Meer dan alleen scannen: slimmere documentworkflows opzetten met cloudopslag, OCR en workflowautomatisering

Het proces werkt wel, maar het brengt onnodige stappen met zich mee, kost kostbare tijd en vergroot het risico dat documenten zoekraken of op een inconsistente manier worden opgeslagen. 

Uit onze analyse van veelgestelde vragen en discussies op verschillende kanalen blijkt dat organisaties steeds vaker op zoek zijn naar betere manieren om documentworkflows te beheren.

Vragen over cloudscannen, optische tekenherkenning (OCR), metadata en workflowautomatisering automatisering, wat een verschuiving weerspiegelt van eenvoudig scannen naar meer geïntegreerde en geautomatiseerde processen.

Het doel is niet langer alleen maar het digitaliseren van papieren documenten. Het gaat erom ervoor te zorgen dat informatie op de juiste bestemming terechtkomt, in het juiste formaat en met de juiste context.

Bij modern scannen gaat het om het verplaatsen van informatie, niet om bestanden

In plaats van een PDF te maken die iemand handmatig moet verwerken, kunnen de huidige documentworkflows documenten automatisch naar cloudopslag doorsturen, ze omzetten in doorzoekbare bestanden, aanvullende informatie vastleggen en ze integreren in bestaande bedrijfsprocessen.

Deze aanpak zorgt ervoor dat er minder handmatig werk nodig is en dat documenten gemakkelijker te vinden, te ordenen en te delen zijn.

Voor IT-beheerders zorgt het bovendien voor meer consistentie doordat individuele gebruikersgewoonten worden vervangen door gestandaardiseerde workflows die centraal kunnen worden beheerd.

Stuur documenten rechtstreeks naar de juiste bestemming

In plaats van documenten naar e-mail te scannen of tijdelijk op lokale computers op te slaan, kunnen gebruikers vanaf het multifunctionele apparaat rechtstreeks naar hun favoriete cloudopslag scannen.

MyQ ondersteunt cloud-scangebestemmingen, waaronder: 

• Microsoft OneDrive 

• OneDrive voor bedrijven 

• Google Drive 

• Google Drive voor Workspace 

• SharePoint Online 

• Dropbox 

• Amazon S3

Er zijn ook aanvullende bestemmingen beschikbaar, zoals netwerkmappen, FTP-servers, aangepaste bestemmingen en e-mail, om aan verschillende zakelijke behoeften te voldoen.

Directe levering houdt in dat documenten terechtkomen waar gebruikers ze verwachten, waardoor handmatig uploaden wordt beperkt en organisaties consistentie in hun documentopslag kunnen handhaven.

Beschikbaarheid op MyQ X en MyQ Roger

De volledige lijst met bestemmingen hierboven geldt voor MyQ X. MyQ Roger ondersteunt momenteel het rechtstreeks scannen naar OneDrive, Google Drive, SharePoint (met de juiste licentie), Microsoft Teams en e-mail vanaf de printer zelf; Dropbox, Box, iCloud en "scannen naar telefoon" zijn beschikbaar via de mobiele app MyQ Roger in plaats van vanaf het apparaat. Amazon S3, netwerkmappen en FTP-bestemmingen worden momenteel niet aangeboden op MyQ Roger . 

Cloudintegraties sluiten naadloos aan op bestaande werkprocessen

Of teams nu samenwerken via Microsoft 365 of Google Workspace, gebruikers verwachten steeds vaker dat gescande documenten naast de rest van hun digitale inhoud worden weergegeven. 

MyQ ondersteunt het rechtstreeks scannen naar diensten zoals SharePoint Online, OneDrive for Business, Google Drive en Google Drive for Workspace. Beheerders kunnen de scanbestemmingen centraal configureren, terwijl gebruikers hun eigen cloudaccounts verifiëren om ervoor te zorgen dat documenten veilig op de juiste locatie worden afgeleverd.

Afhankelijk van de configuratie kunnen gebruikers ook rechtstreeks vanaf het multifunctionele apparaat door mappen bladeren voordat ze de scan voltooien, waardoor het eenvoudiger wordt om documenten meteen de eerste keer correct op te slaan. 

Met OCR worden gescande documenten doorzoekbaar

Zonder Optische tekenherkenning (OCR)is het bijna onmogelijk om binnen duizenden gescande PDF's te zoeken naar een contract, factuurnummer, klantnaam of referentie.

OCR lost dit probleem op door gedrukte tekst in gescande documenten te herkennen en een doorzoekbare uitvoer te genereren.

Binnen MyQ kan OCR gescande documenten omzetten in doorzoekbare bestanden, waarbij via configureerbare OCR-profielen ondersteuning wordt geboden voor meerdere uitvoerformaten. Deze profielen kunnen vervolgens worden geïntegreerd in Easy Scan -workflows om de documentverwerking binnen de hele organisatie te standaardiseren.

Beschikbaarheid op MyQ X en MyQ Roger

Op MyQ X wordt OCR uitgevoerd via de speciale MyQ OCR-server, een gratis, zelf te hosten component (gebaseerd op de Tesseract-engine, die meer dan 60 talen ondersteunt) die kan worden geïntegreerd in Easy Scan -workflows.

Op MyQ Roger is OCR ingebouwd in de mobiele app en verschijnt het ook steeds vaker als scaninstelling direct op ondersteunde printers (het is nu de standaardinstelling op ondersteunde HP modellen); er is geen apart, zelfstandig OCR-serverproduct op MyQ Roger zoals dat wel het geval is op MyQ X.

Metadata geven documenten een zakelijke context

Veel bedrijfsprocessen zijn afhankelijk van gegevens zoals factuurnummers, klantnamen, projectcodes, referentienummers van inkooporders of afdelingscodes om documenten correct te ordenen.

Deze informatie staat bekend als metadata. 

MyQ stelt organisaties in staat om tijdens het scanproces aanvullende informatie vast te leggen. Afhankelijk van de workflow kunnen gebruikers waarden invoeren, zoals factuurnummers, vervaldata, totalen, valuta’s of andere bedrijfsspecifieke gegevens, voordat het document naar de bestemming wordt verzonden. Deze waarden worden vervolgens samen met het document in het bestemmingssysteem opgeslagen, wat het classificeren en terugvinden aanzienlijk vergemakkelijkt.

Door metadata toe te voegen op het moment van vastlegging kunnen organisaties een consistentere werkwijze voor documentbeheer opzetten, zonder dat er later extra handmatige verwerking nodig is.

Beschikbaarheid op MyQ X en MyQ Roger

De mogelijkheid om metagegevens vast te leggen is gedocumenteerd voor MyQ X. MyQ De workflowparameters vanRoger hebben betrekking op technische scaninstellingen zoals dubbelzijdig scannen, resolutie, papierformaat en -soort, maar niet op aangepaste zakelijke metagegevensvelden.

Het automatiseren van repetitieve documentprocessen

Een medewerker meldt zich aan op het apparaat, kiest een bestemming, past de scanopties aan, voert steeds dezelfde gegevens in en herhaalt dit proces tientallen keren.

Door de automatisering van werkprocessen wordt een groot deel van deze herhaling weggenomen.

Met MyQ Easy Scankunnen beheerders vooraf gedefinieerde scanworkflows maken die meerdere acties combineren tot één enkele handeling voor de gebruiker. In plaats van elke scan handmatig te configureren, selecteren gebruikers eenvoudig de juiste workflow en past MyQ automatisch de vereiste instellingen toe voordat het document naar de bestemming wordt verzonden.

Afhankelijk van de zakelijke behoeften kunnen workflows bestaan uit vooraf gedefinieerde scaninstellingen, cloudbestemmingen, het verzamelen van metagegevens, OCR-verwerking en documentroutering.

Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie, maar vermindert ook het aantal gebruikersfouten doordat documenten binnen de hele organisatie op een uniforme manier worden verwerkt.

Standaardisatie biedt voordelen voor zowel gebruikers als de IT-afdeling

Zonder gestandaardiseerde werkprocessen ontwikkelen gebruikers vaak hun eigen gewoontes bij het benoemen van bestanden, het kiezen van opslaglocaties of het instellen van scanparameters. Na verloop van tijd maken deze verschillen het documentbeheer moeilijker en vergroten ze de kans dat informatie op de verkeerde plek terechtkomt.

Gecentraliseerde workflows zorgen ervoor dat documenten hetzelfde proces doorlopen, ongeacht wie ze scant of welk multifunctioneel apparaat daarbij wordt gebruikt.

Voor IT-teams betekent dit een vereenvoudiging van het beheer.

Voor gebruikers zorgt dit voor een vertrouwde ervaring waarbij ze bij dagelijkse taken minder beslissingen hoeven te nemen. 

Van scannen naar een geïntegreerd bedrijfsproces

Scannen blijft een belangrijk onderdeel van veel bedrijfsactiviteiten, maar de meerwaarde zit niet langer alleen in het digitaliseren van papier. 

De grootste voordelen komen voort uit wat er gebeurt nadat het document is vastgelegd.

Directe cloudintegratie vermindert onnodige handmatige handelingen. OCR zet statische afbeeldingen om in doorzoekbare documenten. Metadata biedt een zakelijke context. Workflowautomatisering maakt een einde aan repetitieve handmatige taken en zorgt ervoor dat documenten precies daar terechtkomen waar ze nodig zijn.

Samen helpen deze mogelijkheden organisaties om verder te gaan dan het traditionele scannen en over te stappen op documentworkflows die efficiënter en consistenter zijn en beter aansluiten bij de manier waarop moderne bedrijven tegenwoordig informatie beheren.

De steun krijgen die je nodig hebt

Zoals altijd kunnen bestaande klanten en partners zich in eerste instantie wenden tot het MyQ Communityportaal, waar documentatie, antwoorden en het aanmaken van supporttickets beschikbaar zijn.

We raden u ook aan om hetSoftware Assurance- abonnement van uw licentie actief te houden, aangezien dit u toegang geeft tot de nieuwste updates, beveiligingspatches en de helpdesk van MyQ wanneer er zich een probleem voordoet.