Não deixe que a impressão seja seu ponto fraco: seis passos para proteger cada página impressa

Com o MyQ, essa jornada pode ser gerenciada por meio de seis etapas interligadas, cada uma delas projetada para manter os documentos protegidos e rastreáveis ao longo de todo o processo de impressão. 

Um documento pode estar protegido enquanto estiver armazenado digitalmente, mas, no momento em que é enviado para uma impressora, pode se tornar um risco à segurança. Se qualquer pessoa puder imprimir sem ser identificada, um documento confidencial pode sair da organização em papel, sem que haja registro de quem o imprimiu, quando ou onde. 

1. Autenticação: saber quem está imprimindo 

Todo processo de impressão segura começa com a identificação. O serviço “ MyQ ” verifica a identidade do usuário e se ele tem permissão para imprimir, de modo que a impressão nunca é anônima. 

Esse único passo define tudo o que vem a seguir. Quando cada trabalho está vinculado a uma pessoa, é possível aplicar políticas, acompanhar as atividades e garantir que nada saia da bandeja da impressora sem um nome associado a ele. 

 2. Enviar: mantenha o trabalho sob controle 

Com o usuário identificado, o MyQ controla o que ele imprime. Quando o usuário clica em “Imprimir”, o trabalho não vai diretamente para a impressora. Em vez disso, ele entra no ambiente do MyQ e permanece lá até que o usuário esteja pronto para retirá-lo. 

Para os usuários, nada parece diferente. Para a organização, isso significa o fim das filas não gerenciadas e o fim das bandejas de saída cheias de documentos que ninguém reclamou. 

3. Aplique regras: reflita a forma como sua organização funciona 

Como cada trabalho de impressão é retido inicialmente, em vez de ser enviado diretamente para uma impressora, o MyQ pode determinar como ele deve ser impresso. Equipes diferentes precisam de regras diferentes e, com base nas regras definidas pelo administrador, o MyQ as aplica aos trabalhos de impressão necessários. Cotas, limites de crédito, políticas de impressão, restrições e regras de script permitem que as organizações adaptem a impressão à sua forma de trabalhar. 

O departamento financeiro, por exemplo, pode se limitar a impressões em preto e branco para manter os custos sob controle, enquanto o departamento de marketing imprime em cores os materiais destinados aos clientes. Os documentos de RH podem ser restritos a um dispositivo específico e seguro, e escolas e universidades podem atribuir a cada aluno uma cota de impressão ou saldo de crédito para o semestre. 

Com essas regras integradas ao fluxo de trabalho, a segurança e o gerenciamento de impressão deixam de ser duas tarefas distintas. 

4. Proteger: criptografar o trabalho de impressão até que seja necessário 

Mesmo com a aplicação das regras corretas, o trabalho ainda precisa permanecer seguro até que alguém o retire. Enquanto aguarda a liberação, o MyQ o criptografa e o mantém em segurança no ambiente MyQ da organização. 

Isso significa que o conteúdo confidencial nunca fica na fila de um dispositivo, e a página física simplesmente não existe até que seu proprietário esteja pronto para acessá-la. 

5. Liberação: o documento certo, a pessoa certa, o dispositivo certo 

O trabalho criptografado permanece bloqueado até que a pessoa que o enviou esteja pronta para desbloqueá-lo. Ao chegar à impressora, o usuário se autentica novamente com um crachá, um PIN ou seu celular e libera seus documentos. Só então o trabalho é impresso, com o proprietário presente para retirá-lo. 

É o fim das impressões esquecidas: as informações confidenciais vão diretamente do dispositivo para as mãos da pessoa que as enviou. 

6. Registrar ou excluir: mantenha-se pronto para auditorias 

Assim que o documento estiver nas mãos certas, o MyQ cuida do que resta, pois a segurança não termina quando a página é impressa. O MyQ registra as atividades de impressão, fornecendo às organizações um registro claro de quem imprimiu o quê, quando e onde, para apoiar auditorias e conformidade. 

O próprio trabalho é então excluído ou mantido, de acordo com a política da organização, de modo que os dados de impressão nunca permaneçam por mais tempo do que o necessário. 

Com o MyQ, a segurança é integrada 

Seis etapas, um fluxo de trabalho integrado e controle total do documento, do clique até a retirada. 

E isso faz parte de um compromisso mais amplo com a segurança. O MyQ foi desenvolvido com base nos princípios de Zero Trust e do privilégio mínimo, e a segurança do produto é testada ao longo de todo o processo de desenvolvimento, lançamento e manutenção. O Sistema de Gestão da Segurança da Informação da MyQtambém possui certificação ISO/IEC 27001. 

Pronto para proteger seus fluxos de trabalho de documentos? 

Descubra como a gestão segura de impressão se adapta à sua organização. Fale com seu parceiro da MyQ ou entre em contato conosco para agendar uma demonstração. 

Agende uma demonstração de impressão segura