OGH acquisisce il controllo, migliora la sicurezza e aumenta l'efficienza grazie a MyQ

Sfida 

In qualità di società specializzata in edilizia e ingegneria, con un organico che oscilla tra i 1.000 e i 2.500 dipendenti a seconda delle esigenze dei progetti, Orion Group Holdings si trovava ad affrontare sfide sempre più complesse nella gestione del proprio ambiente di stampa distribuito su più sedi. 

Il team IT dedicava molto tempo a rispondere alle richieste di assistenza relative a problemi di stampa, a monitorare i materiali di consumo delle stampanti e a gestire l'infrastruttura di stampa distribuita.  

Allo stesso tempo, l'organizzazione aveva bisogno di rafforzare la sicurezza dei documenti, in particolare per quanto riguarda i rendiconti finanziari riservati e la documentazione relativa ai progetti che potevano essere lasciati incustoditi sulle stampanti condivise. 

L'azienda era inoltre alla ricerca di una maggiore visibilità sui costi legati alla stampa e di un modo efficiente per smistare, elaborare e digitalizzare le informazioni cartacee. Gli strumenti di gestione delle stampanti esistenti non offrivano il controllo centralizzato, l'automazione e l'intelligenza necessari a supportare gli obiettivi operativi dell'organizzazione. 

Soluzione 

OGH ha scelto MyQ centralizzare la gestione della stampa, migliorare la sicurezza dei documenti e garantire una maggiore visibilità sui costi di stampa e Dispositivo . 

Il progetto è stato realizzato da Kyocera Solutions America, MyQ di primo piano MyQ con una profonda competenza in materia di infrastrutture di stampa, automazione dei flussi di lavoro e servizi di stampa gestiti. Grazie alla stretta collaborazione Kyocera MyQ, OGH ha potuto beneficiare di un approccio di implementazione che ha combinato le migliori pratiche del settore con una tecnologia avanzata di gestione della stampa. La partnership strategica di lunga data tra Kyocera MyQ al team di implementazione di avvalersi di ampie conoscenze tecniche, metodologie collaudate ed esperienza sul campo, contribuendo a garantire un’implementazione senza intoppi e un forte allineamento con gli obiettivi aziendali di OGH. 

L'implementazione di MyQ Ultimate Edition ha introdotto la stampa pull sicura in tutta l'organizzazione, richiedendo ai dipendenti di autenticarsi tramite credenziali, portachiavi elettronici, tesserini identificativi o codici PIN prima che i documenti vengano rilasciati. Ciò ha eliminato le stampe incustodite, consentendo al contempo agli utenti di recuperare i documenti in modo sicuro da qualsiasi Dispositivo autorizzato. 

MyQ ha inoltre fornito una dashboard centralizzata per la gestione del Parco stampanti multifunzione dell’azienda. La configurazione automatizzata delle stampanti ha semplificato l’implementazione e la manutenzione, mentre le notifiche proattive via e-mail avvisavano gli amministratori di eventuali problemi alle stampanti e di livelli bassi di toner prima che questi potessero compromettere le operazioni. 

Per migliorare il controllo finanziario, OGH ha implementato Contabilizzazione di stampa basata su regole e Contabilizzazione dei progetti. I costi di stampa, copia e scansione possono ora essere attribuiti con precisione a progetti specifici, a Lavori di Stampa o a Contabilizzazione , garantendo una maggiore trasparenza e contribuendo a migliorare le stime dei progetti futuri. 

Inoltre, l'azienda ha iniziato a sfruttare i flussi di lavoro intelligenti per i documenti MyQ per automatizzare i processi di scansione. I dipendenti possono acquisire, elaborare e inoltrare i documenti in modo sicuro verso destinazioni predefinite, riducendo la gestione manuale e minimizzando il rischio di errori di comunicazione. 

Risultati 

L'impatto dell'implementazione è stato immediato: i benefici si sono manifestati fin dal primo giorno e si prevedono miglioramenti operativi completi entro i primi 90 giorni. 

Si prevede che l'introduzione della stampa sicura su richiesta ridurrà lo spreco di carta e toner di oltre il 30%, contribuendo a ridurre i costi operativi e sostenendo al contempo gli obiettivi di sostenibilità.  

Allo stesso tempo, l'organizzazione ha notevolmente rafforzato la sicurezza dei documenti, garantendo che i contratti riservati, i rendiconti finanziari e la documentazione relativa ai progetti siano accessibili solo agli utenti autorizzati. 

Per il reparto IT, la gestione centralizzata ha ridotto drasticamente il carico amministrativo. Si prevede che la configurazione automatizzata delle stampanti, il monitoraggio proattivo e Dispositivo centralizzata Dispositivo consentiranno di risparmiare circa 20-25 ore al mese che altrimenti sarebbero state dedicate alla risoluzione dei problemi, alla gestione dei driver e alle configurazioni manuali. 

Anche gli utenti dei vari reparti hanno riscontrato vantaggi concreti. Contabilizzazione possono classificare e inoltrare automaticamente le fatture utilizzando flussi di lavoro basati sulla tecnologia OCR; i dirigenti possono digitalizzare in modo sicuro documenti sensibili con un intervento manuale minimo; e i responsabili di progetto possono scansionare i documenti direttamente nei flussi di lavoro specifici del progetto, che estraggono automaticamente le informazioni e inoltrano i file alla destinazione corretta. 

Riunendo in un’unica piattaforma la sicurezza dei documenti, la gestione della stampa, il controllo dei costi e l’automazione dei flussi di lavoro, Orion Group Holdings ha trasformato la stampa da una sfida operativa a un processo aziendale controllato ed efficiente. 

Il successo del progetto mette in luce il valore della combinazione tra tecnologia innovativa e servizi professionali di comprovata esperienza. Grazie all’unione tra l’avanzata piattaforma di gestione della stampa MyQe l’esperienza Kyoceranell’implementazione, OGH è riuscita ad accelerare l’adozione del sistema, ottenere miglioramenti operativi sin dalle prime fasi e gettare le basi per un’ottimizzazione a lungo termine. La partnership non si è limitata alla sola tecnologia, ma ha fornito le risorse umane, i processi e le conoscenze necessarie per trasformare gli obiettivi strategici in risultati aziendali misurabili.