光学式文字認識（OCR）とは何ですか？また、それはどのように文書管理を改善するのでしょうか？

文書管理ワークフローにおいて、OCR は、文書の迅速な検索、自動処理、およびスキャンされた情報のより効率的な取り扱いをサポートします。MyQ の文書ワークフローを利用している組織では、OCR を活用することで、スキャンされた文書を単なる画像から、より広範なワークフローの一環として処理可能な情報へと変換することができます。 

「OCR 」とは何ですか？

OCR スキャンした文書や画像から文字を読み取り、デジタルテキストに変換します。OCR は、スキャンしたページを単なる画像として扱うのではなく、そのテキストをさらなる処理に活用できるようにします。

これは、組織が紙媒体の情報を扱う必要がある場合に特に役立ちます。文書をスキャンし、「OCR 」で処理すれば、ユーザーが手作業で情報を読み取って再入力する必要がなく、そのテキストをその後の文書ワークフロー内で直接利用できるようになります。 

OCR は、文書管理をどのように改善するのでしょうか？

OCR スキャンした文書の内容を、その後の処理に活用できるようにすることで、それらの文書を扱う際の手作業を軽減することができます。

ワークフローに応じて、OCR では以下の機能をサポートしています： 

• 検索可能な文書： スキャンされた文書内のテキストを認識し、検索可能にすることができます。 

• 自動処理： 認識されたテキストは、その後のドキュメントワークフローの一部として利用できます。 

• 手動によるデータ入力の削減： 文書に含まれる情報は、ユーザーがすべてを手作業で打ち直す必要なく処理できます。 

• より一貫性のある文書処理： 処理の自動化により、文書の整理や回覧に伴う手作業の工程を削減できます。 

• 情報へのアクセスがより迅速に： 検索可能なコンテンツにより、デジタル化された文書の中から情報をより簡単に見つけられるようになります。

重要な違いは、OCR が単に紙の文書のデジタルコピーを作成するだけではないという点です。このツールは、その文書に含まれる情報を、デジタルワークフロー内で活用できるようにするものです。

スキャンした紙から構造化された情報へ 

OCR は、文書処理やワークフローの自動化と連携させることで、その価値がさらに高まります。

スキャンされた文書は、最初は画像として扱われます。OCR は、その画像に含まれるテキストを認識し、文書ワークフローで活用できる情報を提供します。これにより、組織は手作業に完全に依存することなく、文書の内容に基づいて処理を行うことが可能になります。

MyQ X内では、OCR はEasy Scan ワークフローの一部として利用可能であり、ドキュメント処理機能と併用できます。MyQ X 10.3のDocument Processorは、Easy Scan に自動ドキュメント処理機能を拡張し、ドキュメントの認識、分離、処理、または変換が必要なワークフローをサポートします。 

これにより、次のような実用的な一連の流れが生まれます： 紙の文書 → スキャン →OCR → 文書処理 → 送信先または下流のワークフロー。

そのメリットは、OCR を単独で利用することにあるわけではありません。そのメリットは、文書から抽出された情報を、より広範なワークフローの一部として活用することから生まれるのです。

OCR は、データ駆動型の文書管理をどのようにサポートできるのでしょうか？

OCR 文書を分類・処理しやすくするための情報を提供することはできますが、これを印刷や利用状況の分析とは区別することが重要です。

OCR それ自体では、部門ごとの文書量、文書あたりのコスト、デジタル化率といった指標は自動的に生成されません。これらの指標は、より広範な文書管理ワークフローによって収集・記録された情報に依存しています。

MyQ Xは、印刷、コピー、スキャン、および関連する業務を追跡するためのレポート作成および会計管理機能を提供します。OCR と文書処理をこれらのワークフローに組み込むことで、組織は文書処理と、MyQ によって収集された運用情報を統合することができます。

これにより、ITチームは文書の処理状況をより詳細に把握できるようになり、一方、財務および調達チームはMyQ のレポート機能を活用して、文書に関連する業務やコストを把握することができます。

各チームは、ドキュメントやワークフローのデータをどのように活用できるでしょうか？

IT管理者の方へ

ITチームは、「MyQ 」のレポート機能を活用して、環境全体における印刷、コピー、スキャン、およびドキュメント関連のアクティビティを監視できます。これを自動化されたドキュメントワークフローと組み合わせることで、ユーザーやデバイスの利用状況をより詳細に把握できるようになります。

財務・調達部門向け

MyQの会計およびレポート機能により、文書関連の活動やそれに関連するコストに関する情報を得ることができます。これにより、組織は印刷やスキャンのコストを把握し、文書関連のリソースがどこで消費されているかを理解するのに役立ちます。

コンプライアンスおよび法務部門の皆様へ

ドキュメントワークフローを活用することで、スキャンされた情報の処理や転送方法をより細かく制御できます。MyQ Xには、監査ログ機能やドキュメントワークフロー機能も備わっており、トレーサビリティや管理されたドキュメント処理が重要な組織を支援します。

OCR 紙とデジタルのワークフローをつなぐ架け橋です

OCR これにより、スキャンされた文書内のテキストをさらなる処理に活用できるようになり、文書ワークフローの自動化によって、その後の処理内容を決定することができますnext 。MyQ X を利用すれば、OCR をEasy Scan のワークフローに組み込み、Document Processor などの機能と連携させることで、組織が単に文書をスキャンするだけでなく、そこに含まれる情報を処理できるよう支援します。

手作業による文書処理の削減を目指す組織にとって、重要な問いは「この文書をスキャンできるか」ということだけでなく、「スキャンした情報をどのように活用できるか」ということでもあるのです。