Hoe Czech Statistical Office kosten en
complexiteit Czech Statistical Office met MyQ

Uitdaging

Het Czech Statistical Office ČSÚ) is een overheidsinstantie met het hoofdkantoor in Praag en 13 regionale vestigingen verspreid over het land. Het bureau verzamelt en verwerkt gegevens om een informatieve database op te bouwen die beschikbaar is voor gemeenten, het publiek en andere overheidsinstanties in Tsjechië en daarbuiten.

ČSÚ beschikte vroeger over een niet-homogene printoplossing, bestaande uit MFP's en A4-printers van verschillende merken en leeftijden. Ze waren allemaal als 'lokaal' geconfigureerd. Er was geen software om het afdrukken te beheren, geen beveiliging voor het hele park (alleen voor afzonderlijke apparaten) en geen rapportage. De IT-afdeling werd regelmatig gebeld om de problemen handmatig op te lossen. Na een stroomstoring moesten ze bijvoorbeeld de printers één voor één weer aanzetten. Deze impopulaire activiteit werd 'tour de print' genoemd.

Het beheer van gebruikers was ook ingewikkeld, omdat elke nieuwe gebruiker afzonderlijk op elke printer moest worden ingesteld. De oorspronkelijke gebruikersdatabase van Konica Minolta had Konica Minolta een capaciteit van 1000 gebruikers, waardoor deze snel vol raakte en het onderhoud ervan erg vervelend was.

Oplossing

De MyQ -oplossing voor MyQ beheer werd geïnstalleerd samen met een geavanceerd printerpark van Kyocera (60 multifunctionele printers en 120 A4-printers). Dit vergemakkelijkte het gebruikersbeheer dankzij Active Directory.

Veilig printen en scannen werd een gouden standaard voor gebruikers en nieuw printbeleid leidde al snel tot een afname van het aantal afdrukken: zwart-wit afdrukken daalden met 10% en kleurenafdrukken met 20%.

Resultaat

Wat het IT-team van ČSÚ het meest waardeert, is dat MyQ eengrote stap MyQ in de richting van automatisering van het gebruikersbeheer. Het heeft hen ongeveer 20% tijd bespaard. De IT-afdeling hoeft nauwelijks nog iets te repareren met betrekking tot printers, behalve zaken als het instellen van nieuwe pincodes enz.

Een ander pluspunt was het eenvoudige en snelle installatieproces. Dankzij de opties voor installatie op afstand was het niet nodig om alle regionale vestigingen persoonlijk te bezoeken.

Het management heeft nu toegang tot volledig aanpasbare rapporten, waarmee het printbeleid nog verder kan worden geoptimaliseerd.

Gebruikers zijn MyQ vertrouwd geraakt met MyQ , wat vooral te danken is aan de zeer intuïtieve gebruikersinterface met eenvoudige bedieningselementen. De beheerder heeft speciale rechten en functies voor afdelingen ingesteld om aan hun specifieke print- en scanbehoeften te voldoen. Tot slot MyQ ook goed ontvangen door gebruikers in de openbare bibliotheek van ČSÚ.