Le sfide della stampa negli ambienti di lavoro ibridi

Dovrebbe inoltre aiutare le organizzazioni ad andare oltre la semplice gestione della stampa, controllando i flussi di lavoro dei documenti e riducendo le stampe superflue. La piattaforma giusta dovrebbe integrare la sicurezza nell’architettura stessa, anziché considerarla un elemento aggiuntivo. 

Perché è importante proprio ora 

Gli uffici distribuiti, gli utenti remoti, l’infrastruttura cloud e i crescenti requisiti di conformità mettono in luce i punti deboli degli ambienti di stampa progettati per un unico ufficio e un’infrastruttura relativamente statica.

Le conseguenze sono concrete: maggiore carico di lavoro per il reparto IT, maggiore esposizione dei documenti sensibili, dispositivi più difficili da controllare e processi di conformità più complessi. Una piattaforma di stampa dovrebbe quindi essere valutata nell’ambito del più ampio contesto informatico e documentale dell’organizzazione, non come uno strumento autonomo per la gestione delle stampanti. 

Quale architettura di sicurezza dovrebbe avere una piattaforma di stampa?

La sicurezza dovrebbe partire dalla progettazione stessa della piattaforma, non dall’aggiunta successiva di un modulo di sicurezza opzionale. Si consiglia di iniziare da Autenticazione e Autorizzazione. Agli utenti dovrebbe essere richiesto di autenticarsi prima di accedere ai flussi di lavoro di stampa protetti, con autorizzazioni basate sui ruoli che controllino ciò che gli amministratori e gli utenti possono fare.

La crittografia dovrebbe proteggere i dati sia durante la trasmissione che durante l'archiviazione, e la piattaforma dovrebbe garantire controlli chiari sulla posizione in cui risiedono i dati relativi alla stampa Lavori di Stampa e e ai documenti.

Stampa protetta La pubblicazione è un altro aspetto importante da considerare. Una piattaforma dovrebbe impedire che i documenti sensibili vengano pubblicati immediatamente su unDispositivo e lasciati incustoditi. Al contrario, Lavori di Stampa dovrebbero rimanere protetti fino a quando l’utente autorizzato non li pubblicherà.

Per gli ambienti ibridi, occorre inoltre verificare cosa succede ai dati di stampa al di fuori dell’ server e centrale. I server di stampa locali Spooling, le code non gestite e le copie non controllate dei documenti possono compromettere un’architettura altrimenti sicura. L’obiettivo dovrebbe essere quello di garantire un controllo coerente sul documento durante l’intero ciclo di vita della stampa. 

Perché la neutralità rispetto ai fornitori è importante per la sicurezza della stampa?

Un ambienteStampa protetta non dovrebbe costringere un’organizzazione a standardizzare l’intero parco hardware su un unico produttore.

Le grandi organizzazioni gestiscono solitamente flotte eterogenee distribuite tra uffici, sedi e diverse generazioni di dispositivi. Una piattaforma di gestione della stampa dovrebbe garantire politiche di sicurezza e flussi di lavoro uniformi in tutto l’ambiente, anziché far dipendere la sicurezza dal tipo di stampante installata.

La neutralità rispetto ai fornitori è importante anche quando le organizzazioni sostituiscono o consolidano i dispositivi. Se la piattaforma di stampa è strettamente legata a un unico ecosistema hardware, la sostituzione dei dispositivi può trasformarsi in un progetto infrastrutturale più complesso del necessario.

Una piattaforma compatibile con una flotta mista è in grado di centralizzare Autenticazione, Stampa protetta il rilascio, le politiche, il monitoraggio e i flussi di lavoro relativi alla documentazione senza dover adottare approcci di gestione distinti per i diversi tipi di hardware.

Ciò riduce la dipendenza dall'hardware e offre ai team IT una maggiore flessibilità in caso di cambiamenti nella flotta.

In che modo la piattaforma dovrebbe gestire l’automazione dei flussi di lavoro e la digitalizzazione dei documenti?

La gestione della stampa non dovrebbe limitarsi al momento in cui un documento raggiunge la stampante. La stessa piattaforma dovrebbe aiutare le organizzazioni a controllare ciò che accade ai documenti prima e dopo la stampa, in particolare laddove la scansione e la digitalizzazione fanno parte dei processi quotidiani. 

Cercate funzionalità in grado di indirizzare i documenti verso destinazioni definite, automatizzare i flussi di lavoro di scansione, elaborare i contenuti scansionati e ridurre le operazioni manuali. L’OCR, ad esempio, può trasformare il testo contenuto nei documenti scansionati in informazioni leggibili da un computer che altri sistemi possono elaborare.

Questo è importante perché la stampa superflua è spesso sintomo di processi documentali inefficienti. Se i dipendenti sono in grado di acquisire, elaborare e inoltrare le informazioni in formato digitale in modo sicuro, potrebbe ridursi la necessità di stampare, gestire, scansionare e reinserire manualmente le stesse informazioni. 

L'automazione dei flussi di lavoro dovrebbe quindi essere considerata come parte integrante della gestione della stampa.

Quali competenze in materia di conformità e audit sono imprescindibili?

Gli amministratori dovrebbero essere in grado di stabilire chi ha effettuato l'accesso al sistema, di quali autorizzazioni disponeva e cosa è accaduto ai documenti all'interno dell'ambiente. Il controllo degli accessi basato sui ruoli consente di limitare le autorizzazioni amministrative e operative in base alle responsabilità degli utenti.  

Anche le tracce di audit sono altrettanto importanti. 

Forniscono una visione d’insieme delle attività e possono aiutare le organizzazioni a indagare sugli incidenti o a dimostrare che sono in atto controlli adeguati.

La protezione dei dati dovrebbe coprire l'intero ciclo di vita del documento, comprese le comunicazioni e i dati archiviati. MyQ La documentazione sulla sicurezza di X, ad esempio, descrive la crittografia dei dati inattivi e la crittografia end-to-end, oltre all'Autenticazione, ai controlli di accesso e all'auditing.

I requisiti specifici di conformità dipenderanno dall'organizzazione e dal settore in cui opera, ma il principio di fondo rimane lo stesso: i controlli di sicurezza devono essere dimostrabili, gestibili e verificabili.

Cosa non funziona nelle soluzioni obsolete o poco efficaci

Non tutte le architetture di gestione della stampa sono progettate per gli attuali ambienti distribuiti. 

Alcuni schemi ricorrenti generano una complessità superflua: 

• Architetture basate su agenti perDispositivo : L'accumulo di più aggiornamenti sui singoli dispositivi può aumentare il carico di lavoro relativo all'implementazione e alla manutenzione man mano che le flotte crescono o cambiano. Ciò può tradursi in un maggiore impegno amministrativo e in un maggior numero di potenziali problemi di configurazione. 

• Misure di sicurezza aggiunte in un secondo momento: Quando la sicurezza viene considerata come un modulo aggiuntivo anziché come parte integrante dell'architettura della piattaforma, i controlli possono risultare frammentati tra i diversi componenti. 

• Piattaforme vincolate a un unico fornitore di hardware: Legare troppo strettamente la gestione e la sicurezza a un unico ecosistema hardware può rendere i cambiamenti nel parco macchine più destabilizzanti e limitare le future scelte in materia di " Dispositivo ". 

• Sistemi esclusivamente on-premise adattati al lavoro ibrido: I sistemi progettati per un ambiente d'ufficio fisso e centralizzato possono richiedere infrastrutture aggiuntive e soluzioni alternative quando le organizzazioni passano ad ambienti ospitati nel cloud o distribuiti.

Il costo non è solo di natura tecnica. Questi limiti architettonici possono aumentare il carico di lavoro dell’help desk, rallentare le implementazioni e i cambiamenti in ufficio e rendere più difficile mantenere controlli coerenti in materia di sicurezza e conformità.

Come MyQ ha trasformato la gestione della stampa in un miglioramento operativo

Orion Group Holdings ha utilizzato MyQ X per centralizzare la gestione della stampa nel proprio ambiente distribuito, rafforzare la sicurezza dei documenti e migliorare la visibilità sulle operazioni di " Dispositivo " e sui costi di stampa.

L’implementazione risultante comprendeva l’ Stampa su richiesta, la gestione centralizzata del parco dispositivi, la configurazione automatizzata delle stampanti, le notifiche proattive Dispositivo , la gestione dei progetti Contabilizzazione e i flussi di lavoro automatizzati per i documenti.

Il progetto prevede una riduzione di oltre il 30% degli scarti di carta e di toner, nonché a un risparmio stimato di risparmio di 20–25 ore di amministrazione IT al mese.

Questi risultati dimostrano perché la valutazione non dovrebbe limitarsi a chiedersi se una piattaforma sia in grado di gestire le stampanti. La domanda più utile è piuttosto quale impatto la piattaforma possa avere sull’intero ambiente di stampa e gestione dei documenti dell’organizzazione.

Una piattaforma diStampa protetta e dovrebbe integrarsi nell’architettura di sicurezza dell’organizzazione, funzionare su tutto il parco hardware esistente, adattarsi al modello di implementazione, supportare i flussi di lavoro documentali e fornire i controlli necessari per garantire la tracciabilità e la conformità.