中小企業向けの手頃な印刷管理
24/08/2022
デジタル化の宣伝にもかかわらず、印刷は、あらゆる種類と規模の企業において、管理プロセスの中で依然として決定的に重要である。未解決の問題は、企業とその従業員がどこでどのように印刷を行うかである。
IDCの市場調査によると、2025年までに世界全体で毎分440万ページが印刷されるようになると予想されている。大企業であろうと中小企業であろうと、出版物のノートや会計書類を作成するためにプリンターを利用することに変わりはない。
具体的な方法については、高額なITインフラへの投資を避けたい中小企業（SME）にとって、セキュリティと印刷業務を柔軟なクラウドソリューションに委ねるという選択肢が生まれています。また、モバイルやハイブリッドな働き方が従来のネットワーク限界を試す中、どこで利用するかという問題も浮上しています。
プリンターを管理する
企業が印刷業務を管理したい場合、多くの場合、印刷ジョブの管理を印刷ソリューションに委ねます。 このソフトウェアは、（複合）プリンターでの文書処理を円滑に行い、操作を簡素化し、印刷ジョブのセキュリティを確保するとともに、コストやメンテナンスの管理を支援します。こうしたオンプレミスの印刷ソリューションでは、多くの場合、プリントサーバー より堅牢なITインフラ への投資 が必要となります。そのため、中小企業は、このようなシステムに投資する価値があるかどうか、躊躇してしまうことがあります。
しかし、印刷に場当たり的なアプローチを取ると、他にも大きなコストが発生する可能性がある。例えば、安全でないプリンターからデータが流出したり、ユーザーがより生産的な作業を行う代わりに、例えば印刷やスキャンのパラメータを設定するために費やした工数が失われたりする。安価で安全かつ柔軟な文書処理の答えは、中小企業向けのクラウド・テクノロジー（だけではない）にある。
モバイルのクラウドへの移行！
クラウドの人気は衰えることを知らない。クラウドを利用することで、企業は作業プロセスやデータを他人のサーバーに移行することができ、IT部門の頭痛の種やコストを削減することができる。クラウドへの移行により、印刷インフラにかかるコストの一部が削減され、サービスとして印刷管理を利用することができる。また、オフィスにいる人もいない人もいるハイブリッドな勤務形態がますます一般的になるにつれ、オフィスを「開梱」して同僚と瞬時にコラボレーションできるデジタルオフィスの理屈も理解しやすくなっている。必要なのはインターネット接続だけです。
そこで登場するのが、スマートデジタルワークプレイスアシスタント「MyQ Roger」です。これは、モバイルデバイスをプラットフォームとして活用するSaaS（ Software as a Service）です。モバイルデバイスプリンタ 直感的なアプリとして、ローカルなインフラやサーバーを必要とせずに、ユーザーに柔軟な印刷・スキャン機能を提供します。100%パブリッククラウド上で動作し、クラウドストレージに直接接続することも可能です。
モバイルでシームレス
では、中小企業におけるクラウドベースの文書処理プロセスとはどのようなものだろうか。
毎日集荷を行う小規模な消費財メーカーを想像してみてください。バックオフィスでは午後、必要な納品書を作成し、ドライバー next 、倉庫プリンタそれをドライバー 。ドライバー 顧客に商品をドライバー 、顧客は納品書に署名します。通常、ドライバー はこの書類をどこかのフォルダーにドライバー 、午後になってオフィスで全てを引き渡すドライバー 。 しかし今では、ドライバーは「MyQ Roger 」Roger を開き、ワンクリックで事前に設定されたスキャン操作を実行し、携帯電話で書類を撮影して、OneDriveなどの特定のオンラインフォルダに保存することができます。そこから、経理部門は新しいファイルに関する自動通知（Power Automateを使って簡単に設定できます）を受け取り、すぐに処理することができます。
これはほんの始まりに過ぎません。メーカーは、商品を受け取る際に「MyQ Roger 」Roger 仕入先のRoger できます。このアプリの光学式文字認識（OCR）機能により、テキストを検索可能なPDFに変換し、クラウドフォルダに保存できます。経理部門は、そのPDFから会計システムへ情報を転記するだけで済みます。営業担当者は、出張中にスキャンした紙の書類（領収書や注文確認書など）クラウドストレージ送信することも可能です。スキャンしたファイル内、クラウドストレージ内、あるいはモバイルアプリ上で直接、特定の用語を検索することも可能です。
印刷も問題ありません。MyQ Roger を使えばRoger コンピュータ上のファイルや、Google ドライブなどのクラウドから直接取得したファイルを印刷キュー 追加し、プリンタ送信することができます。ファイルを直接印刷するか、 プルプリント を利用してアプリ経由でプリンタ にログインし、安全に受け取るかを選択できます。MyQ Roger 、Microsoft などの有料サービスだけでなく、Google DriveやDropboxなどの無料サービスともRoger 、統合機能はこのパッケージの重要な要素となっています。
MyQ Roger 、どこからでも 文書を処理できる全く新しい柔軟な方法であり、インフラを必要とせず、IT専門家による定期的なサポートを必要としない方法です。モバイルアプリは無料で、ユーザー数や接続デバイス数に制限はありません。金銭的なコストは、使用するデータと、接続するプリンタ月額利用料のみです。デジタル化か印刷か、選択はあなた次第です。