Beveiligd afdrukken vanuit MyQ: bescherming die verder gaat dan afdrukken

Maar hoe zit het met de printer op kantoor? Dat woord roept niet bepaald een gevoel van veiligheid op, of wel? Als het gaat om om MFP's, secure printen is eigenlijk een groot probleem. MFP's zijn die grote apparaten die verschillende taken uitvoeren, zoals printen, scannen en kopiëren – mmeeste mensen noemen ze gewoon 'printers' of 'kopieerapparaten'. WWat naam ze ook noemt, ze kunnen een een groot veiligheidsrisicovooreen een bedrijf van elke omvang. 

Workflowbeveiliging moet een belangrijk aandachtspunt zijn voor bedrijven en individuen, ongeacht of documenten in fysieke of digitale vorm in fysieke of digitale vorm. Misbruik of lekken van gegevens kan leiden toternstige gevolgen hebben voor de individuele werknemer, de financiële prestaties van de organisatie of haar concurrentiepositie op de markt. En hoe precies bereik je veilig printbeheer? Dat is waar MyQ om de hoek 

MyQ assortiment aan functies verbetert de veiligheid en privacy van gebruikers en het bedrijf aanzienlijk. Deze functies beginnen met beveiligded afdrukken op de MFP, aanpassing van de gebruikerssessie en post-printed documenten. 

 

Uw MFP is ground zero 

Net zoals een MFP een centraal onderdeel is van het dagelijks gebruik voor werknemers, is het ook een centraal onderdeel voor de beveiliging van een bedrijf. MFP's zijn altijd verbonden met bedrijfsservers, die kwetsbaar kunnen zijn kwetsbaar zijn voor cyberaanvallen zonder de juiste beveiligingsmaatregelen maatregelen . Wanneer printbeheersoftware correct wordt gebruikt, verbetert deze beschermende vermogen van een MFP door de workflowbeveiliging in elke stap van het proces, van werkstations tot documenten zelf, zowel binnen als buiten het kantoor – en dat alles op een kostenefficiënte manier. 

Er bestaat geen standaardbeveiligingsinstelling voor een MFP. Elke organisatie heeft zijn eigen beveiligingsbehoeften en -beleid. In deze strijd om het opzetten van gepersonaliseerde beveiliging zullen de meeste organisaties de volgende primaire gebruikersgroepen en perspectieven gemeen hebben: 

• Eindgebruikers/nationale wetgeving 
• De administratie moet de printomgeving beveiligen. 
• BedrijfBedrijf dat de printomgeving wil controleren om misbruik te voorkomen 

Het voldoen aan de behoeften van de systeembeheerder, het bedrijf en de wetgeving is een evenwichtsoefening die zowel technische als juridische gevolgen heeft. Hoewel deze partijen het in grote lijnen eens zijn over de primaire beveiligingsdoelen, heeft elk van hen zijn eigen verwachtingen.  

 

Met MyQ, de keuze is aan u 

MyQ heeft een printoplossing ontwikkeld die gebruikmaakt van de beste tools die gebruikers de flexibiliteit om hun eigen beveiligingsfuncties te kiezen. SInstellingen kunnen worden gepersonaliseerd aan de specifieke behoeften van het bedrijf, afdrukken en om privacy toepassendie in overeenstemming zijn met specifieke wettelijke vereisten, bijvoorbeeld de AVG. 

Er zijn drie basisveiligheidsmaatregelen die essentieel zijn in elke beveiligde printomgevingt, ongeacht de gebruikers, die MyQ voor ogen had bij het creëren van de optimale printoplossing. 

1. Giving de gebruiker bij de MFP volledige controle over hun taken. 
2. Sluiten gebruikerssessies aan beide "einden" met authenticatie en automatische uitlogging. 
3. Afdrukbestanden opslaan op een veilige plek op de MyQ Server. 

TDe berichtgeving over veiligheidsmaatregelen verschilt per de MyQ editie die de klant kiest. Let’s kijken een kijken naar de beveiligingsfuncties functies van MyQ plans.  

Watis eenbeschikbaarin MyQ Smart en hoger 

Securing gebruikers' afdruktaken is een topprioriteitprioriteity component in alle MyQ software, en MyQ Smart editie, wdie volledig gratis is, vormt hierop geen uitzondering. Hett is de enige freemium-oplossing voor afdrukken dies geavanceerde beveiligingstools biedt die 100% gratis zijn. Bedrijven zullen deze functies beschikbaar in MyQ Smart en hoger: 

Watermerken 

Voor het identificeren van een gelekt document en de gebruiker die verantwoordelijk is voor het afdrukken ervan, een overlay-watermerk, waardoor het document als vertrouwelijk kan worden geïdentificeerd, kan worden aangebracht. Print datum en de naam van de persoon die het document afdrukt kunnen ook worden toegevoegd. 

Naleving van de AVG 

Voldoen aan aan alle gebruikersrechten die door de regelgeving worden gegeven, zoals het "recht op toegang" en het "recht om te worden vergeten", MyQ zich voortdurend aanpassenzich om te voldoen aan nieuwe beveiligingsbeleidsregels en -voorschriften. 

Veilige opslag en versleuteling 

AAlle afdrukbestanden worden opgeslagenopgeslagen op de MyQ server in een vooraf gedefinieerde map, en de beheerder kan de periode instellen waarin de bestanden automatisch worden verwijderd. Geen zorgen over de gevoelige documenten die uiteindelijk niet de printer. En daar blijft het niet bij: aangezien de documenten op elk moment aan een bedreiging kunnen worden blootgesteld, MyQ een end-to-end-versleuteling (het hele traject van gebruiker naar server naar printer), wat betekent dat documenten veilig veilig gedurende de geheel afdrukken proces. 

Veilig inloggen met MyQ app  

De gratis MyQ Mobile Aapp kanonder andere gebruikt voor een veilige pick-op van uw afgedrukte bestanden. Ten eerste moet het bedrijf een unieke QR-code aan de printer toevoegen, die zal dienen als een identificatie voor het slimme apparaat. Vervolgens de gebruiker een document naar de printserver en opce zij scannen de QR-code met MyQ app op hun smartphone, wordt het bestand in de wachtrij afgedrukt.

Wat is eenbeschikbaar in MyQ Enterprise en hoger 

Met de meest populaire editie MyQ Enterprise, MyQ klanten kunnen hun de cbedieningspaneelvan hun MFP's aan te passen aan hun behoeften en voorkeuren, en hun printopdrachteno een ander niveau met extra beveiligingsfuncties.  

MyQ Pull Afdrukken 

Trek afdruking aanbiedingen de veilige rontgrendeling van de ingediende afdruk opdrachten dankzij print release software alleen na authenticatie met een identiteitskaart, pincode of gebruikersnaam + wachtwoord, waardoor het per ongeluk of kwaadwillig oppakken van materialen van de MFP door een andere persoon. 

MyQ Apparaat aanmelden/afmelden 

Na logging uit het afdrukken apparaat, zijn geheugen wordt onmiddellijk gewist. De beheerder kan ook een automatische uitlogging instellen zodra de gebruiker klaar is om ongeoorloofde toegang tot zijn of haar account. 

Privéwachtrijen 

Gebruikers of afdelingen in staat stellen om privéwachtrijen te gebruiken waarin afdruktaken onmiddellijk na vrijgave worden verwijderd. 

Gescanneerde documenten beheren 

Scannen kan worden beperkt tot vooraf gedefinieerde mappen en vooraf ingesteld om gebruik te maken van een geïntegreerd OCR- of DMS-systeem dat zal niety de IT beheerder op de hoogte stellen in geval van de gescande document iets bevat dat beperkt moet worden voor de gebruiker. Dit helpt om misbruik ervan te minimaliseren. 

Vacaturearchivering 

Deze functie helpt bij het bij te houden wat er is afgedrukt en gescand, en biedt een overzicht van niet-goedgekeurde activiteiten. Deze informatie kan worden gebruikt als basis voor de gedetailleerde controle van een documentenstroom. Het verwijderen van taken uit de MyQ Server heeft geen invloed op bestanden die zijn opgeslagen in de functie Taakarchivering.  

Wat’isbeschikbaar in MyQ Ultimate

Met de meest geavanceerde MyQ Ultimate editie die is uitgerust met MyQ klanten voorziet van geavanceerde documentverwerking, gebruikers kunnen ook secure hun documenten nog beter door gebruik te maken van tools die al hun gedigitaliseerde materiaal beschermen. 

PDF-wachtwoord 

ANa het scannen, documenten omgezet naar PDF-formaat worden versleuteld en met een wachtwoord beveiligd om toegang door onbevoegden te voorkomen. 

Digitaal shandtekening en tijd stempel 

Een digitale handtekening en tijdstempel kunnen worden gebruikt om te bewijzen dat de inhoud van een document in de loop van de tijd niet is gemanipuleerd. Ggescande elektronische documenten kunnen worden voorzien van een zichtbare annotatie met een opmerking, markering of afbeelding die de herkomst en eigenaar van het document aangeeft.  

Zone redactie 

Sensitieve informatie zoals persoonsgegevens kan direct worden bewerkt rechtstreeks tijdens het scanproces met behulp van zone-redactie ., waardoor vertrouwelijke of persoonlijke gegevens aan het directe zicht worden onttrokken. 

Beveiligde toegang tot de MyQ server 

Om print server te maximaliseren, de toegang van gewone gebruikers tot de MyQ Web Interface beperkt tot hun profiel, rapporten en afdruktaken. De toegangsrechten van gebruikers kunnen worden uitgebreid op basis van hun rol en verantwoordelijkheden in de MyQ -systeem. De enige accounts die volledige toegang hebben tot het beheer van MyQ zijn de systeembeheerders. 

Om misbruik van de uitgebreide toegangsrechten op te sporen, MyQ alle wijzigingen op beheerdersniveau bij en slaat deze op in MyQ Audit Log op, samen met informatie over wie en wanneer de MyQ -instellingen zijn gewijzigd. 

Beveiligingsoverzicht met MyQ 

MFP's zijn het startpunt als het gaat om workflowbeveiliging. MyQ, zoals een oplossing voor printbeheer, is gericht op het evenwicht tussen gegevens privacy binnen een bedrijfsnetwerk met de gebruikers’ eigen recht om af te drukken veilig 

Beheerders hebben de moeilijke taak om de print server, bedrijfsgegevens en netwerkcommunicatie te beveiligen tegen een reeks externe en interne bedreigingen. Daarom MyQ Solution is ontworpen om het instellen en beheren van veilige printoplossingen veel eenvoudiger te maken. MyQ biedt ook uitgebreide beveiligingsopties voor de MyQ Server, uitgebreide netwerk versleutelingen duidelijke protocolbeleidsregels. 

MyQ voldoet aan alle drie de concurrerende eisen: wetgeving ter bescherming van de privacy van individuen, de taak van de systeembeheerder om het netwerk te beveiligen en het bedrijfsmanagement dat kosten moet besparen en bedrijfsgeheimen moet beschermen. De variabele beveiligings- en privacybehoeften binnen elk bedrijf tonen het belang aan van een printbeheeroplossing die eenvoudig kan worden aangepast. Met MyQheeft u een veilige keuze. 

 

Beveilig uw afdrukken met MyQ!