Digitalizzare i documenti nel 2021: Diventare touchless

Gli archivi si stanno spostando dai faldoni di cartone a quelli digitali, anche se ci saranno sempre dipartimenti che si affidano a documenti stampati. Ma una cosa è avere una copia cartacea ufficiale, un'altra è lavorare con le informazioni contenute nel documento. È qui che entra in gioco la digitalizzazione, la scansione e altri processi che prevedono il trasferimento elettronico dei dati. Non è più necessario riscrivere manualmente le voci di una fattura nel computer. Ci siamo abituati ai processi automatizzati e non abbiamo più bisogno di intervenire manualmente come prima. Questo è un bene. Lasciate che sia la tecnologia a fare il lavoro più pesante: vi farà risparmiare tempo e vi aiuterà a prevenire gli errori.

Trasformazione digitale immediata

 UnaStampante multifunzione rivelarsi molto utile nell'ambito dell'automazione. MyQ sempre puntato a semplificare la vita degli utenti: mentre in passato era necessario scegliere tra tre operazioni (stampa, scansione, invio via fax), oggi è possibile combinare diverse azioni in un unico flusso di lavoro. Dopo aver premuto un pulsante sul terminale, la soluzione di stampa non solo scansiona il documento, ma lo converte anche in un formato modificabile e lo invia a una cartella selezionata, a un indirizzo e-mail o aArchiviazione cloud sceltaArchiviazione cloud . 

Questa catena di azioni viene solitamente chiamata flusso di lavoro del documento. Il processo descritto può essere impostato nella funzione Easy Scan di MyQ X Enterprise Edition, ma le opzioni di scansione di MyQnon finiscono qui.

MyQ X Ultimate offre flussi di lavoro di scansione avanzati, la connessione a 25 diversi sistemi di gestione dei documenti (ECM, ERP, ecc.) e l'integrazione di un'ampia gamma di funzioni che consentono di elaborare i documenti con un semplice clic: OCR, divisione in sezioni, estrazione di dati, inserimento di dati in database pertinenti e altro ancora. Il processo di digitalizzazione è completamente automatico.

Flussi di lavoro di scansione pratici

Uno specialista IT può facilmente predisporre flussi di lavoro che saranno a disposizione dei propri colleghi. Ad esempio, per i funzionari di banca sarà utile disporre di una lista di controllo di tutti i documenti da presentare insieme alla richiesta di mutuo: carta d’identità, certificato di reddito, attestato di assenza di debiti, proposta di contratto di vendita e la richiesta stessa. MyQ Ultimate sa che tutti questi documenti devono essere scansionati nella cartella del richiedente e inviati all’ufficio Compliance. Il terminale della stampante li visualizza uno per uno e vengono spuntati durante la scansione, il che semplifica notevolmente il lavoro del bancario e previene errori e omissioni.

MyQ Ultimate è un prezioso strumento di digitalizzazione. Tuttavia, deve comunque essere installato su unserver alla rete locale rete in un cosiddetto cloud privato, il che lo rende una soluzione on-premise (locale) o in cloud privato adatta soprattutto alle organizzazioni di grandi dimensioni.

Infine, il vero cloud 

L'anno scorso, il mondo intero è passato al telelavoro e questa tendenza ha generato una domanda disoluzioni di stampa flessibili che potessero essere utilizzate da qualsiasi luogo. MyQ di reagire prontamente a questa situazione, ideando un prodotto di nuova generazione: MyQ Roger. Funziona esclusivamente nel cloud pubblico, il che significa che i nostri clienti non devono gestire un server fisico server configurare connessioni VPN o misure speciali di sicurezza dei dati per i dipendenti che lavorano fuori dall'ufficio. Tutto ciò di cui un'azienda ha bisogno sono stampanti multifunzione compatibili e smartphone, che comunque si trovano già nelle tasche degli utenti finali.

MyQ Roger unassistente digitale intelligente per l'ambiente di lavoro: una segretaria virtuale che si fa carico della maggior parte delle attività relative alla stampa, alla scansione e alla gestione dei documenti. Consente di controllare le stampanti senza contatto tramite un'app mobile, di eseguire scansioni verso i principali servizi cloud (come OneDrive) e di avviare flussi di lavoro predefiniti. L'utente può personalizzare Roger in base alle proprie esigenze e alle proprie abitudini lavorative. 

La tendenza del 2020 continuerà molto probabilmente anche quest'anno. Nella nostra vita lavorativa, avremo bisogno della flessibilità necessaria per svolgere il maggior numero possibile di attività da dispositivi mobili. MyQ lo sa e fornisce agli utenti strumenti per una digitalizzazione rapida ed efficace, dove tutto è disponibile con uno o due clic. In questo modo non dovranno perdere tempo in attività banali e potranno concentrarsi su compiti più creativi in cui le macchine e l'intelligenza artificiale non sono ancora all'altezza (per ora). 

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