Oltre la scansione: creare flussi di lavoro documentali più intelligenti con l’ Archiviazione cloud, l’OCR e l’automazione dei flussi di lavoro

Il processo funziona, ma comporta passaggi superflui, richiede tempo prezioso e aumenta il rischio che i documenti vengano smarriti o archiviati in modo non coerente. 

Dalla nostra analisi delle domande più frequenti e delle discussioni sui vari canali emerge che le organizzazioni sono sempre più alla ricerca di soluzioni più efficaci per la gestione dei flussi di lavoro documentali.

Domande relative a scansione cloud, riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), metadati e automazione del flusso di lavoro , riflettono un passaggio dalla semplice scansione a processi più integrati e automatizzati.

L'obiettivo non è più semplicemente quello di digitalizzare i documenti cartacei, ma di garantire che le informazioni arrivino alla destinazione giusta, nel formato giusto e nel contesto giusto.

La scansione moderna riguarda il trasferimento di informazioni, non di file

Anziché creare un file PDF che qualcuno debba elaborare manualmente, i flussi di lavoro odierni relativi ai documenti sono in grado di inoltrare automaticamente i documenti a Archiviazione cloud, convertirli in file ricercabili, acquisire informazioni aggiuntive e integrarli nei processi aziendali esistenti.

Questo approccio riduce le operazioni manuali, rendendo al contempo più facile individuare, organizzare e condividere i documenti.

Per gli amministratori IT, garantisce inoltre una maggiore uniformità, sostituendo le abitudini individuali degli utenti con flussi di lavoro standardizzati che possono essere gestiti a livello centrale.

Invia i documenti direttamente a chi di competenza

Anziché inviare i documenti via e-mail o salvarli temporaneamente sui computer locali, gli utenti possono scansionarli direttamente sul proprio account Archiviazione cloud preferito direttamente dalla stampante multifunzione Dispositivo.

MyQ supporta destinazioni di scansione su cloud, tra cui: 

• Microsoft OneDrive 

• OneDrive per le aziende 

• Google Drive 

• Google Drive per Workspace 

• SharePoint Online 

• Dropbox 

• Amazon S3

Sono disponibili anche altre destinazioni, quali cartelle di tipo “ rete ”, server FTP, destinazioni personalizzate e posta elettronica, per soddisfare diverse esigenze aziendali.

La consegna diretta garantisce che i documenti arrivino dove gli utenti se li aspettano, riducendo i caricamenti manuali e aiutando le organizzazioni a mantenere pratiche coerenti di archiviazione dei documenti.

Disponibilità su MyQ X e MyQ Roger

L'elenco completo delle destinazioni riportato sopra si applica a MyQ X. MyQ Roger attualmente supporta la scansione diretta su OneDrive, Google Drive, SharePoint (con la licenza appropriata), Microsoft Teams e via e-mail direttamente dalla stampante; Dropbox, Box, iCloud e la funzione "scansiona sul telefono" sono disponibili tramite l'app mobile MyQ Roger anziché da Dispositivo. Amazon S3, le cartelle rete e le destinazioni FTP non sono attualmente disponibili su MyQ Roger . 

Le integrazioni cloud si inseriscono in modo naturale nei flussi di lavoro esistenti

Sia che i team collaborino tramite Microsoft 365 o Google Workspace, gli utenti si aspettano sempre più spesso che i documenti scansionati compaiano insieme al resto dei loro contenuti digitali. 

MyQ supporta la scansione diretta verso servizi quali SharePoint Online, OneDrive for Business, Google Drive e Google Drive for Workspace. Gli amministratori possono configurare centralmente le destinazioni di scansione, mentre gli utenti effettuano l’autenticazione ai propri account cloud per garantire che i documenti vengano inviati in modo sicuro alla destinazione corretta.

A seconda della configurazione, gli utenti possono anche sfogliare le cartelle direttamente dall’ Dispositivo e multifunzione prima di completare la scansione, il che rende più facile archiviare correttamente i documenti fin da subito. 

L'OCR rende i documenti scansionati ricercabili

Senza il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), cercare un contratto, un numero di fattura, il nome di un cliente o un riferimento all'interno di migliaia di PDF digitalizzati diventa quasi impossibile.

L'OCR risolve questo problema riconoscendo il testo stampato all'interno dei documenti scansionati e generando un output ricercabile.

All’interno di MyQ, l’OCR è in grado di convertire i documenti scansionati in file ricercabili, supportando al contempo diversi formati di output tramite profili OCR configurabili. Questi profili possono poi essere integrati nei flussi di lavoro di Easy Scan per standardizzare l’elaborazione dei documenti a livello aziendale.

Disponibilità su MyQ X e MyQ Roger

Su MyQ X, l'OCR viene eseguito tramite il componente dedicato MyQ OCR server, un componente gratuito e self-hosted (basato sul motore Tesseract, che supporta oltre 60 lingue) che si integra nei flussi di lavoro di Easy Scan .

Su MyQ Roger , l'OCR è integrato nell'app mobile e sta iniziando a comparire anche come impostazione di scansione direttamente sulle stampanti supportate (ora è l'impostazione predefinita sui modelli HP supportati); su MyQ Roger non esiste un prodotto OCR server separato e autonomo, come invece avviene su MyQ X.

I metadati forniscono ai documenti un contesto aziendale

Molti processi aziendali si basano su informazioni quali numeri di fattura, nomi dei clienti, codici di progetto, riferimenti agli ordini di acquisto o identificativi dei reparti per organizzare correttamente i documenti.

Queste informazioni sono note come metadati. 

MyQ consente alle organizzazioni di acquisire ulteriori informazioni durante il processo di scansione. A seconda del flusso di lavoro, gli utenti possono inserire valori quali numeri di fattura, date di scadenza, importi totali, valute o altre informazioni specifiche dell’azienda prima che il documento venga inviato a destinazione. Questi valori possono quindi accompagnare il documento all’interno del sistema di destinazione, semplificando notevolmente la classificazione e il recupero.

L'aggiunta di metadati al momento dell'acquisizione aiuta le organizzazioni a definire procedure di gestione dei documenti più coerenti, senza richiedere ulteriori interventi manuali in un secondo momento.

Disponibilità su MyQ X e MyQ Roger

La funzionalità di acquisizione dei metadati è documentata per MyQ X. MyQ I parametri del flusso di lavoro diRoger coprono le impostazioni tecniche di scansione quali la scansione fronte-retro, la risoluzione, il formato e le dimensioni della carta, ma non i campi personalizzati dei metadati aziendali.

Automatizzazione dei processi documentali ripetitivi

Un dipendente effettua l'autenticazione all'indirizzo Dispositivo, seleziona una destinazione, imposta le opzioni di scansione, inserisce le stesse informazioni e ripete la procedura decine di volte.

L'automazione del flusso di lavoro elimina gran parte di questa ripetitività.

Grazie a MyQ Easy Scan, gli amministratori possono creare flussi di lavoro di scansione predefiniti che combinano più azioni in un'unica operazione per l'utente. Anziché configurare manualmente ogni scansione, gli utenti devono semplicemente selezionare il flusso di lavoro appropriato e MyQ applica automaticamente le impostazioni richieste prima di inviare il documento alla destinazione.

A seconda delle esigenze aziendali, i flussi di lavoro possono includere impostazioni di scansione predefinite, destinazioni cloud, raccolta di metadati, elaborazione OCR e instradamento dei documenti.

Ciò non solo migliora l'efficienza, ma riduce anche gli errori degli utenti, garantendo che i documenti vengano elaborati in modo uniforme in tutta l'organizzazione.

La standardizzazione offre vantaggi sia agli utenti che al reparto IT

In assenza di flussi di lavoro standardizzati, gli utenti tendono spesso a sviluppare le proprie abitudini nella denominazione dei file, nella scelta delle destinazioni o nella configurazione delle impostazioni di scansione. Con il passare del tempo, queste differenze rendono più complessa la gestione dei documenti e aumentano il rischio che le informazioni vengano smarrite.

I flussi di lavoro centralizzati contribuiscono a garantire che i documenti seguano lo stesso iter indipendentemente da chi li scansiona o dal tipo di Dispositivo e multifunzione utilizzato.

Per i team IT, ciò semplifica la gestione.

Per gli utenti, ciò garantisce un'esperienza familiare che richiede meno decisioni durante le attività quotidiane. 

Trasformare la scansione in un processo aziendale interconnesso

La scansione rimane una parte importante di molte attività aziendali, ma il valore non deriva più solo dalla digitalizzazione dei documenti cartacei. 

I maggiori vantaggi derivano da ciò che avviene dopo l'acquisizione del documento.

L'integrazione diretta con il cloud riduce le operazioni superflue. L'OCR trasforma le immagini statiche in documenti ricercabili. I metadati forniscono un contesto aziendale. L'automazione del flusso di lavoro elimina le attività manuali ripetitive e invia i documenti esattamente dove devono arrivare.

Nel loro insieme, queste funzionalità aiutano le organizzazioni ad andare oltre la semplice scansione tradizionale, orientandosi verso flussi di lavoro documentali più efficienti, più coerenti e meglio in linea con il modo in cui le aziende moderne gestiscono oggi le informazioni.

Ottenere il sostegno di cui hai bisogno

Come sempre, i clienti e i partner già esistenti dovrebbero rivolgersi innanzitutto al MyQ Portale della Community, dove sono disponibili documentazione, risposte e la possibilità di aprire ticket di assistenza.

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