文書の処理を自動化

文書をPDF形式でスキャンした場合、権限のない者によるアクセスを防ぐために、暗号化してパスワードで保護することができます。

デジタル署名とタイムスタンプを使用することで、 その文書の 内容が が 改ざんされていないことを証明できます。

この文書には、目に見える注釈を付加することも可能です に 注釈、 印、 または画像 を付加することも可能です。 その文書の出所および所有者を特定する

個人データなどの機密情報は、スキャン プロセスにおいて、 ゾーン単位の黒塗り機能を使用することで、

スキャンして送信する

ユーザーは以下をざっと目を通します Easy Scan 。そのドキュメントは、固有のドキュメントIDおよび、デバイス、オペレーター、スキャン設定などのメタデータとともに「スキャンレビュー」に送信されます。

点検および確認を行う

レビュー担当者は、その文書とともに、解像度、カラーモード、両面スキャン設定、スキャン スキャナー、および 操作者などの情報を併せて確認します。審査担当者は、提出された資料を確認した上で、審査を 処理を進めるかかを決定する前に、提出内容を確認することができます。

承認し、署名する

承認権限を持つレビュー担当者は、文書を承認または却下することができます。 追加の 監督が必要なワークフローでは、別の担当者が承認を行うことができます。「高」または「極めて高」の保護レベルが設定された文書には には、この 第二者による承認が必要です。

転送とアーカイブ

承認および署名が完了すると、文書はホットフォルダまたはSFTPを介して、設定済みのアーカイブへ転送されます。転送 転送メモ PDF が PDF形式の転送メモが添付され、そこには文書ID、保護レベル、ページ数、スキャン設定、およびレビュー担当者情報などの重要な詳細が記録されています。

明確な審査プロセス

スキャンとアーカイブの間に、所定の承認手順を設けてください。審査担当者は提出された書類を精査し、 処理を進めるべきでないものを却下することができます。

一連の出来事の記録

レビュープロセスの監査証跡を、文書のメタデータおよび引渡書に基づいて記録しておく には 重要な処理の詳細を記載した転送メモを添付して、レビュープロセスの監査証跡を保持してください。

信頼できるデジタル署名

組織の証明書を使用して、承認済みの文書に署名してください。オプションのタイムスタンプ認証機関を利用することで、署名プロセスにさらなる要素が加わります。

設定可能な保存期間

Scan Reviewのデフォルトの保存期間は10年ですが、組織の要件に合わせて設定を変更することができます。