.

Les organisations modernes ont besoin de quelque chose de différent. Un modèle qui s'adapte aux utilisateurs, aux rôles et aux emplacements. Un modèle qui réduit les interventions manuelles plutôt que de les déplacer.

Sans ce changement, les équipes informatiques se contentent d'optimiser les choses en fonction des contraintes. Elles peuvent rendre les choses plus rapides ou plus sûres, mais pas fondamentalement plus simples. 

Un changement se profile à l'horizon 

Dans l'ensemble de l'infrastructure informatique, on observe une nette tendance vers l'automatisation et la standardisation. La gestion de l'impression commence à suivre la même direction. 

Chez MyQ, nous avons passé beaucoup de temps à travailler avec des organisations confrontées à ces mêmes défis. Des entreprises internationales. De grands campus. Des environnements hybrides où les modèles de déploiement traditionnels ne sont plus adaptés. 

Ce que nous préparons répond à ces problèmes fondamentaux. Non pas en ajoutant de la complexité, mais en supprimant une grande partie de ce qui rend aujourd'hui le déploiement des imprimantes si fragile. 

Il est conçu pour réduire le temps de déploiement, diminuer les frais généraux opérationnels et renforcer la sécurité sans augmenter les frictions. Il reflète également le mode de fonctionnement réel des organisations modernes. 

Plus de détails suivront prochainement.

Pour l'instant, il suffit de dire ceci : les problèmes décrits ici sont réels, répandus et méritent depuis longtemps une meilleure réponse. Et cette solution est plus proche que vous ne le pensez.