印刷体験の向上によるヘルプデスクへの問い合わせ件数の削減

デバイスやユーザーグループによって印刷環境が異なる場合、ITチームは対応すべき質問が増え、管理すべきポリシーも増えることになります。

印刷環境を改善することで、ユーザーにはルールを明確に示しつつ、管理者は各ユーザーの操作権限を管理できるようになります。MyQ Xでは、管理者は特定のユーザー、グループ、およびデバイスに対して、「印刷ジョブ 」ポリシーおよび「プリンタ 」ポリシーを定義できます。これらのポリシーにより、カラー印刷、両面印刷、ホチキス留め、トナー節約、印刷、コピー、スキャン、FAX送信などの設定を制御できます。

その目的は、単に印刷を「よりシンプルに見えるようにすること」だけではありません。印刷環境を予測可能なものにし、ルールを管理しやすくすることで、不必要な摩擦を軽減することにあります。

プリント管理によって、サポートへの問い合わせをどのように減らすことができるでしょうか？

MyQ XおよびMyQ Roger を使用すると、管理者はユーザーやグループ向けのポリシーを作成し、選択したプリンター全体に適用することができます。印刷ジョブ ポリシーでは、ユーザーが変更できる印刷設定を定義でき、プリンタ ポリシーでは、特定のデバイスで利用可能な操作を決定できます。また、同じユーザーに複数のルールが適用される場合や、プリンタ の場合、ポリシーの優先順位を設定することも可能です。

これにより、ITチームは、ユーザーやデバイスを一つひとつ個別に扱うことなく、印刷環境を標準化することができるようになります。

たとえば、組織は特定のユーザーに対して、色設定、両面印刷、ホチキス留め、またはトナー節約設定の変更を制限しつつ、他のグループにはこれらのオプションを引き続き利用できるようにすることができます。プリンタ のポリシーでは、特定のデバイスでの印刷、コピー、スキャン、またはFAX送信をユーザーが利用できるかどうかを個別に制御できます。 

MyQ Xには「有効なポリシーを表示」機能もあり、管理者は特定のユーザーにどのポリシーが適用されているかを確認できます。また、「プリンタ 」機能も利用可能です。これにより、権限の競合や予期せぬ権限設定のトラブルシューティングがより簡単になります。

組織は、従業員の印刷業務をどのように簡素化できるでしょうか？

従業員がさまざまなデバイスを使用したり、異なる場所で業務を行ったりする場合、一貫性が重要になります。

MyQ XおよびMyQ Roger では、ダイレクト印刷、プルプリント、Web印刷など、複数の印刷方法が提供されており、 モバイル印刷など、組織の設定に応じて、複数の印刷方法を提供します。

「Pull Print」では、ユーザーは印刷ジョブをキューに送信し、認証後に利用可能な印刷デバイス からそのジョブをリリースすることができます。

管理者は、ポリシーを活用して、さまざまなユーザーグループに対して一貫性のあるルールセットを作成することもできます。従業員がデバイスごとに異なる制限事項を理解することに頼るのではなく、関連する設定を一元的に適用することができます。

これにより、不必要な回避策を講じる必要もなくなります。ユーザーが、何を印刷できるか、どこで印刷できるか、どのような設定が利用できるかを把握していれば、定められた手順を無視したり、確認のためにIT部門に繰り返し問い合わせたりする必要が少なくなります。

組織は、その影響をどのように測定すべきでしょうか？

サポート業務の負担軽減効果は、漠然としたコスト削減の主張ではなく、運用データに基づいて測定すべきである。

印刷環境において、有効な対策としては次のようなものがあります：

• 導入期間： 必要な印刷環境の設定および導入に要する時間 

• ポリシーの適用： 意図した印刷ルールが、ユーザー、グループ、およびデバイス全体に、どれほど迅速かつ一貫して適用されるか 

• サポート依頼： 印刷環境の変更前後の、印刷関連のチケットの数と種類 

• ユーザー体験上の課題： 従業員が印刷ジョブを送信または実行する際に繰り返し報告される問題 

MyQ Xは、一元的なポリシー管理機能と、有効なポリシーを確認するためのtools を提供しており、管理者がこれらの分野を管理するための実用的な基盤となります。

重要なのは、環境を変更する前に基準値を確立し、その変更によって繰り返し発生する問題が軽減されるかどうかを測定することです。

より良い印刷体験は、よりきめ細かな制御から始まります

プリント管理は、ITチームにとってさらなる複雑さを生み出す必要はありません。適切なアプローチとは、環境の管理を容易にし、従業員が使いやすくすることです。

MyQ X を利用することで、組織は印刷ポリシーを一元管理し、ユーザーやデバイスごとに異なるルールを適用し、利用可能な印刷機能を管理し、ユーザーが印刷ジョブを送信・リリースするための複数の方法を提供することができます。

印刷ルールが一貫性があり、明確に示されていれば、ITチームは回避可能な設定や権限の問題への対応に費やす時間を減らし、より広範な文書環境の管理に時間を割くことができるようになります。