Documenten digitaliseren in 2021: ga voor contactloos

Archieven verschuiven van kartonnen dozen naar digitale mappen, hoewel er altijd afdelingen zullen blijven die afhankelijk zijn van gedrukte documenten. Maar het is één ding om een officiële papieren kopie te hebben, en iets heel anders om te werken met de informatie in het document. Hier komt digitalisering om de hoek kijken: scannen en andere processen waarbij gegevens elektronisch worden overgedragen. Het is niet langer nodig om items uit een factuur handmatig over te typen in de computer. We zijn gewend geraakt aan geautomatiseerde processen en hoeven veel minder vaak handmatig in te grijpen dan vroeger. Dat is een goede zaak. Laat technologie het zware werk doen – dat bespaart tijd en helpt fouten te voorkomen.

Onmiddellijke digitale transformatie

 Een multifunctionele printer kan zeer nuttig zijn bij automatisering. MyQ altijd gestreefd naar het vergemakkelijken van het leven van gebruikers – waar u vroeger moest kiezen tussen drie documentacties (afdrukken, scannen, faxen), kunt u vandaag verschillende acties combineren in één workflow. Na het indrukken van een knop op de terminal scant de printoplossing niet alleen het document, maar zet het ook om in een bewerkbaar formaat en stuurt het naar een geselecteerde map, e-mail of cloudopslag naar keuze van de gebruiker. 

Deze reeks handelingen wordt meestal een documentworkflow. Het beschreven proces kan worden ingesteld onder de Easy Scan in MyQ Enterprise Edition, maar de scanopties MyQhouden daar niet op.

MyQ Ultimate biedt geavanceerde scanworkflows, koppeling met 25 verschillende documentbeheersystemen (ECM, ERP, enz.) en de integratie van een breed scala aan functies voor een naadloze verwerking van documenten met één muisklik: OCR, indeling in secties, gegevensextractie, invoer van gegevens in relevante databases en meer. Het digitaliseringsproces verloopt volledig automatisch.

Praktische scanworkflows

Een IT-specialist kan eenvoudig workflows opstellen die beschikbaar zijn voor zijn collega's. Zo is het voor bankmedewerkers handig om een checklist te hebben van alle documenten die bij een hypotheekaanvraag moeten worden ingediend: identiteitskaart, inkomensverklaring, bevestiging van schuldenvrijheid, koopcontractvoorstel en de aanvraag zelf. MyQ Ultimate weet dat al deze documenten moeten worden gescand in de map van de aanvrager en naar de compliance-afdeling moeten worden gestuurd. De terminal van de printer geeft ze stuk voor stuk weer en ze worden tijdens het scannen aangevinkt, wat het voor de bankmedewerker een stuk gemakkelijker maakt en fouten en omissies voorkomt.

MyQ Ultimate is een onmisbare assistent bij digitalisering. Het moet echter nog steeds worden geïnstalleerd op een server die is aangesloten op een lokaal netwerk of in een zogenaamde private cloud, waardoor het een on-premise (lokale) of private cloudoplossing is die vooral geschikt is voor grotere organisaties.

Eindelijk, echte cloud 

Vorig jaar schakelde de hele wereld over op thuiswerken, en deze trend zorgde voor een vraag naar eenflexibele printoplossing die overal kon worden gebruikt. MyQ hier snel op in te spelen en kwam met een product van de volgende generatie: MyQ Roger. Dit product werkt uitsluitend in de openbare cloud, wat betekent dat onze klanten geen fysieke server hoeven te onderhouden en geen VPN-verbinding of speciale gegevensbeveiliging hoeven in te stellen voor werknemers die buiten kantoor werken. Het enige wat een bedrijf nodig heeft, zijn compatibele multifunctionele printers en smartphones, die de eindgebruikers toch al op zak hebben.

MyQ Roger eenslimme digitale werkplekassistent – een virtuele secretaresse die zoveel mogelijk taken op het gebied van afdrukken, scannen en documentbeheer uit handen neemt. De app maakt contactloze printerbediening mogelijk via een mobiele app, scannen naar populaire clouddiensten (zoals OneDrive) en het uitvoeren van standaardworkflows. De gebruiker kan de Roger aanpassen aan zijn of haar behoeften en werkgewoonten. 

De trend die in 2020 is ingezet, zal zich waarschijnlijk dit jaar voortzetten. In ons werk zullen we de flexibiliteit nodig hebben om zoveel mogelijk taken vanaf mobiele apparaten uit te voeren. MyQ dit en biedt gebruikers tools voor snelle en effectieve digitalisering, waarbij alles met slechts één of twee muisklikken beschikbaar is. Zo hoeven ze geen tijd te verspillen aan alledaagse activiteiten en kunnen ze zich concentreren op creatievere taken waar machines en AI (voorlopig) nog tekortschieten. 

Breng me naar de cloud