I costi nascosti dell'implementazione di stampanti su larga scala

Man mano che le organizzazioni crescono, adottano modelli di lavoro ibridi e si espandono in diverse sedi, la gestione delle stampanti smette di essere una semplice attività operativa. Si trasforma invece in una fonte costante di attrito e di costi elevati, spesso sottovalutati. Il 41% delle organizzazioni indica l’alto costo di manutenzione dei sistemi legacy come uno dei problemi principali, secondo quanto riportato da IDC nei propri studi.  

Come vengono gestite ancora oggi le implementazioni delle stampanti

In molti contesti, l'implementazione delle stampanti si basa ancora su metodi tradizionali: criteri di gruppo, installazioni manuali e script personalizzati. Questi approcci sono ampiamente utilizzati e ben conosciuti. Presentano però gli stessi limiti: non sono mai stati progettati per adattarsi facilmente a sistemi su larga scala.

Le politiche di gruppo richiedono un'attenta pianificazione e frequenti aggiornamenti. Gli script tendono a risolvere un problema alla volta, per poi diventare gradualmente inefficaci con il cambiamento dei sistemi operativi o l'evoluzione degli ambienti. Le installazioni manuali rimangono l'opzione di ripiego, che spesso richiede l'intervento remoto o la presenza fisica di qualcuno.  

Tutto questo funziona finché funziona. E quando smette di funzionare, lo sforzo necessario per mantenere le cose in funzione aumenta in modo sproporzionato.

La scala cambia la natura del problema

Quando un'organizzazione opera in più edifici, campus o paesi, l'implementazione delle stampanti diventa meno prevedibile. Gli utenti si spostano da una sede all'altra. I ruoli cambiano. I dispositivi vengono spostati. I laptop e gli smartphone personali entrano negli ambienti aziendali grazie alle politiche BYOD.

Ogni cambiamento introduce un'altra eccezione. Un'altra regola. Un'altra soluzione alternativa. 

Un nuovo dipendente entra in azienda e si ritrova con un accesso alla stampante non corretto. Un reparto si trasferisce e metà delle code di stampa non ha più senso. Un lavoratore in remoto ha bisogno di poter stampare, ma i vincoli di sicurezza complicano la configurazione. Un dirigente è in viaggio e scopre che sui dispositivi condivisi vengono stampati documenti riservati. 

Nessuno di questi scenari è insolito. Sono realtà quotidiane nelle organizzazioni moderne.

Il carico operativo sui team IT

I responsabili IT si fanno carico della maggior parte di questo onere. I team IT devono gestire script che richiedono un'attenzione costante. Ricostruiscono le politiche per ogni nuova sede. Rispondono a ticket semplici ma ripetitivi.

Molte correzioni richiedono ancora un intervento in loco. Qualcuno deve intervenire manualmente per correggere quello che è essenzialmente un problema di implementazione. Nel corso del tempo, ciò richiede ore che potrebbero essere dedicate a progetti di maggiore impatto.

L'implementazione delle stampanti sta diventando un punto debole ben noto. Non perché i team non siano all'altezza, ma perché gli strumenti e i modelli su cui fanno affidamento non sono più in linea con il modo in cui le organizzazioni operano realmente.

L'impatto finanziario si accumula silenziosamente

Da un punto di vista finanziario, il costo di un'implementazione inefficiente delle stampanti raramente emerge in modo evidente. Si manifesta invece nei costi di manodopera IT, nelle spese generali di assistenza, nei ritardi nell'avvio delle attività in ufficio e nell'allungamento dei tempi di realizzazione dei progetti. 

Ogni nuovo ufficio richiede uno sforzo aggiuntivo. Ogni cambiamento comporta dei rischi. Ogni passaggio manuale aumenta la probabilità di errore.

Presi singolarmente, questi costi possono sembrare gestibili. Col passare del tempo, però, si accumulano. Soprattutto nelle organizzazioni di grandi dimensioni o con sedi distribuite, l’implementazione delle stampanti finisce per incidere negativamente sull’efficienza operativa. 

La sicurezza e la privacy sono più difficili da controllare di quanto dovrebbero essere.

Per i team dirigenziali, i rischi più preoccupanti sono spesso quelli meno visibili. 

Le code condivise possono talvolta portare a utilizzare la stampante sbagliata nel posto sbagliato. Errori di configurazione possono causare l'invio di documenti riservati al Dispositivo sbagliato. I dispositivi personali rendono meno netta la distinzione tra reti aziendali affidabili e ambienti non gestiti.

I dirigenti devono affrontare una sfida particolare. Lavorano in diverse sedi e gestiscono informazioni sensibili che non ammettono errori. Eppure, la maggior parte degli approcci di implementazione li tratta come qualsiasi altro utente, basandosi su convenzioni piuttosto che su garanzie.

Quando qualcosa va storto, l'impatto va oltre il semplice disagio. Influisce sulla fiducia, sulla conformità e sulla reputazione.

Il BYOD e il lavoro ibrido mettono in luce le lacune

Gli ambienti BYOD, in particolare le università, i campus e le grandi aziende, evidenziano questi problemi in modo ancora più evidente. Migliaia di utenti. Centinaia di stampanti. Tolleranza minima per gli attriti.

Gli utenti si aspettano di poter installare e stampare rapidamente. I team IT devono garantire sicurezza, separazione e coerenza. Il risultato è spesso un mosaico di programmi di installazione, istruzioni ed eccezioni che funziona solo perché qualcuno lo mantiene costantemente aggiornato.

Il lavoro ibrido introduce un ulteriore livello di complessità. La stampa non è più legata a una singola rete a un singolo edificio. L'accesso deve seguire gli utenti, mentre il controllo deve rimanere centralizzato. 

Il 48% dei clienti riferisce che una delle principali sfide è rappresentata dall'incapacità dei dipendenti di stampare in modo efficace da casa, secondo quanto riportato da IDC. 

Perché questi punti critici persistono?

Questi problemi persistono non per mancanza di impegno, ma perché l'implementazione delle stampanti viene ancora considerata un'operazione da eseguire una sola volta.

Le organizzazioni moderne hanno bisogno di qualcosa di diverso. Un modello che si adatti agli utenti, ai ruoli e alle sedi. Un modello che riduca l'intervento manuale anziché spostarlo altrove.

Senza questo cambiamento, i team IT sono costretti a ottimizzare i processi tenendo conto dei limiti esistenti. Possono rendere le cose più veloci o più sicure, ma non fondamentalmente più semplici. 

Un cambiamento è all'orizzonte 

Nell'ambito dell'infrastruttura IT, si registra una chiara tendenza verso l'automazione e la standardizzazione. Anche la gestione della stampa sta iniziando a seguire la stessa direzione. 

Noi di MyQ abbiamo dedicato molto tempo a collaborare con organizzazioni che devono affrontare proprio queste sfide. Imprese globali. Grandi campus. Ambienti ibridi in cui i modelli di implementazione tradizionali non sono più validi. 

Quello che stiamo preparando affronta questi punti critici alla radice. Non aggiungendo complessità, ma eliminando gran parte di ciò che oggi rende fragile l'implementazione delle stampanti. 

È progettato per ridurre i tempi di implementazione, diminuire i costi operativi e rafforzare la sicurezza senza aumentare gli attriti. Inoltre, riflette il modo in cui operano effettivamente le organizzazioni moderne. 

Maggiori dettagli seguiranno a breve.

Per ora, basti dire questo: i problemi qui descritti sono reali, diffusi e richiedono da tempo una risposta migliore. E quella soluzione è più vicina di quanto si possa immaginare.