De werkelijke kosten van het installeren van een printer: is het echt mogelijk om verspilling tegen te gaan?

In alle sectoren blijft één operationele taak meer IT-middelen opslokken dan verwacht: het implementeren en onderhoud . Hoewel printen blijft essentieel, behoort het installatieproces dat hieraan ten grondslag ligt vaak tot de prvorige decennium. Veel IT-teams beheren nog steeds 50 tot 300 wachtrijen handmatig, bouwen mappings opnieuw op na OS-updates, verpakken drivers opnieuw, end onderhoudenin scripts of GPO's die nooit zijn ontworpen voor moderne, gedistribueerde werkplekken.

De financiële impact is veel groter dan de meeste leidinggevenden beseffen. Onderzoek toont aan dat voor elke dollar die aan afdrukken wordt uitgegeven, organisaties tussen 9 en 15 dollar aan het beheer van hun printomgeving, waarvan het grootste deel verband houdt met IT-arbeid, probleemoplossing en operationele overheadkosten. Bij grote wagenparken kunnen inefficiënte implementatiemodellen oplopen tot $ 50.000 per jaar per 100 printers, simpelweg vanwege repetitief beheer en de complexiteit om alles consistent en veilig te houden.  

Stel je nu eens een andere realiteit voor. Een wereld waarin het implementeren van printers geen scriptkennis of urenlange handmatige configuratie meer vereist. Waar de juiste wachtrijen automatisch verschijnen op basis van locatie, netwerksegment of gebruikersrol. Waar OS-updates de toewijzingen niet verstoren, logins niet worden vertraagd door wachtrijinstallaties en BYOD-verbindingen geen IT-supportticket vereisen. Een wereld waarin massale implementatie routine wordt in plaats van een verstoring.  

In een dergelijke omgeving zou het instellen van printers veranderen van een terugkerende last in een gestroomlijnde, voorspelbare workflow die de groei van de organisatie ondersteunt in plaats van vertraagt. Dit zou kunnen betekenen: 

• Honderden printers in enkele minuten in plaats van dagen implementeren 
• Bestuurders eenmalig registreren en vervolgens binnen de hele organisatie hergebruiken 
• Met minimale inspanning nieuwe gebouwen, campussen of vestigingen uitrollen 
• Vermindering van supporttickets als gevolg van defecte wachtrijen of verouderde stuurprogramma's 

Organisaties zouden onnodige overheadkosten elimineren, de beveiliging versterken en de implementatiecycli op meerdere locaties versnellen. En professionals die verantwoordelijk zijn voor het leveren van implementaties op grote schaal (met name degenen die meerdere klantomgevingen beheren), zouden eindelijk een efficiëntere, herhaalbare en kosteneffectieve manier van werken krijgen.  

Hoewel de sector deze uitdagingen nog niet volledig heeft opgelost, kunnen IT-teams en serviceproviders vandaag al veel doen, zoals: het standaardiseren van stuurprogrammaversies, het stroomlijnen van wachtrijstructuren, het consolideren van directe wachtrijen en het gebruik van gecentraliseerde tools voor printbeheer, waardoor de chaos aanzienlijk kan worden verminderd. Partners die consistente implementatiesjablonen, vooraf geconfigureerde stuurprogrammapakketten en gestructureerde onboarding-workflows ontwikkelen, melden vaak kortere projecttermijnen en minder tickets na de installatie.  

Deze best practices zullen niet alle complexiteit wegnemen, maar ze helpen organisaties bij het bouwen van veilige infrastructuren, sneller te implementeren en betere gebruikerservaringen te bieden.  

De verschuiving naar slimmere, meer geautomatiseerde printomgevingen is in volle gang, en wie nu zijn basis versterkt, is het best voorbereid op wat er nog komen gaat. 

Binnenkort volgt meer informatie. Blijf op de hoogte.