Van risico naar beheersing: documentworkflows beveiligen

Documentworkflows spelen niet langer een ondergeschikte rol. Ze maken steeds meer deel uit van de manier waarop organisaties hun algehele beveiligingsinfrastructuur beoordelen en aantonen.

Deze uitdagingen worden zelden veroorzaakt door één enkele zwakke plek, maar door de manier waarop beveiliging in de hele workflow wordt toegepast. Wanneer beveiligingsmaatregelen niet consistent zijn of versnipperd zijn, ontstaan er op meerdere plaatsen risico’s. Tegelijkertijd wordt van organisaties verwacht dat ze verder gaan dan alleen beveiligingsclaims en verifieerbaar bewijs leveren door middel van naleving, certificeringen en voortdurende validatie. 

MyQ dat documentworkflows bijdragen aan deze bredere beveiligingsaanpak. Beveiliging wordt niet als een losstaande functie beschouwd, maar is geïntegreerd in elke stap van de documentlevenscyclus, van gebruikersauthenticatie tot de uiteindelijke levering van het document, waarbij de nadruk ligt op controle, traceerbaarheid en beproefde beveiligingspraktijken.

Mocht je het webinar gemist hebben, dan kun je het hier op aanvraag bekijken.

Toegang op basis van identiteit op apparaatniveau

Een van de meest voorkomende problemen bij documentworkflows is het ontbreken van consistente, op identiteit gebaseerde toegang tot apparaten.

MyQ dit MyQ door authenticatie rechtstreeks op apparaatniveau af te dwingen. Gebruikers authenticeren zich via methoden zoals een kaart, pincode of gebruikersnaam en wachtwoord, waardoor elke handeling aan een geverifieerde identiteit wordt gekoppeld.

De toegang wordt verder geregeld via op rollen gebaseerde machtigingen, waardoor organisaties kunnen bepalen wie toegang heeft tot specifieke functies of workflows.

Gecontroleerde toegang tot documenten en veilige vrijgave

Bij het afdrukken gaat het vaak mis met de digitale beveiliging. Documenten kunnen onbeheerd worden achtergelaten of in handen vallen van de verkeerde persoon.

MyQ beveiligd afdrukken, waarbij documenten pas worden afgedrukt nadat de gebruiker zich bij het apparaat heeft aangemeld. Dit zorgt ervoor dat documenten niet openbaar worden gemaakt voordat de beoogde gebruiker aanwezig is.

Documenten blijven niet alleen binnen het systeem beveiligd, maar ook op het eindpunt van de uitvoer.

Gecentraliseerde controleerbaarheid en traceerbaarheid 

Beperkt zicht is een veelvoorkomend probleem in print- en scanomgevingen.

MyQ gecentraliseerde traceerbaarheid in documentworkflows. Elke handeling, of het nu gaat om afdrukken of scannen, wordt geregistreerd en gekoppeld aan een gebruiker, apparaat en tijdstempel.

Hierdoor kunnen organisaties:

• Documentactiviteit bijhouden 

• Incidenten onderzoeken 

• Ondersteuning van interne audits 

• Voldoe aan de nalevingsvereisten 

Beveiliging voor hybride en gedistribueerde omgevingen 

Traditionele beveiligingsmodellen gaan vaak uit van een gecentraliseerde omgeving. Moderne organisaties werken echter niet op deze manier.

MyQ ontworpen om hybride en gedistribueerde omgevingen te ondersteunen, waarin gebruikers vanaf verschillende locaties en apparaten toegang hebben tot documentworkflows.

Authenticatie, toegangscontrole en controleerbaarheid blijven consistent, ongeacht de locatie van waaruit de gebruiker werkt. Hierdoor kunnen organisaties een uniforme beveiligingsaanpak hanteren, zelfs als hun infrastructuur steeds meer verspreid raakt.

Veilige cloudintegraties zonder risico’s

Het koppelen van documentworkflows aan cloudopslag zorgt voor extra complexiteit.

MyQ dit MyQ via beveiligde cloudconnectoren die authenticatieprocessen, gegevensoverdracht en toegangscontrole beheren zonder dat de inloggegevens van gebruikers worden blootgesteld.

Documenten kunnen worden afgedrukt vanuit of gescand naar cloudopslagdiensten, waarbij het volgende behouden blijft: 

• Gecontroleerde authenticatie 

• Veilige gegevensoverdracht 

• Volledige traceerbaarheid

Scannen met integriteit en traceerbaarheid

MyQ dat gescande documenten: 

• Gekoppeld aan de gebruikersidentiteit 

• Geleverd op de opgegeven bestemmingen 

• Gevolgd via audittrajecten

Hierdoor kunnen organisaties het vertrouwen in digitale documenten behouden, omdat ze weten waar ze vandaan komen en hoe ermee is omgegaan. Het digitaliseren van documenten lijkt eenvoudig, maar het waarborgen van de integriteit ervan vereist een gestructureerde aanpak.

Ontworpen om aan de wettelijke voorschriften te voldoen

De nalevingsvereisten worden in alle sectoren steeds strenger, en documentworkflows vallen daar ook onder.

MyQ naleving door ervoor te zorgen dat: 

• De toegang wordt gecontroleerd en is traceerbaar 

• De documentverwerking is controleerbaar 

• Workflows zijn gestructureerd en consistent

Organisaties kunnen laten zien hoe documenten worden geraadpleegd, verwerkt en geleverd, in plaats van zich te baseren op veronderstellingen. 

Veiligheid zonder concessies 

De beveiliging van documentworkflows wordt niet bepaald door één enkele functie. Ze wordt bepaald door de mate waarin deze functie consequent in het hele proces wordt toegepast. 

MyQ de belangrijkste uitdagingen waarmee organisaties worden geconfronteerd door: 

• Toegangscontrole op basis van identiteit 

• Beheer van documentvrijgave 

• Zorgen voor controleerbaarheid en traceerbaarheid 

• Cloudintegraties beveiligen 

• De integriteit van documenten waarborgen 

• Voldoen aan de nalevingsvereisten 

• Voortdurende controle van de beveiliging

Dit zorgt voor een gestructureerde aanpak van documentbeveiliging die aansluit bij moderne IT-omgevingen. 

Beveiliging draait niet langer om losstaande maatregelen. Het gaat erom ervoor te zorgen dat het juiste document op het juiste apparaat terechtkomt en door de juiste persoon wordt geopend.