中小企業向けの手頃な印刷管理
24/08/2022
デジタル化の宣伝にもかかわらず、印刷は、あらゆる種類と規模の企業において、管理プロセスの中で依然として決定的に重要である。未解決の問題は、企業とその従業員がどこでどのように印刷を行うかである。
IDCの市場調査によると、2025年までに世界全体で毎分440万ページが印刷されるようになると予想されている。大企業であろうと中小企業であろうと、出版物のノートや会計書類を作成するためにプリンターを利用することに変わりはない。
高価なITインフラに投資したくない中小企業は、柔軟なクラウド・ソリューションにセキュリティと印刷を任せることができる。そして、モバイルとハイブリッドの従業員が従来のオフィス・ネットワークの限界を試す中、「どこで」という問題がある。
プリンターを管理する
企業が印刷を管理したい場合、印刷ジョブの管理をプリントソリューションの手に委ねることが多い。このソフトウェアは、（多機能）プリンターでの文書処理のスムーズな実行を保証し、その制御を簡素化し、印刷ジョブを保護し、コストとメンテナンスの計算を支援する。このようなオンプレミス型のプリントソリューションは、多くの場合、プリントサーバーやより堅牢なITインフラへの 投資を 必要とします。そのため、中小企業は、このようなシステ ムに投資する価値があるかどうかを躊躇することにな ります。
しかし、印刷に場当たり的なアプローチを取ると、他にも大きなコストが発生する可能性がある。例えば、安全でないプリンターからデータが流出したり、ユーザーがより生産的な作業を行う代わりに、例えば印刷やスキャンのパラメータを設定するために費やした工数が失われたりする。安価で安全かつ柔軟な文書処理の答えは、中小企業向けのクラウド・テクノロジー（だけではない）にある。
モバイルのクラウドへの移行！
クラウドの人気は衰えることを知らない。クラウドを利用することで、企業は作業プロセスやデータを他人のサーバーに移行することができ、IT部門の頭痛の種やコストを削減することができる。クラウドへの移行により、印刷インフラにかかるコストの一部が削減され、サービスとして印刷管理を利用することができる。また、オフィスにいる人もいない人もいるハイブリッドな勤務形態がますます一般的になるにつれ、オフィスを「開梱」して同僚と瞬時にコラボレーションできるデジタルオフィスの理屈も理解しやすくなっている。必要なのはインターネット接続だけです。
そこで、スマート・デジタル・ワークプレイス・アシスタント、MyQ Rogerの登場です。モバイルデバイスをプラットフォームとするSaaS （サービスとしてのソフトウェア）です。モバイルデバイスとプリンターダッシュボード用の直感的なアプリとして、ユーザーに柔軟な印刷とスキャンを提供しますが、ローカルインフラやサーバーは必要ありません。100％パブリッククラウド上で動作し、お客様のクラウドストレージに直接接続することができます。
モバイルでシームレス
では、中小企業におけるクラウドベースの文書処理プロセスとはどのようなものだろうか。
小さな消費財メーカーが毎日集荷に来ているとしよう。バックオフィスは午後に必要な納品書を作成し、翌朝ドライバーが倉庫のプリンターで印刷する。ドライバーは顧客に商品を渡し、顧客は納品書にサインする。通常、ドライバーはこれをどこかのフォルダーに保管し、午後にオフィスですべてを引き渡す。しかし今では、MyQ Rogerアプリを開き、ワンクリックで事前に設定したスキャン動作を起動させ、携帯電話で書類を取り込み、会社のOneDriveなどの特定のオンラインフォルダに保存することができる。そこから経理部門に新しいファイルの自動通知（Power Automateで簡単に設定できる）が届き、すぐに処理できる。
これはほんの始まりに過ぎません。メーカーは、商品を受け取る際にMyQ Rogerを使ってサプライヤーの請求書をスキャンすることもできます。このアプリの光学式文字認識（OCR）は、テキストを検索可能なPDFに変換し、クラウドフォルダに保存することができます。経理部門は、PDFから会計システムに情報をコピーするだけです。営業担当者は、出張中にスキャンした紙文書（領収書や注文確認書）を会社のクラウドストレージに送ることもできる。スキャンしたファイル、クラウドストレージ、またはモバイルアプリで直接、特定の用語を検索することも可能だ。
印刷も問題ありません。MyQ Rogerで直接印刷キューにドキュメントを入れることができ、コンピューターからのファイル、あるいはGoogle Driveなどのクラウドから直接取り込んだファイルでも、プリンターに送ることができる。アプリからプリンターパネルにログインすることで、ファイルを直接印刷するか、プルプリントで安全に受け取るかを選択できます。MyQ Rogerは、Google DriveやDropboxのような無料のサービスだけでなく、Microsoft 365のような有料のサービスとも連携しているため、統合はパッケージの不可欠な部分である。
MyQ Rogerは、どこからでも 文書を処理できる全く新しい柔軟な方法であり、インフラを必要とせず、IT専門家による定期的なサポートを必要としない方法です。モバイルアプリは無料で、ユーザー数や接続デバイス数に制限はありません。金銭的なコストは、使用するデータと、接続する各プリンターの月額利用料のみです。デジタル化か印刷か、選択はあなた次第です。