Hoe werkt ‘scannen naar de cloud’ in de praktijk?

Afhankelijk van het platform en de workflow kunnen documenten ook via OCR worden verwerkt, van metagegevens worden voorzien of naar vooraf gedefinieerde bestemmingen worden doorgestuurd. Het resultaat is een scanproces waarbij de documentvastlegging rechtstreeks wordt gekoppeld aan de systemen waarin het document moet worden opgeslagen of gebruikt.

MyQ Roger vs MyQ X: waar past de cloud in dit plaatje?

MyQ hanteert twee verschillende benaderingen voor cloudomgevingen, en deze mogen niet op dezelfde manier worden behandeld.

MyQ Roger is ontworpen met het oog op cloudconnectiviteit, mobiliteit, werken op afstand en hybride werkplekken, en cloudgebaseerde documentworkflows. MyQ Roger biedt serverloze cloudworkflows voor afdrukken en scannen, gecentraliseerd webbeheer en integraties met cloudopslagdiensten.

MyQ XMyQ X is ontworpen voor on-premises en hybride omgevingen, maar ondersteunt ook implementatie in een private cloudinfrastructuur. X kan bijvoorbeeld worden uitgevoerd op een virtuele machine van Azure , waarbij het fysieke netwerk is aangesloten op de Azure -omgeving. MyQ X biedt ook scanmogelijkheden die zijn gekoppeld aan de cloud, waaronder direct scannen naar cloudopslagdiensten. 

Het onderscheid is belangrijk: MyQ Roger MyQ -X is cloud-native en gebaseerd op de publieke cloud, terwijl X cloud-verbonden mogelijkheden biedt binnen een on-premises of hybride architectuur.

Hoe werkt ‘scan naar de cloud’?

Een gebruiker scant een fysiek document op een apparaat dat is uitgerust met de functie ‘MyQ ’. In plaats van de scan lokaal op te slaan en deze later handmatig over te zetten, stuurt de geconfigureerde scanworkflow van ‘ MyQ ’ het document naar de geselecteerde bestemming.

MyQ X ondersteunt verschillende cloudopslagdiensten, waaronder OneDrive OneDrive for Business, Google Drive, Google Drive for Workspace, Box, Dropbox, en Amazon S3. SharePoint Online Beheerders kunnen deze instellen als bestemmingen binnen Easy Scan -workflows.

Een beheerder kan bijvoorbeeld een actie ‘ Easy Scan ’ aanmaken die is gekoppeld aan SharePoint Online. Afhankelijk van de configuratie kunnen gebruikers op het apparaat de geconfigureerde sites en mappen selecteren voordat ze de scan starten.

MyQ Roger biedt vergelijkbare cloudscanfuncties als onderdeel van zijn openbare cloudarchitectuur, waaronder ‘Scan to Cloud Storage’ voor OneDrive, Google Drive, SharePoint, iCloud en Dropbox.

Het belangrijkste is dat ‘Scan to Cloud’ niet simpelweg neerkomt op ‘scannen naar een e-mailadres’. Het koppelt het vastleggen van documenten aan de bestaande cloudopslag en documentworkflows van de organisatie.

Wat zijn de beste werkwijzen voor ‘scan to cloud’?

Een nuttige ‘Scan to Cloud’-workflow moet de handmatige handelingen verminderen, in plaats van hetzelfde handmatige proces simpelweg naar een cloudbestemming te verplaatsen.

Bepaal doelen op basis van daadwerkelijke werkprocessen

In plaats van gebruikers een onbeperkte lijst met bestemmingen te bieden, kunnen beheerders vooraf gedefinieerde Easy Scan -acties aanmaken voor veelvoorkomende processen. Een workflow kan bijvoorbeeld een document rechtstreeks naar een specifieke cloudopslaglocatie verzenden, in plaats van dat de gebruiker elke keer zelf de bestemming moet bepalen. MyQ ondersteunt meerdere Easy Scan -acties met verschillende bestemmingen.

Gebruik een passende mappenstructuur

Wanneer integraties voor cloudopslag het doorbladeren van mappen ondersteunen, kunnen gebruikers vanaf het apparaat door de beschikbare locaties navigeren. Voor SharePoint Online kan MyQ X worden geconfigureerd voor één specifieke site of voor meerdere sites, waarbij het doorbladeren van mappen afhankelijk is van de configuratie.

Houd de machtigingen onder controle

Verbindingen met cloudopslag moeten aansluiten bij het bestaande toegangsmodel van de organisatie. Bij de integraties vanMyQmoeten gebruikers of beheerders eerst de betreffende verbinding tot stand brengen en de juiste machtigingen instellen voordat de opslagbestemming kan worden gebruikt.

Automatiseer waar mogelijk

Als gebruikers bij elke scan het resulterende bestand nog steeds handmatig moeten hernoemen, sorteren, verwerken en verplaatsen, heeft de organisatie weliswaar de vastlegging gedigitaliseerd, maar niet noodzakelijkerwijs de bijbehorende workflow. Hier komt geautomatiseerde verwerking om de hoek kijken.

Hoe kunnen gescande documenten automatisch worden verwerkt?

Scannen kan de eerste stap zijn in een uitgebreider documentproces. 

MyQ ondersteunt OCR voor het maken van doorzoekbare documenten, evenals aanvullende scanparameters en metagegevens. De scanworkflows van MyQkunnen documenten ook naar documentbeheersystemen en andere bestemmingen verzenden.

OCR kan bijvoorbeeld een gescand document omzetten in een doorzoekbare PDF, in plaats van dat de organisatie achterblijft met een afbeelding die alleen kan worden bekeken. Tijdens het scanproces kan ook aanvullende informatie worden ingevoerd, zoals factuurnummers, vervaldata, totalen of valuta, en deze informatie kan als metagegevens samen met het document worden opgeslagen. 

'Scan to cloud' is meer dan alleen een eindbestemming

De meerwaarde van Scan to Cloud ligt niet alleen in het feit dat het scanproces een paar muisklikken minder vereist.

De grootste verandering is dat het moment waarop een document digitaal wordt, wordt gekoppeld aan het systeem waarin dat document moet worden opgeslagen of verwerkt.

Voor een organisatie die cloud-first werkt, kan dat betekenen dat documenten rechtstreeks in bestaande clouddiensten worden opgenomen. Voor een hybride omgeving kan het betekenen dat er met de cloud verbonden documentworkflows worden toegevoegd, terwijl de bestaande MyQ X-architectuur behouden blijft.

En wanneer OCR, metagegevens en workflowautomatisering worden toegevoegd, wordt scannen onderdeel van een breder documentproces in plaats van een op zichzelf staande functie op een MFP. 

MyQ biedt beide opties: MyQ Roger voor organisaties die op zoek zijn naar een public cloud-architectuur, en MyQ X voor organisaties die een on-premises of hybride implementatie nodig hebben met documentworkflows die met de cloud zijn verbonden.