Come funziona, in pratica, la scansione su cloud?

A seconda della piattaforma e del flusso di lavoro, i documenti possono anche essere elaborati tramite OCR, dotati di metadati o indirizzati verso destinazioni predefinite. Il risultato è un processo di scansione che collega direttamente l'acquisizione dei documenti ai sistemi in cui questi devono essere archiviati o utilizzati.

MyQ Roger vs MyQ X: quale ruolo ha il cloud?

MyQ presenta due approcci diversi agli ambienti cloud, che non dovrebbero essere considerati alla stessa stregua.

MyQ Roger è progettato per garantire connettività cloud, mobilità, ambienti di lavoro remoti e ibridi e flussi di lavoro documentali basati sul cloud. MyQ Roger offre flussi di lavoro di stampa e scansione cloud senza server, gestione web centralizzata e integrazioni con i servizi Archiviazione cloud .

MyQ X è progettato per ambienti on-premise e ibridi, ma supporta anche l'implementazione in infrastrutture cloud private. Ad esempio, MyQ X può essere eseguito su una macchina virtuale Azure , con l'rete fisico collegato all'ambiente Azure . MyQ X offre inoltre funzionalità di scansione connesse al cloud, inclusa la scansione diretta verso i servizi Archiviazione cloud . 

La distinzione è importante: MyQ Roger è cloud-native e basato sul cloud pubblico, mentre MyQ X offre funzionalità connesse al cloud all’interno di un’architettura on-premise o ibrida.

Come funziona la scansione su cloud?

Un utente esegue la scansione di un documento cartaceo presso un Dispositivo dotato della funzionalità "MyQ". Anziché salvare la scansione in locale e trasferirla manualmente in un secondo momento, il flusso di lavoro di scansione configurato MyQ invia il documento alla destinazione selezionata.

MyQ X supporta destinazioni Archiviazione cloud , tra cui OneDrive OneDrive , for Business, Google Drive, Google Drive for Workspace, Box, Dropbox, e Amazon S3. SharePoint Online Gli amministratori possono configurarle come destinazioni all’interno dei flussi di lavoro di Easy Scan .

Ad esempio, un Amministratore può creare un'azione Easy Scan collegata a SharePoint Online. A seconda della configurazione, gli utenti possono selezionare i siti e le cartelle configurati all'indirizzo Dispositivo prima di avviare la scansione.

MyQ Roger offre funzionalità simili di scansione su cloud nell'ambito della propria architettura di cloud pubblico, tra cui la scansione diretta su Archiviazione cloud per OneDrive, Google Drive, SharePoint, iCloud e Dropbox.

Il punto fondamentale è che Scan to Cloud non consiste semplicemente nel “scansionare un documento e inviarlo a un indirizzo e-mail”. Questo servizio integra l’acquisizione dei documenti con l’ Archiviazione cloud e esistente dell’organizzazione e con i flussi di lavoro relativi ai documenti.

Quali sono le migliori pratiche per la scansione verso il cloud?

Un flusso di lavoro "Scan to Cloud" efficace dovrebbe ridurre le operazioni manuali, anziché limitarsi a trasferire lo stesso processo manuale su una piattaforma cloud.

Definire le destinazioni in base ai flussi di lavoro effettivi

Anziché fornire agli utenti un elenco illimitato di destinazioni, gli amministratori possono creare azioni predefinite Easy Scan per le operazioni più comuni. Un flusso di lavoro potrebbe, ad esempio, inviare un documento direttamente a una specifica posizione Archiviazione cloud , anziché richiedere all’utente di specificare la destinazione ogni volta. MyQ supporta più azioni Easy Scan con destinazioni diverse.

Utilizzare strutture di cartelle adeguate

Laddove le integrazioni di “ Archiviazione cloud ” supportino la navigazione tra le cartelle, gli utenti possono sfogliare le posizioni disponibili da Dispositivo. Per SharePoint Online, MyQ X può essere configurato per un sito specifico o per più siti, con la navigazione tra le cartelle disponibile a seconda della configurazione.

Tieni sotto controllo i permessi

Archiviazione cloud Le connessioni devono rispecchiare il modello di accesso esistente dell’organizzazione. Le integrazioni diMyQrichiedono che gli utenti o gli amministratori configurino la connessione e le autorizzazioni pertinenti prima che sia possibile utilizzare la destinazione di archiviazione.

Automatizzare il più possibile

Se ogni scansione richiede ancora agli utenti di rinominare, ordinare, elaborare e spostare manualmente il file risultante, l’organizzazione ha digitalizzato l’acquisizione ma non necessariamente il flusso di lavoro ad essa correlato. È qui che l’elaborazione automatizzata assume un ruolo fondamentale.

Come è possibile elaborare automaticamente i documenti digitalizzati?

La scansione può rappresentare il primo passo di un flusso di lavoro più ampio relativo ai documenti. 

MyQ supporta la tecnologia OCR per la creazione di documenti ricercabili, oltre a parametri di scansione e metadati aggiuntivi. I flussi di lavoro di scansione di MyQconsentono inoltre di inviare i documenti a sistemi di gestione documentale e ad altre destinazioni.

Ad esempio, l'OCR è in grado di trasformare un documento scansionato in un PDF ricercabile, anziché lasciare all'organizzazione un'immagine che può essere solo visualizzata. Durante il processo di scansione è inoltre possibile inserire ulteriori informazioni, quali numeri di fattura, date di scadenza, importi totali o valuta, e salvarle come metadati insieme al documento. 

"Scan to cloud" è molto più di una semplice destinazione

Il valore di Scan to Cloud non sta semplicemente nell’eliminare qualche clic dal processo di scansione.

Il cambiamento più significativo consiste nel collegare il momento in cui un documento viene digitalizzato con il sistema in cui tale documento deve essere archiviato o elaborato.

Per un’organizzazione che adotta un approccio “cloud-first”, ciò può significare l’acquisizione diretta dei documenti nei servizi cloud esistenti. Per un ambiente ibrido, può significare l’aggiunta di flussi di lavoro documentali connessi al cloud, pur mantenendo l’architettura esistente di tipo “ MyQ X”.

E quando si aggiungono l’OCR, i metadati e l’automazione del flusso di lavoro, la scansione diventa parte integrante di un processo documentale più ampio, anziché una funzione isolata su una stampante multifunzione. 

MyQ offre entrambe le soluzioni: MyQ Roger per le organizzazioni alla ricerca di un’architettura cloud pubblica, e MyQ X per quelle che necessitano di un’implementazione on-premise o ibrida con flussi di lavoro documentali connessi al cloud.