La sicurezza non è più una semplice caratteristica, ma una necessità

Man mano che le organizzazioni adottano modelli di lavoro ibridi, si collegano ai servizi cloud e operano nel rispetto di requisiti normativi più rigorosi, questo divario diventa sempre più evidente. 

I flussi di lavoro documentali non consistono più semplicemente nel trasferire informazioni da un luogo all'altro. Essi garantiscono che le informazioni rimangano protette, tracciabili e conformi in ogni fase del processo. 

L'accesso ai dispositivi non è sempre basato sull'identità

In molti ambienti, le stampanti e i dispositivi multifunzione rimangono accessibili senza Autenticazione sicuro e coerente.

Gli utenti potrebbero avvicinarsi a unDispositivo interagire con esso senza una chiara verifica dell'identità. In alcuni casi, esistono Autenticazione che però non vengono applicati in modo coerente in tutte le sedi o per tutti i gruppi di utenti.

Ciò crea una discrepanza tra l'identità dell'utente e Dispositivo .

Anche quando le organizzazioni dispongono di solidi sistemi di gestione delle identità, questi non sono sempre pienamente integrati con i flussi di lavoro relativi ai documenti. Di conseguenza, operazioni come la stampa o la scansione potrebbero non essere sempre collegate direttamente a un utente verificato.

I documenti diventano vulnerabili nella fase finale

I documenti possono essere stampati e lasciati incustoditi, prelevati da persone non autorizzate o visionati da altri in spazi comuni. Si tratta di un problema comune negli uffici, negli istituti scolastici, nelle strutture sanitarie e nei luoghi aperti al pubblico. 

A questo punto, le protezioni digitali non sono più attive. Il documento è visibile, accessibile e potenzialmente esposto.

Ciò mette in luce un aspetto importante: la sicurezza nei flussi di lavoro documentali non si esaurisce con l'invio del documento in stampa. La fase finale è spesso quella meno controllata.

La visibilità sulle attività relative ai documenti è spesso limitata

Ci si aspetta sempre più spesso che le organizzazioni sappiano come le informazioni circolano all'interno dei loro sistemi.

Tuttavia, in molti ambienti di stampa e scansione, la visibilità rimane limitata. Non è sempre possibile risalire con chiarezza a chi abbia stampato o scansionato un documento, dove sia avvenuta l'operazione o se questa sia stata autorizzata.

Senza registri di controllo dettagliati, indagare sugli incidenti diventa difficile. Dimostrare la conformità diventa ancora più complesso. In contesti soggetti a regolamentazione, questa mancanza di visibilità rappresenta un rischio aziendale.

I modelli di sicurezza faticano a stare al passo con il lavoro ibrido

Gli utenti non lavorano più da un'unica sede o da Dispositivo unico Dispositivo. I dipendenti si spostano tra uffici, abitazioni e ambienti condivisi. Si connettono tramite diverse reti e utilizzano una combinazione di dispositivi gestiti e non gestiti.

I modelli tradizionali di sicurezza della stampa sono stati concepiti per ambienti statici e on-premise. L'applicazione degli stessi modelli ad ambienti distribuiti comporta una maggiore complessità.

Le politiche di sicurezza potrebbero non essere applicate in modo coerente. Autenticazione potrebbero variare. La visibilità potrebbe essere frammentata.

Man mano che le organizzazioni diventano sempre più distribuite, diventa più difficile garantire un livello di sicurezza uniforme in tutti i flussi di lavoro relativi ai documenti.

La scansione solleva questioni relative alla fiducia

La scansione è spesso considerata un semplice processo di digitalizzazione dei documenti. Tuttavia, solleva importanti questioni relative alla fiducia e all'integrità.

Quando viene scansionato un documento, le organizzazioni devono sapere: 

• Chi ha scansionato il documento? 
• Se il documento è stato modificato 
• Dove è stato inviato il documento 
• Se sia possibile tracciare il processo

In molti contesti, questi aspetti non sono completamente sotto controllo. I documenti digitalizzati potrebbero non essere associati all'identità dell'utente e la loro trasmissione alle destinazioni potrebbe non essere completamente regolamentata.

Il collegamento al cloud comporta una maggiore complessità

Man mano che le organizzazioni passano all'archiviazione e ai flussi di lavoro basati sul cloud, i sistemi di gestione dei documenti devono integrarsi in modo sicuro con le piattaforme cloud, il che comporta una nuova serie di sfide.

Autenticazione devono essere gestiti in modo sicuro. Le credenziali devono essere protette. I dati devono essere trasferiti senza essere esposti. L'accesso deve essere controllato su tutti i sistemi.

Queste integrazioni sono tecnicamente complesse e richiedono un'attenta progettazione. Se implementate in modo errato, possono introdurre nuovi rischi invece di ridurli.

I requisiti di conformità continuano ad aumentare

Le organizzazioni sono sottoposte a una pressione sempre maggiore per soddisfare i requisiti normativi e di conformità.

Questi requisiti spesso vanno oltre i sistemi principali per includere i flussi di lavoro documentali. Le organizzazioni devono essere in grado di dimostrare: 

• Chi ha consultato un documento 
• Come è stato elaborato il documento 
• Dove è stato inviato 
• Se l'accesso fosse autorizzato

Senza controlli strutturati e una chiara tracciabilità, diventa difficile soddisfare tali requisiti.

La sicurezza è spesso frammentata lungo il flusso di lavoro

I flussi di lavoro documentali comprendono diverse fasi, Autenticazione stampa, alla scansione e Autenticazione consegna.

In molti contesti, ciascuna di queste fasi viene gestita separatamente. In alcuni ambiti possono esserci dei controlli, mentre in altri no.

Ciò crea delle lacune che potrebbero lasciare i documenti esposti o non adeguatamente protetti.

La sicurezza non dovrebbe essere applicata in fasi isolate, ma dovrebbe essere coerente durante l'intero ciclo di vita del documento.

La sicurezza nei flussi di lavoro documentali richiede un approccio diverso

I flussi di lavoro relativi ai documenti fanno parte delle operazioni quotidiane, ma contribuiscono anche alla sicurezza dell'organizzazione.

Coinvolgono utenti, dispositivi, reti e servizi cloud. Gestiscono informazioni sensibili. Sono soggetti a requisiti di conformità. E operano in contesti sempre più complessi.

Considerare la sicurezza come una singola funzionalità o un semplice punto di controllo non è più sufficiente.

La sicurezza nei flussi di lavoro documentali deve essere: 

• Basato sull'identità 
• Tracciabile 
• Coerente in tutti gli ambienti 
• Integrazione con i sistemi cloud 
• Convalida continua

Comprendere queste sfide è il primo passo per creare flussi di lavoro documentali che non siano solo funzionali, ma anche sicuri fin dalla progettazione.