Quando la scansione di un documento non basta: la sfida dei documenti digitali affidabili

Tuttavia, per quanto riguarda i documenti soggetti a obblighi di conservazione, di revisione contabile, normativi o legali, il semplice fatto di disporre di una copia digitale non risponde necessariamente alle questioni più importanti. 

Il documento è stato scansionato correttamente? Chi lo ha scansionato? L’organizzazione è in grado di dimostrare che la copia digitale rispecchia fedelmente l’originale? Il documento è stato verificato prima che l’originale cartaceo venisse eliminato?

E, a distanza di anni, l'organizzazione è in grado di fornire prove su come quel documento sia stato redatto e approvato?

Queste questioni assumono un’importanza sempre maggiore man mano che le organizzazioni sostituiscono i processi cartacei con documenti digitali.

Il divario tra la scansione e la digitalizzazione affidabile 

C'è una differenza importante tra la digitalizzazione di un documento e l'accettazione della copia digitale risultante come documento ufficiale.

Un processo di scansione standard è generalmente finalizzato alla creazione di un file digitale. Una volta completata la scansione, il file può essere salvato in una cartella, in un sistema di gestione dei documenti, su una piattaforma di " Archiviazione cloud " o in un archivio.

Il problema è che il file finale non contiene necessariamente tracce del processo che lo ha generato.

Un file PDF può riportare il contenuto di un documento, ma potrebbe non riportare: 

• Chi ha eseguito l'esame? 

• Quale versione di Dispositivo è stata utilizzata? 

• Come è stato scansionato il documento 

• Se la scansione è stata controllata per verificarne la qualità e la completezza 

• Chi ha revisionato la copia digitale risultante? 

• Se il documento sia stato approvato prima che l'originale venisse distrutto 

• Se il documento digitale fosse protetto da modifiche successive

Per le organizzazioni che devono dimostrare l’affidabilità dei propri documenti digitali, l’archiviazione dei file rappresenta solo una parte del problema. Anche il processo alla base dei file è importante.

I requisiti europei stanno ponendo sempre più l'accento sulla fiducia nel digitale 

In tutta Europa, le organizzazioni operano in un contesto in cui l’integrità, la sicurezza, la responsabilità e il valore probatorio delle informazioni digitali rivestono grande importanza.

Il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’UE, ad esempio, richiede che i dati personali siano trattati con adeguate misure di sicurezza, compresa la protezione contro il trattamento non autorizzato o illecito e contro la perdita, la distruzione o il danneggiamento accidentali. Esso stabilisce inoltre la responsabilità delle organizzazioni, richiedendo loro di essere in grado di dimostrare la conformità ai principi pertinenti.

Il quadro normativo europeo in materia di identificazione elettronica e servizi di fiducia riconosce inoltre l’importanza dei meccanismi che garantiscono l’integrità e l’origine delle informazioni elettroniche. Ai sensi del regolamento eIDAS, i sigilli elettronici possono essere utilizzati dalle persone giuridiche per garantire l’origine e l’integrità dei dati e dei documenti, mentre i timestamp elettronici possono fornire la prova della data di esistenza dei dati e avvalorarne l’integrità.

Ciò non significa che ogni documento digitalizzato richieda le stesse misure di controllo.

Ciò significa che le organizzazioni devono capire quale livello di garanzia sia adeguato per i documenti che stanno digitalizzando e quali prove potrebbero dover fornire in seguito.

Archiviare un documento non equivale a preservarne il valore probatorio

Si consideri un documento che viene scansionato e archiviato in formato digitale. Se l’originale cartaceo viene conservato, rimane comunque un punto di riferimento fisico. Se invece l’originale cartaceo viene distrutto, la versione digitale assume un’importanza molto maggiore.

L'organizzazione potrebbe quindi dover dimostrare che la copia digitale costituisce una rappresentazione attendibile dell'originale e che il processo utilizzato per crearla è stato adeguatamente controllato.

Ciò rappresenta una sfida per le organizzazioni che considerano la scansione una semplice attività di acquisizione e archiviazione. Un archivio digitale può contenere migliaia o milioni di documenti, ma l’archivio in sé non spiega necessariamente in che modo ciascun documento sia stato inserito nel sistema.

In assenza di adeguati controlli, le organizzazioni rischiano di ritrovarsi con un insieme di file digitali senza una documentazione chiara e verificabile del processo che ne sta alla base.

La scansione sostitutiva alza il livello degli standard

La Germania offre un esempio particolarmente chiaro di questa sfida attraverso TR-RESISCAN, la linea guida tecnica dell’Ufficio federale tedesco per la sicurezza informatica relativa alla scansione di sostituzione.

La linea guida tratta i casi in cui i documenti cartacei vengono digitalizzati e l’originale può essere successivamente distrutto. Adotta un approccio basato sul ciclo di vita del processo, anziché considerare la scansione come un’operazione tecnica isolata.

Ciò comprende aspetti quali la preparazione dei documenti, la digitalizzazione, la post-elaborazione, la garanzia dell’integrità, i controlli organizzativi, il personale e le misure di sicurezza tecniche.

Il principio di fondo è il seguente: se la copia digitale è destinata a sostituire quella cartacea, l’organizzazione deve poter riporre fiducia nel processo che ha portato alla creazione di tale copia digitale.

Perché il processo di scansione in sé è importante

Un processo di digitalizzazione controllato non deve limitarsi alla sola qualità dell'immagine. Deve tenere conto delle persone coinvolte, delle attrezzature utilizzate, del documento stesso, del processo di revisione e delle prove conservate relative a quanto è avvenuto.

Ad esempio, le organizzazioni potrebbero dover stabilire: 

1. Chi ha acquisito il documento?
   Un documento digitale risulta più utile quando l'organizzazione è in grado di associarlo alla persona o al processo responsabile della sua acquisizione.

2. Come è stata acquisita?
   Le informazioni relative all'Dispositivo e di scansione e alle condizioni di scansione possono essere rilevanti per dimostrare come è stata realizzata la copia digitale.

3. Il risultato è stato verificato?
   Una scansione può presentare pagine mancanti, una risoluzione scadente, impostazioni dei colori errate o altri problemi che potrebbero non essere evidenti dalla sola visione del PDF.

4. Chi ha accettato la copia digitale?
   Esiste una differenza significativa tra la creazione di una scansione e l'accettazione formale di tale scansione come documento digitale.
   
   Per i documenti con requisiti di protezione più elevati, la separazione tra la persona che esegue l'acquisizione e quella responsabile dell'approvazione può fornire un ulteriore controllo.

5. È possibile dimostrare l'integrità del documento?
   Le firme digitali, i sigilli, i timestamp e altri meccanismi possono fornire prove relative all’integrità o all’origine delle informazioni elettroniche, a seconda del processo specifico e dei requisiti. La normativa europea sui servizi di fiducia fornisce un quadro di riferimento per questi meccanismi.

6. Esistono prove di quanto accaduto?
   Un documento finale potrebbe non essere sufficiente. Le organizzazioni potrebbero aver bisogno anche di documentazione che illustri come si è svolto il processo di digitalizzazione.

Il problema di considerare tutte le scansioni allo stesso modo

Un documento interno di routine e un documento che può essere utilizzato a fini legali, finanziari, sanitari, amministrativi o normativi non devono necessariamente soddisfare gli stessi requisiti.

La sfida consiste quindi nel non rendere ogni processo di scansione inutilmente complicato.

L'obiettivo è individuare i casi in cui le conseguenze di una documentazione digitale inaffidabile sono significative e stabilire controlli adeguati su tali documenti.

Ciò è particolarmente rilevante per le organizzazioni che digitalizzano i documenti prima di distruggere gli originali cartacei.

Gli enti pubblici, le società di servizi finanziari e assicurativi, gli operatori sanitari, gli studi legali e altri settori soggetti a regolamentazione possono disporre di documenti per i quali la capacità di dimostrare l’autenticità, l’integrità e la cronologia del trattamento rimane fondamentale anche molto tempo dopo la scansione iniziale del documento.

Quali tracce rimarranno una volta che la carta sarà scomparsa?

Un file archiviato in un archivio può fornire informazioni sul contenuto del documento. Un processo di digitalizzazione controllato può inoltre fornire prove su come quel documento sia diventato un documento digitale.

Questa distinzione assume sempre maggiore importanza man mano che le organizzazioni abbandonano la carta e fanno sempre più affidamento sugli archivi digitali. L'obiettivo non è semplicemente quello di digitalizzare un maggior numero di documenti o di archiviarli in modo più efficiente.

L'obiettivo è quello di creare documenti digitali affidabili, gestibili e di cui sia possibile rendere conto nel tempo.

Prepararsi a un approccio più controllato alla digitalizzazione

Laddove i documenti digitali siano destinati a sostituire gli originali cartacei, a supportare processi regolamentati o a superare verifiche contabili o controlli legali, il processo di scansione merita la stessa attenzione riservata all’archivio in cui viene conservato il documento finale.

Ciò significa porre domande concrete relative alla raccolta, alla revisione, all’approvazione, all’integrità, alla conservazione e alle prove. 

Infatti, una volta che l’originale è andato perduto, la validità del documento digitale dipende non solo dal documento stesso, ma anche dalla capacità dell’organizzazione di dimostrare come tale documento sia stato creato.

Il futuro della digitalizzazione dei documenti non consiste semplicemente nel trasferire i documenti cartacei in un archivio digitale. Si tratta piuttosto di poter avere fiducia in ciò che accade lungo tutto il percorso.

MyQ ha messo a punto un approccio per colmare questa lacuna

Ne parleremo nel nostro prossimo webinar, durante il quale vedremo come un flusso di lavoro di scansione controllato possa aiutare le organizzazioni che necessitano di maggiori garanzie riguardo ai documenti digitali che creano. 

Partecipa al webinar del 17 settembre 2026 per scoprire come MyQ affronta la digitalizzazione dei documenti affidabili e cosa questo possa significare per i tuoi processi di scansione. Iscriviti qui alla sessione mattutina o qui alla sessione pomeridiana.